學校聲像檔案管理工作點滴談

西安市第五十中學 陜西 西安 710086

聲像檔案是學校在社會活動中形成的有保存價值的照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤等不同材料為載體,以聲像,并輔以文字說明的歷史記錄。隨著學校辦公條件的不斷改善,聲像檔案越來越多。由于聲像檔案能將鮮活的現場實景原生原貌地記錄下來,因此,它在學校發展建設中的作用是不言而喻的。但就目前來看,學校聲像檔案管理工作卻不容樂觀,筆者就近年來學校聲像檔案工作談幾點粗淺認識。

一、學校聲像檔案的收集

筆者經過幾年摸索發現,在收集歸檔方面主要要注意以下幾個方面：

1.1 收集原則 由于學校是基層單位,上級部門蒞臨督導、檢查等較多,學校外事活動頻繁,加之學校本身部室較多,各項活動的開展就相對多些,因此,留下來的聲響資料很多,也很繁雜。所以,作為聲像檔案管理人員,要明確收集原則,主要把與本單位有關的,活動主題明確的、資料質量高的收集起來,即以“我”為主,主題鮮明,質量精良的原則。

1.2 收集歸檔范圍 一般來說,需要收集起來歸入學校聲像檔案的主要有以下方面的資料：

(1)上級領導蒞臨學校視察、指導工作時的相關資料。

(2)本單位組織、參加重要外事活動的相關材料。主要包括學校參加上級部門組織的各種學習交流、教學研討、評先評優、表彰會等活動所拍的照片、視頻、錄音資料。

(3)記錄本單位歷史時期的相關資料。主要指能反映本單位各個時期校舍、環境變化的聲像資料。

(4)本單位名人資料。主要包括本單位內的、以及本單位參加上級單位評選的學科骨干、教學能手、學科帶頭人等的照片資料、課堂視頻資料等。

(5)本單位宣傳資料。主要包括本單位進行法制宣傳、食品衛生安全宣傳、環保宣傳、健康教育宣傳等各種節日宣傳活動形成的聲像資料。

(6)本單位重大事件、事故和對本單位有特殊意義的聲像資料。主要包括學校大型活動,如考試、運動會、學校組織的各種安全演練、逃生練習、賑災捐款等聲像資料；學校遭受自然災害(非典、地震)后的相關聲像資料；上級組織部門來校宣布領導任免的聲像資料等。

(7)本屆領導班子成員照片。包括本屆領導班子的集體照和每個人的個人工作照。

(8)本單位榮獲各種獎項的聲響資料。主要包括學校參加上級各種活動所獲獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等的照片資料和外界送到學校來的感謝信、錦旗等的照片資料。

(9)本單位攝制的反應本單位專題的聲像資料。主要包括學校為招生宣傳攝制的視頻、照片資料,學校各部室情況照片資料等。

1.3 鑒別 學校在各項豐富多彩的活動中留下的聲像資料很多,但是,并非所有聲像資料都需要交到檔案室存檔。因此,聲像檔案收集人員在收集的過程中要注意資料的鑒別。要從眾多資料中選取重要的、質量精良的、能反映本次活動主題和議程的資料來歸檔。比如說學校搞一次文藝匯演,就要把照片中照上主席臺橫幅的照片存檔,不能只照一操場學生或只照演節目的學生,別人一看不知道是在干什么；再比如,領導來視察,只需要在所照的眾多照片中選取幾張清晰的、能反映問題的、人物齊全的照片來存檔,不需要把領導視察過程中的所有照片都存檔。

1.4 移交 聲像檔案在移交時,要求每份資料必須附上承辦部室的名稱、攝錄人員的姓名及本次活動的簡介。簡介主要包括活動的時間、地點、事由、人物、背景,資料中主要人物要標注姓名全稱,兩人以上還要標注方位。另外,要嚴格按照移交制度,填好移交登記表,要求內容詳細準確,雙方簽字。

