淺析檔案管理歸檔整理操作方法和技巧

楊文姣

白山市臨江電視轉播臺 吉林 白山 134600

1 嚴格規范檔案管理內容及流程

對于目前全新的發展形勢,事業單位應該主動實施檔案的標準化管理,全面思考現代化社會及自身的發展狀況,對文書檔案管理的具體流程進行科學化的調整,降低檔案管理事故的發生概率。對于文書檔案管理人員而言,在日常的工作過程中,需熟悉掌握文書收集、管理、存儲等的具體操作流程,快速提取關鍵信息,進行文書檔案的及時歸納與整理,確保分類工作的有序進行。為確保文書檔案使用價值的充分體現,管理人員需對不同內容及類型的資料進行有效的區分,選擇關鍵的事件及科研項目進行分析探究,確保事業單位領導人員可及時獲取有價值的信息。對于長期儲存且不具使用價值的文獻檔案,依照相關的操作流程進行銷毀處理。

2 認真做好資料整理

1)提高編制質量。資料整理按照齊全完整、內容準確、系統配套、整潔規范的原則,文件資料、圖紙全部收齊,各項簽字蓋章齊全,具備法律效力;真實記述和準確反映項目客觀實際,各項技術數據詳實可靠;項目內各專業內容,每個單位工程內文件資料的各項內容連續完整;裝訂整齊、美觀,卷內目錄內容清楚。2)掌握組卷方法。首先,把握基本原則。組卷過程中,要遵循文件的自然形成規律和成套性的特點,保持卷內文件的有機聯系,合理組成保管單位。3)合理排列裝訂。主要是指文字資料的整理工作。一是對文字資料進行排序。按照檔案部門的有關規定,將收集好的資料排序,便于查找利用。二是對文字資料進行裝訂。控制資料裝訂的厚度,因為科技檔案盒厚度為25、30、40和50毫米4種,所以裝訂厚度要控制在15至25毫米之間;裝訂的方向規定為向上或向左,方便查閱;在資料的左側打4個眼,用棉線裝訂。更有利于延長資料的使用壽命。

3 查漏補缺檔案資料

在檔案的錄入工作中,檔案資料的好壞直接關系到檔案資料的有效和齊全與否。每一次檔案的整理與歸檔都需要專業人事進行審批。每一次檔案資料的收集都需要與相關單位進行溝通和協調。對于各個事業單位以及各個項目的審視工作一定要做到位。特別是對于專業資料的審核和把關要予以重視,進行查漏補缺。為了方便后期檔案的查詢和調用,可以將過去的紙質檔案進行電子化錄入,加強文件的收集與整理力度,盡可能不斷完善檔案。

4 做好電子文件的整理歸檔

在檔案的年度整理歸檔工作當中,電子文件的整理歸檔也是其中重要的組成部分,相關人員需要按照“一文一件”的處理原則進行整理歸檔,并且按照電子文件的保管期限、年度等進行分別處理,將正文與附件、轉發文件與被轉發文件等歸為一件文件,如果請示、批復以及報告等電子文件較為松散,相關人員可以選擇電子管理系統進行檢索匹配分析。相關人員可以將電子文件的主要信息錄入電子管理系統,并且可以利用協同系統直接進行信息導入,而對于電子文件的分類、保管期限等,可以在后續進行整理的時候進行修改或者補錄等。針對電子文件的編號,相關人員可以選擇電子文件的處理系統,按照設定的規則進行自動生成處理,針對不同時間段的電子文件,相關人員可以將其內部數據進行打包處理,用刻錄光盤的形式進行保管,這樣可以確保電子文件整理歸檔的質量,延長其保管期限等。

5 檔案資料編號

對檔案資料編號是檔案管理的起點和基礎,其作用是使分類或排列更加明顯。通過對檔案資料的編號,便可以很輕松的知道檔案資料所處的位置,為今后的檔案管理以及資料的利用提供便利。檔案管理歸檔編號依據可以是分類方案也可以是排列順序,通常情況下要在資料首頁上加上相應的編碼。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項目。

6 開展信息化管理

當前社會已經進入信息化發展階段,對于檔案年度整理歸檔,相關人員也可以多選擇一些信息化操作手段進行處理,比如建立信息平臺等,將檔案的相關信息輸入信息平臺。這樣一來,就可以在信息平臺中查找到檔案的具體信息,免去人工查閱的不便,既可以保證檔案整理歸檔工作向著信息化方向邁進,也能有效提高檔案整理歸檔的自身效率。

7 檔案管理裝盒裝盒

第一,裝盒原則。對檔案資料的裝盒應嚴格依據文件資料的編碼順序裝入檔案盒,并且要和檔案資料歸檔文件目錄所標注的排列順序一致,從而確保按照目錄中的文件條目能夠準確無誤的找到檔案資料實體。檔案資料用完要及時的放回,并且還應按照資料的號碼順序,因為資料回放不按順序來,會給下次尋找帶來不便,甚至從此再也找不到。第二,檔案盒最好使用無酸紙制作,或者向我國檔案管理部門直接訂購,從而保證所保存檔案資料的安全存檔。第三,檔案盒標注。通常情況下,在檔案盒脊或底部填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、檔案盒號等必備項。尤其是首份和最后一份號碼要用“/”隔開。第四,備考表。該表格必須等所有檔案資料歸檔之后的檔案盒中,從而對檔案資料歸檔文件進行簡單的注釋或說明。說明的內容有：情況說明、整理人、檢查人和日期。

8 進行專業化人才培養

在檔案管理中,專業化人才培養一定要到位。檔案的錄入不同于其他檔案的錄入。檔案需要一定的理論知識和實踐經驗。只有這樣才能夠更好地做好歸檔工作,才能夠更規范地開展檔案管理工作。另外,專業的人才善于將各種格式的圖紙轉變為一種格式的圖紙進行存儲和備注,這樣能夠有效地提高事業單位檔案的錄入效率。如果僅僅依靠傳統的文秘進行管理是難以實現的。

結語

檔案資料整理歸檔是檔案管理工作的前提和基礎,科學、合理的整理歸檔是提高檔案管理質量和效率的有利保障。在日常的檔案資料整理歸檔過程中要從主觀上重視起來,并且采用先進的管理方法和技巧,從而保證檔案資料整理歸檔作用的充分發揮。