如何加強企業的存貨管理

大連華銳重工集團股份有限公司 李志峰

1 實施背景

1.1 存貨盤點流于形式

由于生產制造是連續的，存貨也是隨時變動的，造成存貨的實物盤點困難，不宜管控，使實際盤點流于形式。具體表現為：盤點物資范圍不全面；盤點計劃中牽頭人、責任人、具體盤點方法、過程記錄說明、盤點組織過程不明確，不具有指導性等。

1.2 存貨質量低下，呆滯物料的利用率不高

存貨余額的結構組成欠缺分析和判斷，制度流程不夠完善，尤其是隨著市場形勢的不斷變化，客戶的暫停項目逐漸增多，造成呆滯物料不斷形成，降低了資金利用率。如何對呆滯物料進行有效利用和管理，是提高存貨質量的一個重要舉措。

1.3 存貨核算存在不規范現象

存貨核算數據的準確與否對于企業的財務準確程度有重要影響，由于存貨核算的準確度不高，核算存在不規范現象，導致存貨余額不正確，不能真實反映存貨的價值。

1.4 信息化建設水平低使管理效率降低

經營單位的庫房大部分是手工賬，管理落后，由于存貨種類繁多，核算的工作量比較大，造成存貨核算工作效率低下，不能實時、動態地了解各種存貨信息，不適應現代的管理模式。

2 對策實施

2.1 理論依據和發展情況

《企業會計準則第1號——存貨》及《企業內部控制應用指引》對存貨進行了相關規定，存貨是企業賴以生存發展的核心流動資產，存貨管理的成敗在公司業務經營管控中具有重要的戰略意義，通過規范存貨管理，對輔助企業領導人正確評估公司經營態勢并作出相關決策具有重要價值。世界500強公司如沃爾瑪、豐田汽車等公司都十分重視存貨管理，并創造了巨大的價值。

2.2 項目實施

2.2.1 加強庫房的日常基本管理

加強對庫房的臺賬、出入庫流程、物資保管、標識定置及存貨盤點等日常管理。規定不同物資出入庫及返庫的依據、質量、數量檢驗要求，不相容職務要相互分離，規范庫房管理流程，達到賬、物、卡一致。

2.2.2 大力重視存貨盤點

(1)細化存貨盤點計劃及內容。除了正常生產物資，還要將生產冗余物資、研發物資、工裝、廠外存貨等納入盤點物資范圍。對存貨清查盤點工作的執行人、審核人、具體流程、頻次等管理內容予以明確，制定存貨清查盤點管理細則或在已有的庫房管理細則中細化該項管理內容。對呆滯項目的盤點工作要細致有效，整理出串用、剩余物料明細。對盤點過程中形成的盤盈、盤虧數據分析原因。

(2)重點關注大額、重點物資的盤點。根據制度要求對所有存貨進行全面盤點。鑒于公司存貨種類繁多，可抽取大額、重點物資進行抽查盤點，起到事半功倍的作用。

首先，針對原材料，關注大額的鋼材、焊材、標準件、通用件等物料，查看管理是否到位。一是根據企業規模分析庫存量是否合理；二是檢查庫存臺賬設置是否完整，如規格型號是否標注，賬實是否一致。

其次，查看動能費等能源費的管理是否到位。針對單位的不同產品構成，選擇重點能源物資作為抽查對象，如油品，低值易耗品刃具，動能費氣體、水電等的入庫驗收、領用、出庫手續是否完備，賬、物、卡是否一致。油品因保質期原因，是否符合先進先出程序。

(3)加強對廠外存貨的盤點管理。對于暫存在供應商及客戶處的存貨進行實地盤點或函證，必須取得回函確認，明確物權歸屬。異地子公司及異地存放物料是否建立專用臺賬，是否定期盤點形并形成盤點記錄。

