優(yōu)化檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)提高檔案管理隊伍能力素質(zhì)

張 芳

呂梁市城市管理服務(wù)中心 山西 呂梁 033000

檔案管理從業(yè)人員自身的專業(yè)知識水平對于檔案管理工作本身來講,會產(chǎn)生較為直接的影響,所以建立一支高水平的檔案管理團(tuán)隊能夠保障檔案管理工作的順利開展和高效運(yùn)行。現(xiàn)代社會的快速發(fā)展使得科技領(lǐng)域也在不斷發(fā)生進(jìn)步,檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn),運(yùn)用現(xiàn)代化、信息化的管理方式提高檔案管理成效。面對檔案管理工作的創(chuàng)新需求,管理人員自身也需要優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu),提升對自身專業(yè)素質(zhì)的要求。

一、新時期背景下檔案管理工作從業(yè)人員自身知識結(jié)構(gòu)方面存在的不足

(一)由管理對象轉(zhuǎn)變而產(chǎn)生的知識要求。在過去檔案管理主要是采用紙質(zhì)檔案為主的形式,所以在檔案管理工作中主要涉及到保存實體檔案。信息化時代使得檔案管理工作也逐漸向信息化、數(shù)字化和電子化的方向開始轉(zhuǎn)變,同時也需要保留原有的實體檔案,這在一定程度上使得檔案管理從業(yè)人員的工作形式變得更加多樣化。由于檔案儲存形式的多元化,這對管理人員的管理能力和技術(shù)水平也提出了更高、更新的要求,除了原有的檔案管理手段以外,管理人員還應(yīng)該掌握現(xiàn)代化技術(shù)和先進(jìn)的管理技能。如果檔案管理人員自身知識結(jié)構(gòu)不夠完善,可能會使管理內(nèi)容很難適應(yīng)新時代檔案管理工作發(fā)展的要求[1]。

(二)檔案管理工作的目標(biāo)變化。過去檔案管理工作目標(biāo)是收集檔案,檔案應(yīng)用的范圍較小,但隨著社會發(fā)展和形勢的變化,檔案的市場價值和經(jīng)濟(jì)價值逐漸凸顯。傳統(tǒng)檔案查詢手段較為單一,信息內(nèi)容較少,且審批過程較為繁瑣,很多檔案材料自從建檔開始就沒有發(fā)揮過其應(yīng)有的作用,有檔案需求的個人和單位也有畏難情緒,如果能不申報就盡量選擇不申報,如果能不查詢就盡量選擇不查詢。近些年來檔案管理手段逐漸呈現(xiàn)現(xiàn)代化趨勢,檔案資料的種類也在不斷增加,審批查詢的手續(xù)也在逐漸規(guī)范化,以上這些因素都使得檔案管理工作逐漸彰顯出其應(yīng)有的作用和地位[2]。

(三)管理實踐產(chǎn)生變化。現(xiàn)代化社會在法治建設(shè)方面也在日漸完備,個人和單位已經(jīng)逐步樹立起依法辦事的理念,行政審批也逐漸被法治程序化的審批所取代,信息獲取和查詢變得更加規(guī)范,為公眾提供更多種類的服務(wù)信息。另外,隨著國際交流的頻繁化,知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)體系建設(shè)也應(yīng)當(dāng)引起檔案管理從業(yè)人員的重視,應(yīng)不斷規(guī)范智力成果和精神財富的使用秩序。作為檔案管理工作的從業(yè)人員,必須要掌握全方面的法律知識,加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)法律的研究和學(xué)習(xí),以提升自身的專業(yè)知識水平和知識產(chǎn)權(quán)素質(zhì),從而更好地為公眾提供高質(zhì)量的服務(wù)[3]。

二、建立科學(xué)合理的檔案管理從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平標(biāo)準(zhǔn)體系