二、學校聲像檔案現狀分析

作為學校來講,由于各方面的原因,學校聲像檔案工作一直沒有被充分重視起來,導致此項工作很難順利開展和進一步創新。

2.1 學校檔案隊伍不穩定,人員變化頻繁,聲像檔案意識淡薄 多年來,學校檔案工作一直沒有被重視,長期游離于學校中心工作之外,待遇與學校強勢部門相比反差較大。以至于檔案部門人員更換頻繁,少數專兼職人員也不能全身心投入到工作之中,在很大程度上影響了檔案收集工作。另外,長期以收集紙質檔案為主的檔案人員對聲像檔案意識淡薄,思想上存在誤區,更有部分人根本不知道什么是聲像檔案,學校活動完畢后將照片、視頻、錄音、錄像等隨手放在一邊,沒有及時整理歸檔。

2.2 學校部門多,聲像檔案較散,收集難度大 作為學校來說,每年會舉行各種活動,由于學校部室較多,各部室產生的聲像資料就比較多,也比較雜,收集起來有一定難度。對于重大活動,學校都有錄像、攝影,但由于參與部室多,檔案管理不集中統一,各部門往往在活動結束后只各自拿回屬于自己部室的材料,造成聲像檔案散亂、參差不齊,給收集工作帶來困難；另外,有些活動從籌備到結束檔案人員不知曉,信息滯后造成檔案材料流失嚴重,也加大了收集難度。

2.3 攝影人員歸檔意識不強,有效拍攝欠缺 學校生硬人員一般都不是檔案專業的,也不是攝影專業的,只是在活動開始時臨時抽調。這些人員往往檔案意識不強,認為活動拍完就完成任務了,或認為誰拍的歸誰,因此不能主動將聲像資料交檔案室,使部分資料在各部室長時間保存,當人員變動時,極易造成流失；另一方面,由于不清楚聲像資料歸檔要求,有些拍攝人員拍出的照片、視頻主題不明確,一次活動下來,沒有一張照片能反映本次活動的內容,不能存檔,此次活動檔案就沒有了。長期以來,造成了許多活動檔案的缺失。

三、學校聲像檔案存在問題的解決思路

3.1 爭取領導支持,促進檔案工作日常化 領導重視是做好聲像檔案收集工作的重要保證。領導重視了,各部室管理人員就能重視此項工作,大家都動起來,把聲像檔案收集工作作為日常工作中的一項來完成,檔案管理人員才能比較順利地開展收集工作。

3.2 加大宣傳力度,強化聲像檔案意識,加強檔案人員培訓,促進此項工作穩步前行 提高全員聲像檔案意識是搞好此項工作的前提。加大宣傳力度,不斷強化聲像檔案意識是很有必要的。可以利用學校現有的宣傳工具,宣傳聲像檔案的重要性,使大家充分了解聲像檔案的收集整理要求,這樣一來,就能獲得更多的有效資料,不至于出現照了一大堆照片,沒有一張能用的現象；另外,要加強檔案人員等相關人員培訓,通過各種培訓,補充新能量,進一步提高檔案人員的責任意識和業務素質,使聲像檔案工作從檔案形成到收集整理規范化、正規化,促進聲像檔案工作的穩步前行。

3.3 完善管理體制,健全制度,強化實施管理力度,使聲像檔案工作規范化 完善的管理體制、健全的聲像檔案收集管理制度是聲像檔案收集工作的基石,適當的管理力度更是做好此項工作的必要條件。

首先,實行分級分類管理,分工到部室,責任到人,使管理有序化；其次,建立健全檔案收集、整理等一系列制度,用完善的制度來規范學校檔案工作；第三,加大管理力度,嚴格按照制度要求執行,從收集到整理、歸檔等,做好各種登記。

總之,隨著電子產品在現代化社會中作用日益加強,聲像檔案的管理也有了強勁動力。作為學校來講,要通各種渠道擴大聲像檔案影響,宣傳聲像檔案重要性,并通過多渠道學習來提高檔案人員這方面的業務能力。通過改革創新來改變從業人員服務意識,為學校教育教學工作做好強有力的后盾。