淺析技術機構證書報告常見問題及對策

陳 雄

湖北省計量院荊門分院 湖北 448100

差錯率

證書、報告是檢定、校準、檢測工作的結果,是承擔法律責任的重要憑證,是技術機構的重要產品,要保證產品質量就要保證證書、報告的完整性、準確性以及能夠真實地反映檢測結果的全部信息,降低使用證書、報告的風險,盡可能的減少產生誤解或誤用的可能性。證書、報告不僅承載著測量數據和結果,也是技術機構對外形象的展示,體現了技術機構的管理水平和整體素質,是技術機構軟實力和核心競爭力不可或缺的重要組成部分。那么技術機構證書、報告常見錯誤有哪些呢?下面就作一簡要分析。

1 證書、報告數據錯漏

測量結果數據從原始記錄轉移到證書、報告時發生錯漏;用計算機打印時復制上一次的證書、報告,然后變換成下一次證書、報告的時候應該修改的信息沒有及時修改。例如,只修改證書、報告正面內容而內頁中的信息沒有修改。

原因：工作人員工作馬虎不認真,只想省事,批準、核驗人員沒有認真核對信息,證書、報告核驗制度流于形式,沒有嚴格執行。

對策：對這一類錯誤要采取有效措施,確保在打印證書報告是只可以復制空白證書、報告模板,不允許復制原有數據,并加強證書、報告的審核來避免,核驗人員必須盡到責任,授權簽字人也要把好審核最后一道關口。有條件的話可以利用管理軟件進行證書報告自動生成功能,避免和減少此類錯誤的出現。

2 證書、報告結論不明確

對以準確度等級作為主要計量性能參數的測量儀器檢定結論僅僅是“合格”,而沒有準確度等級信息,未指明符合幾等幾級等。

原因：技術機構缺少證書、報告編寫規則,或已編制相應作業指導書,未嚴格實施。

對策：對此類問題就要通過加強對檢定規程、校準規范等技術文件的學習理解,增強執行規程、規范的意識來消除。

3 證書、報告中測量不確定度表達不規范

證書、報告中測量不確定度未指明是什么參數的什么測量結果的不確定,測量不確定度信息不全,測量結果與其不確定度的有效位數不合適等。

原因：對測量不確定度評定不熟練,沒有掌握測量不確定度的評定程序和表示方法。

對策：對這一類問題要通過加強學習理解JJF1059.1－2012《測量不確定度評定與表示》,并認真貫徹來解決。

4 法定計量單位不符合使用規則

未使用法定計量單位,詞頭和計量單位符號混用,數值和計量單位之間間距過大,符號字母大小寫不分,斜體、正體不分。

原因：計量基礎知識欠缺,計算機運用不熟練或輸入疏忽。

對策：加強對法定計量單位的學習特別是計量單位使用規則的學習,正確區分符號、字母的大小寫,牢記量的符號為斜體,計量單位符號為正體。

5 技術依據未及時更新

證書、報告中都有技術依據,但在實際編輯過程中,往往使用已過期的規程和規范,特別是近年實施的技術文件,未及時更新,還有就是規程變更為校準規范后仍然以規程作為技術依據。

原因：沒有及時檢索和更新外來文件,或者更新了在編輯時因為馬虎而未更改,或因為是出具檢定證書而依據檢定規程。

對策：及時檢索和更新外來文件,在技術文件發布后要及時組織宣貫,讓工作人員及時了解和掌握最新的外來文件動態和主要內容。

6 證書、報告格式不統一編號混亂

證書、報告格式雖然有國家統一的格式,但在實際工作中有的技術機構還是存在證書、報告格式不統一的問題。例如：甲項目出據的證書是“XX省XX市XX(機構名稱)檢定證書”,而乙項目出據的證書則是“XX市XX(機構名稱)檢定證書”。還有的技術機構證書報告編號混亂,重號現象嚴重。例如：所有項目都用年號加流水號“2019001”號開始編,這樣很容易重號,有的項目又是年加月加流水號的模式,如“20190601”等,編號沒有統一的編號規則,有七位數的有八位數的,反正是各行其是。

原因：技術機構沒有制定統一的編號規則,或制定了規則沒有嚴格執行,沒有督促檢查改正。

對策：制定統一的編號規則,并認真宣貫學習讓工作人員人人皆知,理解熟記,技術負責人加大檢查力度,對不符合要求的證書報告嚴禁流轉到客戶手中。

幾點建議

1、提高技術機構工作人員的質量意識和風險意識。加強技術人員的管理和培訓力度,努力提高其質量意識、安全意識和風險意識,保證證書/報告質量,降低差錯率。

2、完善體系文件進一步明確人員職責。技術機構要在體系文件中明確規定證書/報告編制規范以及人員職責。加強對體系文件的宣貫力度,讓人人知道嚴格執行規定的重要性嚴肅性。

3、加強證書/報告的日常抽查。對還沒有“出廠產品”進行隨機抽查,在半年或一年的時間內抽查能夠覆蓋所有的檢測項目,對抽查的結果適時進行通報,并將結果與績效工資掛鉤。

4、利用信息化手段減少和降低差錯。利用證書/報告管理軟件根據技術機構的需求進行設置,將檢測數據自動錄入軟件自動生成證書/報告。對非自動化檢測設備,由專業人員進行錄入編輯,減少證書/報告差錯率。