核電項目工程函件智能化管理研究

張振雄

中廣核工程有限公司 廣東 深圳 518116

信函是核電企業在業務活動中，與相關單位之間的聯系事務，經雙方同意建立通信渠道，確認授權人簽發，傳達雙方意圖的一種重要書面信息傳遞方式。此類文件內容復雜，有保存和查考價值，故此在我國能源行業標準《核電檔案分類準則及編碼規則》中，將信函管理另設類目，單獨管理。在核電項目工程函件日常管理工作中，主要包括通訊渠道管理、工程函件規范性檢查、工程函件收發管理、工程函件存檔及漏函管理。

傳統的信息化管理是通過電腦、辦公軟件、現代網絡等技術對工程函件進行日常管理，通過人工手動取號，使用外部郵箱或傳真等方式進行信函的傳遞，使用辦公軟件對信函收發數據進行表格登記。由于核電項目較多，信函種類復雜，日均收發信函數量較多，傳統的信息化管理模式已經很難滿足當前工作的需求。為保證函件日常管理工作正常有序的開展，在網絡、大數據、物聯網等技術的支持下，以個性化需求為導向，對現有的系統平臺進行升級改造，將原本繁瑣的事項交給系統進行智能化管理，不僅可以提高工作效率，同時進一步保證了準確性，大大便捷了日常事務的處理。目前核電項目工程函件智能化管理已實現工程函件通訊渠道號自動取號、工程函件收發統一平臺傳遞以及工程函件漏函管理的智能優化。

1 工程函件通訊渠道號實現自動取號

工程函件在外發之前需通過文檔人員對信函的規范性檢查，內容包括信函的格式、通訊渠道號、授權人簽字和內容清晰度等。而在這一系列檢查工作中，以通訊渠道號最為復雜。完整的通訊渠道號包括公司代碼、工程項目代碼、通信類型代碼、收文方代碼、接收方代碼和流水號。其中公司代碼、工程項目代碼、收文方代碼和接收方代碼在與合作單位建立合同關系之時就會固定下來，不可隨意變更，通信類型代碼根據當前信函分類確定，流水號則是按照程序規定的該通信類型的流水號區間依次取號。在傳統的取號工作中，需通過人工取號，按照往來信函順序依次排序取號，不僅容易出錯，也不便于管理。

目前核電行業對于往來函件通訊渠道號基本格式如下:NNN-XXL-XXXX-X-XXXX-NNNNNN，其中第一部分3位阿拉伯數字，表示公司代碼；第二部分的2位及以上大寫英文字母或字母數字組合，表示工程項目代碼；第三部分L:固定字母不變，代表除會議紀要外的其他信函；第四部分的4位大寫英文字母，表示發文方代碼；第五部分為1位大寫英文字母，表示通信類型代碼，與文件類別對應；第六部分4位大寫英文字母，表示收文方代碼；最后6位數字為流水號，流水號區間與通信類型代碼對應。

文檔人員在文檔系統的函件待辦流程任務中收到通過公司內部審批后的函件，首先需在系統中對函件的模板、單據類型、收文方代碼、發文方代碼、落款人等基本信息進行檢查，之后點擊提交，函件將自動流轉至系統取號環節。系統通過對項目代碼、發文方代碼、收文方代碼及函件類型的匹配，自動按照該函件類型預先設定好的流水號區間按從小到大的順序依次取號，取號完成后再次流轉至文檔檢查環節讓文檔人員對函件進行的格式復查和通訊渠道號的檢查。如在檢查過程中發現需退回流程，則系統會自動回收該流水號，并在下一次取號時優先使用。系統自動取號功能不僅減少了文檔人員手動取號的工作量，避免了因核電項目、合同商數量眾多所帶來的繁雜的數據表格管理，同時依次取號的功能可實現智能查重，避免不同函件取號重復，進一步保證了取號的準確性。

2 工程函件收發實現統一平臺傳遞

過去核電單位之間在傳遞文件時，多采用紙質文件快遞、電子郵箱發送、刻錄光盤郵寄、利用云服務等方式。這些方式不僅效率低、存在極大的安全隱患、而且也不便于對供應商集中管理。目前，為了有效集中管理文件外部傳遞，結合信息技術，通過統一對外文件交換系統實現統一傳遞。外部合作單位可通過提供公司名稱、項目代碼、通訊渠道代碼和聯系郵箱進行賬戶注冊，系統在收到信函后會以郵件的形式向該賬戶下的聯系郵箱發送郵件提醒，用戶通過賬戶名和密碼登錄該系統，在系統上進行信函的審核和下載。該功能實現了對外部供應商賬戶的集中管理，管理員可通過系統日志查看供應商賬戶的登錄下載情況，并對賬戶進行維護。

