新形勢下高校檔案管理工作淺議

蔣峰　崔獻

摘 要：在當前教育體制不斷改革的環境下，各高校在管理、服務、政治性工作方面尤為重視，檔案管理工作作為其中具有代表性的工作，其管理水平直接關系到高校的整體管理水平，因此，高校檔案管理在新時代下面臨著機遇的同時，也存在著一些挑戰。從實際情況來看，新形勢下的高校檔案管理工作還存在較多問題，其將給高校的可持續發展帶來不良影響。本文從高校檔案在學校管理的作用出發，分析了新形勢下高校檔案管理工作面臨的主要問題，并提出了有效的應對策略。

關鍵詞：新形勢 高校檔案管理 工作 淺議

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2019）04（a）-0195-02

高校檔案管理工作水平與高校教育事業的發展有著密切聯系，信息化時代的到來，給高校檔案管理工作帶來很大便利，但在這個過程中也面臨著一些挑戰，如果沒有采取有效措施妥善解決現實問題，將直接影響高校檔案管理工作水平的提高。因此，高校應當注重檔案管理工作，分析實際中存在的問題，并提出有效的策略進行解決，本文主要對新形勢下高校檔案管理工作進行探析。

1 高校檔案在學校管理中的作用

1.1 高校檔案記錄了學校和社會實踐活動

高校檔案管理記錄了關于學校發展的所有信息內容，包括高校誕生、發展史、高校教學、科研等各項活動等，高校檔案管理工作是通過文字、圖像、聲像等方式對高校的發展歷程詳細記錄，這些記載資料為促進后人奮發圖強、繼續再創輝煌奠定良好基礎，其在一定程度上能促進高校的可持續發展。

1.2 高校檔案工作是學校管理工作不可缺少的部分

高校檔案中記載了高校的發展歷程，檔案工作以同步的方式收集了學校各項活動的相關資料，其為學校今后管理活動的開展提供了可靠借鑒。檔案的編研工作也包含在高校檔案工作內，通過挖掘高校檔案豐富的信息資源，能為學校管理工作提供可靠依據。教育是學校的主要功能，專業知識教育、思想道德教育是教育的兩種類型，學校檔案管理能夠記錄學校科研成果、學生成績冊等檔案，且檔案館本身具有的歷史感，其能夠發揮潛移默化作用，使學生受到文化的熏陶；另外，學生高校檔案是學生今后邁入社會的一種“通行證”。

1.3 高校檔案是提升學校品牌的有力保障

高校檔案體現了高校的綜合實力，包括人才檔案、科研檔案等，其在一定程度上體現了高校的師資力量、科研力量。高校檔案館通過開展各種活動，能夠將高校的輝煌歷史資料呈現出來，從而提升高校在社會中的知名度[1]。高校歷史的發展情況在高校檔案中有著真實的記載，其能夠證實學校所取得的成績；且學校品牌的創設在一定程度上與學校評估、教學改革有著密切聯系，因此，高校檔案能夠為學校品牌提供支撐。

2 新形勢下高校檔案管理工作面臨的主要問題

2.1 不夠重視檔案管理工作

當前有的高校雖然認識到了檔案管理工作的重要性，但是其在實際中并沒有在這方面投入過多精力與時間，有的高校將檔案管理工作當成常規工作，并沒有發揮檔案管理工作的價值，從而使得檔案管理無法為高校創造經濟效益，高校的社會影響力也就很擴大，且不利于高校教學科研活動的開展。在這種錯誤的認知行為下，使高校沒有在檔案管理方面分配相應的人力、物力、財力資源，從而使得檔案管理工作的日常運行陷入困境。

2.2 檔案管理工作者業務素質有待提高

檔案管理工作人員的綜合水平直接關系到管理質量，其不僅要具備豐富的專業知識，且需要掌握業務技能與具有豐富的管理經驗，這樣才能使其有序地進行各項管理工作。然而從實際情況來看，有的檔案管理工作者的業務素質參差不齊，甚至有的人員未接受專業的培訓，所采用的方法比較陳舊，從而導致管理工作質量不理想。尤其在當前新形勢下，人們對高校管理工作提出了新的要求，如果檔案工作者業務素質不高、欠缺良好的職業道德水平，將直接影響檔案管理工作水平。