2.3 月末對存貨余額的組成進行分析

每月末導出存貨明細，并維護產品銷售合同號、用戶信息、存貨實物狀態等，形成存貨明細表，對賬面存貨梳理檢查，對存貨余額進行分類分析。除了正常掛賬的原材料、在產品、庫存商品外，其余部分分析是否存在非正常存貨，如追加成本、漏轉成本、呆滯物料、存貨余額與實物不符等，針對非正常存貨，制定整改措施。

2.4 每月對存貨余額金額大小進行控制

根據生產經營的需要，制定本單位合理的存貨余額，月末要按照存貨控制限額進行管控，制定切實可行的保障措施，保證存貨余額控制在限額以內。有效控制存貨總額規模將對保障公司資金有效周轉，減少庫存積壓，提高回款速度起到積極作用。

2.5 加強存貨核算管理

2.5.1 是否存在明顯的減值跡象未提存貨跌價準備

查詢風險合同、呆滯物料、預計虧損的合同對照規定是否計提跌價準備，經測試成本大于可變現凈值時需計提存貨跌價準備。

2.5.2 有關存貨的費用分攤合理

系統內工時統計做到準確，工時票要在當月走賬，定額與實動工時的比例不要出現異常，制造費用及動能費核算要做到準確，確保分推費用合理。

2.5.3 結轉存貨成本正確

一方面結轉成本要準確；另一方面成本歸集要保證齊全，防止形成追加成本等現象。正確反映和監督存貨的收發、領退和保管情況，促使企業努力降低存貨成本，提高資金的使用效果。

2.6 利用信息化手段進行管理

為了進一步提高存貨管理水平，加強存貨盤點作業的可操作性和會計信息的及時性、準確性，減少業務端手工工作量，通過SAP有前端操作及庫房管理平臺進行收發貨操作，自動形成會計核算數據，提升存貨管理水平，增強對整個企業成本數據的可信度。

2.7 對薄弱的重點環節進行制度完善，堵塞漏洞

在《庫房管理辦法》制度的基礎上，針對經營管理過程中存在的薄弱環節進行管控，制定相關的制度。

(1)加強報廢處置流程的管控。一是關注廢品、廢料和由于設計、工藝更改等原因產生的多余物資管理，各經營單位應分類制定相應的返庫、再利用和處置等管理流程、表單和具體要求，建立電子管理臺賬，管理臺賬要明確相應物資的型號、規格、材質、產生原因、返庫時間等信息。二是關注廢鋼、廢料、包裝物等廢料的處置程序是否合規；處置價格是否合理；處置時的管理手續是否齊全；入賬依據是否充分（要有過磅記錄）。

(2)直發現場物資管理，直發現場物資在現場專人收貨后，應收集、歸檔保存其合格證及相關文件，確保物資具有可追溯性。

(3)制定外協加工制度及流程。結合外協業務管理實際，對外協供應商準入、評價及外協價格、外協過程控制（流程）、質量管理等方面提出具體的管理要求。

(4)制定呆滯物料制度，根據自身經營特點做好呆滯物料的確認、分類統計、保管、利用及處置規定。原則上鼓勵優先利用（串、改、代），嚴格處置審批。串、改、代發生后，應及時將相關信息傳遞至財務部門進行賬務處理，確保賬實相符；再利用包括內部利用和組織公司內各經營單位之間利用；處置時要組織內、外專家評審，并執行“三重一大”決策、重大事項報告等制度。

2.8 各部門聯動，形成定期分析會議制

存貨不是孤立存在的，是與各部門息息相關的，要進行業務延伸管理，定期召開各部門聯席會議，下發會議紀要及通報，明確各部門職責，以進一步促進存貨管理。

(1)營銷部門。負責供貨合同數據管理及動態反饋用戶現場狀態信息。營銷部主管領導在對合同付款條件、顧客信用、現場狀態等信息進行分析評估的基礎上，重點關注可排產合同和可銷售合同，在確保投料合同無風險的條件下，進行產品投料審批。

(2)設計部門。設計單位應加強提升組織產品圖樣設計、技術資料準備及設計評審、驗證和確認的實施工作，降低產品的形成過程中，由于設計、工藝等環節產生的更改，導致已形成的工作或零部件不滿足更改后的要求而造成的不合格輸出。