除此之外，統一對外文件交換系統對接公司的文檔系統，可實現信函歸檔和收發兩個環節的自動同步。通過文檔人員檢查提交歸檔的對外部單位發送的信函可自動同步至統一對外文件交換系統，文檔人員只需登錄統一對外文件交換系統，在函件收發模塊中選中該函件，點擊外發，系統會自動識別接收方代碼賬戶，將函件發送到對方賬戶的系統中。接收方單位收到通知郵件后，點擊郵件中的鏈接，通過預先注冊的賬戶密碼登陸對外文件交換系統，即可進行函件的審核、接收和下載。對于外部合作單位傳遞給我方的信函，文檔人員可在統一對外文件交換系統直接對函件進行規范性檢查，檢查無誤后點擊審核通過，該函件數據可自動同步至文檔系統歸檔，并進入分發管理系統進行下一步分發工作。統一對外文件交換系統實現了:

2.1 大文件傳遞:支持大文件的上傳、下載斷點續傳，提供工作效率。

2.2 文件快速交換:文件快速傳遞、提醒，及時響應、反饋并且文件傳遞過程可控。

2.3 高安全性:文件安全掃描及傳遞過程安全加密，文件及時歸檔及保持歷史記錄完整，異常情況可追溯。

2.4 統一服務管理:統一對外文件服務、接口同步文件、文件歸檔、傳輸文件監控、文件安全防護，形成統一標準和規范。

3 工程函件漏函管理智能優化

漏函管理作為工程函件管理工作的重要組成部分，關系到本單位與外部合同單位來往函件的完整性與及時性。漏函的產生將直接影響各項工作進度，為工作的開展帶來潛在的風險。傳統漏函管理模式通過制定漏函管理表格進行定期維護，由于函件管理崗人員變動較為頻繁，流動性較高，容易因員工崗位變動或人工登記失誤造成人因失控風險。過去的漏函查詢工具響應速度慢，無法實現動態條件組合一鍵查詢，需進一步優化檢索功能。為實現零漏函管理目標，首先統一處理歷史漏函，通過制定歷史漏函標準處理流程確保歷史函件渠道號的連續性；其次通過設置函件收發不斷號機制，從漏函產生的源頭進行管控；最后通過優化漏函查詢工具，實現動態條件組合一鍵查詢漏函。

在設置函件收發不斷號機制中，由文檔人員直接著錄的函件，系統通過對項目代碼、收文方和接收方代碼、函件類型的匹配，可實現自動檢驗目前著錄的該通訊渠道號的流水號是否連續，如產生跳號，則給予實時提示，以便文檔著錄人員及時處理該跳號。由系統自動取號的工程函件已實現自動刪除未歸檔成功的系統占號并重新利用，無需人工處理。函件收發不斷號機制從源頭杜絕產生漏函，徹底解決文檔多年來不斷有新漏函產生的問題，也是實現零漏函最關鍵的底層機制。

優化后的漏函查詢工具，是通過動態組合條件，可指定項目、時間范圍。收發方代碼等個性化選項，實時導出漏函數據。未優化前的漏函查詢，則是通過客戶端工具導出漏函總表清單，需人工通過辦公軟件數據表格管理，按照項目、按照字母排列順序，依次篩選函件的接收方、發送方、函件類型、漏函流水號等多項屬性信息來逐條查詢，工作量大且耗時長，效率低。優化后的漏函工具使得漏函導出工作更加方便快捷，簡化過去繁瑣的操作步驟，有效解決人工查詢漏函容易遺漏的問題，同時可實時掌握漏函數據情況。

結束語

核電建設周期長，合作接口單位眾多，信函作為參與各方往來的正式書面聯系方式，在工程建設過程中起著橋梁和紐帶的作用。本文通過對目前核電項目工程函件的智能化管理方式進行分析，探討了智能化為函件日常管理工作帶來的便利性，同時進一步提高了工程函件的準確性、及時性和完整性。不僅減輕文檔工作量、減少人力資源的投入，更重要的是優化了業務流程，確保了工程函件數據能更高效的服務于核電項目管理。