學校檔案管理的規范創新及信息化建設方法研究

秦乃剛

山東省實驗中學東校 山東 濟南 250109

引言

隨著現代信息技術的發展,檔案信息化管理成為了一個重要的發展趨勢。積極進行學校檔案工作的信息化改革和創新,是新時期學校檔案管理最重要的目標之一。

1 加強學校檔案管理的重要意義

1.1 保證檔案資料內容的客觀性、準確性 學校檔案資料的內容中記載了學校的發展歷程以及全校師生的具體情況,對于學校的運行、管理以及發展有著非常重要的意義。為了充分的發揮檔案資料的價值,最重要的就是要保證其內容的客觀性、真實性,而檔案管理相關工作則在這一個方面有著不可替代的作用。

1.2 促進良好學風的形成 由于學校檔案中通常會記錄著學生在校期間的主要表現和學習情況,學校通過檔案管理工作保證學生狀況的及時記錄,以及對學生檔案進行分析可以更好的進行校園管理工作,促進良好學風、學校氛圍的形成。同時學生由于害怕在檔案中留下不好的記錄,也會在日常學習生活中自覺遵守學校的規章制度。

1.3 為學生的未來發展提供保障和依據 在學生的發展過程中,檔案資料對是對其評價的一個重要指標,尤其是在學生升學、工作的時候,檔案會顯著的影響相關單位對其的看法,進而影響其發展。因此,做好學校檔案管理工作,保證相關檔案內容的客觀性,能夠為學生未來的發展提供重要的保障和依據。

2 現階段學校檔案管理中存在的不足

2.1 檔案管理意識缺乏 當前在部分學校中,存在著檔案管理意識缺乏的情況,其主要表現在領導層、檔案管理人員以及教師群體當中。學校領導層的檔案管理意識缺乏導致其對于檔案管理工作的重視程度不夠,對于相關工作的支持、投入力度也相對較弱;檔案管理人員的管理意識缺乏則造成了其在相關工作中不認真、不仔細、不積極,很少對自身知識能力水平主動學習提高;教師的檔案管理意識缺乏則表現為對相關工作的配合程度較差,學生資料的收集、上傳等工作不夠及時。這些因素都極大的降低了管理工作的整體質量和效率。

2.2 管理方法和管理制度落后 當前不少學校在檔案管理工作中仍然采取傳統的管理方法,僅對檔案資料進行收集、整理和保存等工作,而沒有對其進行嚴格分類以及數字化管理、檔案開發利用等工作。尤其是在檔案信息化管理的發展趨勢下,傳統的管理方法以及較難滿足學校檔案工作的實際需要。此外,部分學校在檔案管理工作上缺乏完善的制度,導致對檔案工作的監督、管理力度不足,進而造成了檔案管理工作開展混亂、歸檔不及時、檔案文件不完整、檔案保密性、安全性較差等問題。

2.3 信息化建設落后 檔案信息化發展需要學校對于相關的軟硬件設施進行一定的投入。然而當前部分學校的檔案管理設施存在著長期使用且更顯緩慢,設備老化等問題,無法滿足信息化管理的需要,再加上部分管理人員的信息技術水平較差,導致了學校檔案信息化管理的發展十分緩慢。

3 學校檔案管理的規范創新及信息化建設的有效方法

3.1 轉變學校檔案管理理念 首先,學校領導層、檔案管理人員以及教師群體要正確認識檔案管理工作的重要性,了解檔案在學校發展、教育工作的開展中所能夠起到的作用,從而為檔案管理工作提供足夠的支持,保證良好的工作態度,積極配合相關工作的開展。其次,在檔案信息化管理的發展背景下,相關人員要對傳統的檔案管理思想和理念進行轉變,將促進學校和學生發展作為檔案管理工作的出發點和落腳點,領會信息化理念在檔案管理工作中的應用方式和效果,轉變檔案管理模式,明確檔案數字化、信息化發展策略,提高檔案管理質量、提供更好檔案服務。

3.2 加強對檔案信息化管理的支持力度 首先,學校要建立起完善的管理制度,并優化工作流程,明確工作標準,從而保障檔案管理工作的開展有章可依、有規可循,保證其順利進行。其次,要完善學校檔案管理責任機制、監督機制,切實保證學校檔案管理工作的質量、效率以及檔案的安全性。再次,在條件允許的情況下合理的加強對檔案管理工作的投入,加快檔案管理相關軟硬件設施的更新、維護,從而更好的滿足信息時代檔案管理工作信息化建設的需要。最后,學校要加強對檔案管理人員的培訓力度,尤其是信息化管理方面的培訓教育,建立起多層次的人才培養體系以及完善的人才引進和激勵機制,建立起一支高水平的檔案管理隊伍,為信息化建設提供充足的人才保障。

3.3 加快檔案信息化管理系統的建設 在檔案信息化建設的具體過程中,需要以高效的管理系統作為核心。該管理系統要能夠滿足檔案信息化管理的各種需要。例如,通過辦公自動化技術等加快傳統紙質檔案向數字化的電子檔案的轉化和及時更新;通過建立學校檔案數據庫來對檔案進行分類和整理;利用現代大數據技術等加強對學校檔案的分析和開發利用,從而為學校、學生的發展提供更加準確、客觀的數據支持;利用管理系統的動態管理、權限設置、查詢功能等更好的為相關人員提供檔案服務。

結語

綜上所述,針對目前檔案工作中表現出的一些的不足,學校要積極采取措施,通過轉變檔案管理理念、為檔案信息化建設提供人才、設施、資金、制度支持,加快檔案信息化管理系統建設,從而為學校檔案管理工作的發展和信息化建設提供有力的保障。