2.3 檔案管理制度存在不健全的問題

高校檔案管理工作的開展需建立在完善的檔案管理制度基礎上，這樣才能使管理工作者按照相關規章制度展開各項管理工作，然而從實際情況來看，當前有的高校在檔案管理制度方面還存在不完善的現象，由此導致檔案管理工作缺乏相應的規章制度。比如，沒有明確細致規定檔案管、檔案室與學校各項業務對接，從而導致檔案管理工作者無法參照的規章制度進行工作，從而使檔案管理工作水平無法得到保障。

2.4 檔案管理信息化水平低

紙質形式是當前高校檔案管理的主要方式，這種方式的效率低，且所占的人力資源較大，其在一定程度上影響了高校檔案工作質量。在當前信息化迅速發展的環境下，高校檔案管理開始利用一些軟硬件設施，但是有的高校在這些設施的投入方面存在不足，由于經費不足而導致檔案管理工作仍然采取人工操作的方式。

3 新形勢下高校檔案管理工作水平的應對策略

3.1 加強對高校檔案管理工作的重視

要想促進高校檔案管理工作水平的提高，學校領導應重視檔案管理工作的重要性，認識到檔案管理在高校整體管理水平中所占據的重要地位；且檔案管理工作者應轉變傳統的思想理念，不斷提升自身管理水平，采用數字信息化技術展開工作，以此為提高高校檔案管理工作效率奠定基礎。

3.2 檔案管理工作隊伍的優化

人才是檔案管理工作開展的基礎條件，檔案管理工作人員的綜合水平、業務素質直接關系到管理質量水平。因此，高校應重視檔案管理人才的引進，加強人才專業技能知識的培養，不僅要進行專業知識的學習，還應當使其掌握計算機網絡技術操作，從而使其更好的勝任檔案管理工作[2]。創新能力是當前社會對人才的主要要求，在全面建設社會主義和諧社會進程中，檔案管理工作者應當帶著創新意識去完成相關工作，不斷提升自身專業能力。另外，數字信息化、網絡技術、數據庫等的結合能夠提高檔案管理工作水平，醫院應從這一方面著手，以此為實現促進信息化的檔案管理工作發展奠定良好基礎。

3.3 建立健全檔案管理制度

高校檔案管理工作水平的提高是建立在各項規章制度基礎上，因此，高校應當注重檔案管理制度的建立與完善，使檔案管理人員按照相關規章制度有序的開展各項工作。通過完善的規章制度厘清校內院系與檔案管理部門之間的關系，明確各方檔案資料的搜集、移交的責任，以此為保障檔案內容的真實性奠定基礎。另外，還應當對檔案制作、生成的標準與準則進行明確，對各項細節內容詳細說明，比如，電子板的存檔資料應采用什么格式等，以此使檔案管理各項工作順利開展，以防止出現檔案資料失真的現象。另外，管理工作者還應當做好檔案的定期維護工作，采取抽樣的方式檢查檔案，對存在問題的文件及時采取有效措施進行修復。另外，檔案管理人員還要對檔案文件進行備份，以防止文件數據的永久性丟失。

4 結語

總而言之，高校檔案管理工作水平直接關系到高校整體管理水平，在當前信息技術迅速發展的環境下，高校檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰。從實際情況來看，當前高校檔案管理工作中還存在較多問題，比如，不夠重視檔案管理工作、檔案管理工作者業務素質有待提高等，因此，高校應當針對其中存在的問題進行分析，并采取有效措施加以解決，以此為提高高校檔案管理工作水平奠定基礎。

參考文獻

[1] 李娟.新形勢下如何提高高校檔案管理工作水平[J].科技經濟導刊，2019，27（2）：139-140.

[2] 趙丹.高校檔案價值實現路徑探析[J].企業科技與發展，2018（11）：2.