(3)采購部門。為規范公司采購業務管理，提高采購質量，控制采購成本，防范采購業務風險，應加強與生產相關的各類物資采購計劃、供應商選擇、采購合同管理、采購入庫管理、供應商管理等環節的管理要求。如包裝、運輸采購合同金額大小是否與生產經營實際狀況相適應、運費單價確定的依據是否合理、原材料采購合同是否建立合理庫存量、保險合同簽訂依據及合同條款是否體現公司利益最大化等。

(4)生產部門。要科學精細生產組織，以“嚴肅合同履約、規范內配套管理”為核心、嚴格過程執行、嚴肅考核，加強全年合同履約率，加強生產過程管理中的生產計劃、生產組織和生產過程控制及生產秩序管理，應根據生產現場及生產組織實際情況，適時調整生產作業計劃，對重點設備、場地實施動態管理，確保生產秩序運行正常。規范生產現場定置管理、現場物流管理及生產過程管理，保證生產計劃合理有效、生產組織有序，科學調配生產資源，提高生產運行質量，滿足顧客需要。防止存貨存在積壓或因生產組織存在管理問題導致對客戶拖期交貨現象。

(5)質量部門。負責對各經營單位質量索賠等業務進行監督和管理。加強對供應商的質量保證能力和資質等情況進行確認，對產品質量和業績進行監督和檢查，實施供應商質量否決。規范用于產品的采購驗收管理，保證合格進廠，審查實際發生的質量問題是否如實反應、確認內部質量損失是否及時、外協造成的損失是否已經索賠及索賠依據是否充分等。

3 經驗效果

企業通過推進存貨管理的內部控制使企業存貨管理發生了顯著的變化，管理水平得到了提高，具體體現在以下幾個方面。

3.1 呆滯物料得到利用，存貨管理質量得到提升

通過以呆滯物料處置為重點的降本增效工作，全方面加強呆滯物料處置力度，使存貨余額得到有效控制，存貨質量得到了提升，保障了資金有效周轉，提高了經濟運行質量。

3.2 存貨管理形成了全過程的內控管理機制

加強事前控制，在與營銷系統充分溝通的基礎上，本著“快投料、快產出、快銷售、快回款”的原則，認真制定生產投料計劃，確保資信優良用戶的項目快投、快出、快收；對資信差用戶的項目，要嚴格按合同回款情況組織生產，防止資金占用和呆滯物料的不良資產產生。加強事中控制，在合同生產制造過程中，積極跟蹤用戶項目的工程進度，一旦發現項目有暫緩跡象，要立即停止生產，減少資金占用；并加強核算及信息化管控。加強事后控制，重視盤點工作，對已形成存貨進行深入分析，按問題的性質列出分類明細表，梳理產生的原因和存在問題，逐項提出處理意見，形成措施計劃，為公司決策提供依據。

3.3 制度進一步完善

從存貨的組織生產到產成，建立健全了一套有效的制度進行管控。發現問題，堵塞缺陷和漏洞，優化完善業務流程制度，加強管控，嚴格執行現行制度及流程，從業務源頭保證數據的準確性，促進業財一體化。企業的存貨既能適應市場變化，又能保持均衡生產，對企業的盈利能力和長期發展能力起到不可忽視的意義。

3.4 形成了各職能部門聯動檢查考核機制

構建了“上下聯動”監督機制。把業務監督、內控監督、職能部門對經營單位的監督有機結合起來，建立目標統一、工作協同、優勢互補、資源共享的聯動監督新格局。建立的常規性聯動監督信息傳遞機制及聯席會議機制，形成專題會議紀要，通過上下結合，整合監督資源，形成監督合力，提高了經濟效益。

3.5 存貨管理理念形成，形成員工自覺行為

通過實施一系列存貨管理，經濟效益得到了提高，存貨管理理念深入人心，變成員工人人參與管理的自覺行為，用盡可能投入最小的管理成本獲得經濟效益的最大化，對于一個企業而言是成功的管理理念。