現代人事檔案管理存在的問題及對策探討

魏文婷

(國家新聞出版廣電總局 五五四臺，河南 鄭州 450100)

現代人事檔案管理作為人事活動中的不可或缺的一部分，記載了企業中所有員工在不同階段、不同方面的表現。該管理體系是在以個人為單位組織起來的，同時也是個人工作狀況、獎懲狀況、學習狀況以及思想品質等情況的原始記錄。

1 現代對人事檔案進行管理的作用

現代人事檔案管理活動的具體作用可以從事業單位與個人的角度來對其進行講解。從事業單位的角度出發，人事檔案中承載了企業所有員工的私人信息，同時也是事業單位了解每一位員工的業務能力、專業素養以及工作經歷的主要渠道。因而，事業單位在選舉才能時可以將人事檔案作為其中一項關鍵的參考依據，以幫助該事業單位做到知人善用。可見，現代人事檔案在人才開發、選拔、培養以及任用等環節中都具有不容忽視的積極作用。從個人的角度出發，人事檔案集可靠性與真實性于一體，具有的法律效力同其他資料相比也處于較高的水平。員工在辦理就業、考試、離職、保險或者是出國等手續時，都離不開檔案資料。

2 現代人事檔案管理中存在的問題

2.1 現代人事檔案內容質量有待完善

從事業單位對人事檔案進行管理的角度出發，會發現在很多事業單位中都對工作人員的表現做出了客觀評價。但是，根據有關的研究與調查發現在現代人事檔案的管理工作中普遍存在的一個問題是檔案的內容質量較低，該問題主要體現在這兩個方面：其一，事業單位在對員工的檔案資料進行管理時，對于其中規模較大的事業單位，該管理工作的任務量相對而言也是比較大的、員工人數較多，這些因素的影響就使得人事檔案中對員工的評價基本呈現一樣的內容。如果事業單位中有違法亂紀，或者是出現錯誤的員工，該單位往往也會將該內容記錄在對應員工的檔案中，這就難以全方位、多角度地反映員工在各方面的真實表現；其二，在對員工檔案資料進行記錄與管理時，很多的事業單位往往會忽視對員工檔案資料進行修改的權利，同時也沒有關注對員工突出表現內容的評價或者是其他方面的評價。這就難以為其他事業單位提供可靠的資料參考。

2.2 現代人事檔案管理工作中的科技含量不高

在數字化、信息化、智能化發展的時代，信息化在各行各業中的重要性在不斷地增加，在現代人事的檔案管理工作中同樣也是如此。在電子信息技術普遍應用的今天，如果將該技術應用到人事檔案管理工作中，必將會為企業節省大量的人力、物力以及時間，但是，值得的關注的是在某些事業單位中，對于現代人事檔案的管理依舊沒有實現信息化建設。例如，在某些事業單位雖然裝配了一部分信息化設備，不過在對于設備的控制與操作方面，由于作業人員的專業技術在實際操作中通常會受到限制。[1]該問題的存在就使得先進的管理設備在檔案管理工作中的作用不能充分發揮出來，從而大幅降低現代人事檔案管理中的科技含量。

2.3 現代人事檔案管理中存在工作不規范的問題

對員工檔案進行有序管理的過程離不開企業硬件設備的支持，從現階段各大企業的實際情況來看，事業單位中的硬件設備依舊有待完善與升級，員工的檔案資料管理室也存在亟須健全的問題，或者是事業單位根本就沒有建立員工檔案資料管理室。而檔案管理室急需健全的表現又有室內環境較差、空間較窄，或者是室內嚴重潮濕、室內沒有配置防火防盜設備等。在這樣的背景下，員工檔案資料的完整性、安全性以及實用性都將會受到來自多方面的威脅。如果檔案管理室中發生了蟲蛀、霉變或者是火災等情況，室內的檔案資料很可能會受到或大或小的損害與殘缺。

3 現代人事檔案管理的完善措施

在現代對人事檔案進行管理不論是在員工還是事業單位都有不容忽視的積極作用，但是，在對現代人事檔案進行管理時依舊存在一些或大或小的問題，以致現代人事檔案管理在個人與事業單位中的作用難以充分發揮出來。[2]故針對檔案管理中存在的問題，提出以下幾點完善措施，以供參考。

3.1 將責任追究制度全面落實

為不斷完善現代人事檔案管理措施，應該將責任追究制度全面落實，而想要規范現代人事檔案管理工作，首先應該將該制度的全面落實作為重點。將現代人事檔案管理的具體責任全面落實到每一個部門與員工，以使得管理人員可以高度重視對于現代人事檔案的管理。例如，管理者可以將檔案進行分類管理，這樣一來就可以避免檔案出現混亂、不易查找的問題，但是需要注意的是，在進行分類管理的過程中，應該對管理人員實施責任追究機制，通過該機制來規范管理人員的行為。同時，也應該設立專門的檔案管理室，以企業中檔案資料的數量設置檔案管理室合理的規模大小與環境條件，防火裝置與防盜設備，在檔案資料保存完整的前提下保證檔案資料的安全與完整。

3.2 加強現代人事檔案管理的信息化建設

在時代不斷進步、社會快速發展的今天，對人事檔案數據信息的需求也隨之增加。現階段我國人事檔案的數據信息數量呈現的是不斷增長趨勢，急需相關人士與企業建立以電子檔案為主的信息化管理系統。[3]詳細一點來講也就是，在事業單位中應該全面實施人事檔案在計算機輔助下的管理機制，以利用先進技術與先進設備將匯總好的檔案管理數據信息輸入計算機中并將其存儲其中。在事業單位需要時可以在此利用計算機將所需資料通過視頻或圖片的形式將其展示出來，以達到高于紙質檔案查找與應用的效果。同時也可以實現數據檔案與紙質檔案并存的目標。除此之外，為促進現代人事檔案管理的創新，檔案管理者應該將計算機等網絡技術在管理工作中的作用充分發揮出來，將不在保密范圍之內的數據信息實現全行業內的資源共享，以為本單位與社會提供更加優質的人才檔案管理信息。只有這樣才可以利用有限的資源提高現代人事檔案管理的工作效率，更加可以推動該管理工作的順利發展與創新。

3.3 加強事業單位對現代人事檔案管理隊伍的建設

從單位的管理角度出發，對人事檔案進行管理既是該單位的職責所在，同時也可以帶來想象不到的經濟效益與社會效益，因為，在雙重因素的作用下就使得事業單位應該加強對于現代人事檔案管理隊伍的建設，以提高相關工作人員的專業技能與綜合素質。為使得人們可以深刻認識到人事檔案管理在用人單位中的重要性，單位應該選用責任心較強、專業素養較好、職業道德水平較高的人員來負責人事檔案管理工作。同時，單位也可以通過定期舉行一些教育培訓活動，在活動中通過典型案例來敲響工作人員的警鐘，也可以將考核機制同培訓活動一同實施，通過考核機制來促進相關人員不斷地學習先進的人事檔案管理技術，以進一步提高管理人員的專業素養與技能。

4 結 論

總而言之，由于受到現代人事檔案中信息來源和人力資源開發的關鍵依據，使得相關事業單位在開展現階段的人事檔案管理工作時，應該針對管理過程中存在的大量問題進行討論，進而制定極具針對性的解決方案與措施，通過不斷地加強本單位對現代人事檔案管理的重視，將人事檔案在事業單位中的作用最大化地發揮出來，以推動該單位的健康、穩步發展。