(一)業(yè)務(wù)素質(zhì)必須系統(tǒng)化。檔案管理從業(yè)人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)水平的高低會直接影響到檔案管理工作的發(fā)展以及我國各領(lǐng)域的現(xiàn)代化建設(shè),所以業(yè)務(wù)素質(zhì)應(yīng)當(dāng)作為考評檔案管理從業(yè)人員的主要標(biāo)準(zhǔn)。要想成為合格的管檔人員,需要學(xué)習(xí)系統(tǒng)化的檔案管理專業(yè)知識和基礎(chǔ)理論,掌握與檔案管理工作相關(guān)的專業(yè)技能,熟悉檔案管理工作的法規(guī)、政策、范圍、標(biāo)準(zhǔn)以及職能,除此之外,還應(yīng)具備一定程度的統(tǒng)籌管理能力。另外,為了做好利用和開發(fā)檔案材料的相關(guān)工作,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備廣博的文史和科學(xué)知識。

(二)法律意識必須要確立。檔案管理這項工作可以說是一項具有很強(qiáng)法規(guī)性的工作,檔案法對于檔案管理工作的各項環(huán)節(jié)和各個方面均做出了明確的規(guī)定,相關(guān)的法規(guī)法律對于檔案的使用方式、使用范圍、查詢方式和涉及到商業(yè)秘密、個人隱私方面均做出了明確規(guī)定。檔案管理人員必須要強(qiáng)化自身法律意識,在工作中堅持依法行政,不斷推進(jìn)依法治檔工作[4]。

(三)研究開發(fā)必須要深入。過去檔案管理工作一直存在“重藏輕用”的現(xiàn)象,面對這種情況,怎樣使檔案材料的利用開發(fā)工作突破傳統(tǒng)模式可以說是新時期檔案管理工作從業(yè)人員需要面對的新課題。檔案管理從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)借鑒國外在檔案利用開發(fā)上的先進(jìn)做法,深入利用和研究檔案資料。

三、學(xué)用結(jié)合，真正提升檔案管理團(tuán)隊的綜合素質(zhì)

首先,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)做好現(xiàn)有檔案管理從業(yè)人員的繼續(xù)教育工作,運(yùn)用在職教育、學(xué)歷教育、資格認(rèn)證培訓(xùn)和崗位技能培訓(xùn)等方式來提升檔案管理團(tuán)隊的能力素養(yǎng)。其次,檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)做好引進(jìn)具有高素質(zhì)專業(yè)人才的工作。現(xiàn)階段國內(nèi)不少研究機(jī)構(gòu)和高校都設(shè)置了與檔案管理相關(guān)的專業(yè),旨在培養(yǎng)具有高學(xué)歷高素質(zhì)的檔案管理人才。因此,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)把好人才引進(jìn)關(guān),讓人才能夠在專業(yè)崗位上得到鍛煉,不斷在實際工作中磨練自身的專業(yè)技能。同時,檔案管理從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)構(gòu)建科學(xué)化、合理化的知識結(jié)構(gòu),按由高到低的不同層次來構(gòu)成,這也在一定程度上反應(yīng)了,檔案管理從業(yè)人員自身知識結(jié)構(gòu)縱向聯(lián)系和橫向聯(lián)系上的要求。不同的工作崗位對于管理人員自身的知識結(jié)構(gòu)有著不同的要求,因此在構(gòu)建管理人員知識結(jié)構(gòu)時,應(yīng)當(dāng)區(qū)分出不同的知識結(jié)構(gòu)層次,以做到人盡其才[5]。

結(jié)束語

綜上所述,由于檔案管理工作在新時期已經(jīng)發(fā)生了很大變化,急需改革和創(chuàng)新原有的檔案管理方式,對于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和知識結(jié)構(gòu)也提出了更高的要求。為此,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立起科學(xué)合理的檔案管理從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平標(biāo)準(zhǔn)體系,使得提高管檔人員系統(tǒng)化的業(yè)務(wù)素質(zhì),強(qiáng)化自身的法律意識,深入研究和開發(fā)檔案材料。