檔案管理人員自身素質(zhì)提高途徑分析

李海江

菏澤市鄆城縣武安鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院 山東 菏澤 274700

一、前言

現(xiàn)今醫(yī)院的文件通常都會(huì)轉(zhuǎn)化成為醫(yī)院檔案進(jìn)行處理,在檔案之前一般都是呈現(xiàn)文件的形式。檔案都是記載在醫(yī)院的日常工作中真實(shí)的事件,這些記錄都可以作為一種的重要依據(jù)服務(wù)于醫(yī)院后期業(yè)務(wù)的繼續(xù)發(fā)展,這不僅可以為醫(yī)院的各項(xiàng)工作進(jìn)行指導(dǎo)還可以為后期進(jìn)行歷史紀(jì)錄的考察提供一定的依據(jù)。現(xiàn)在大量的醫(yī)院通常因?yàn)闆]有設(shè)置相關(guān)的檔案處理部門和沒有專業(yè)的檔案人員,所以大部分的文秘人員都會(huì)做處理文書檔案的工作。文書檔案的質(zhì)量緊緊的與文書檔案的價(jià)值聯(lián)系在一起,但是文秘人員的素質(zhì)又緊緊的與檔案的質(zhì)量聯(lián)系在一起[1]。文秘工作人員自身素質(zhì)的高低與否,會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案管理的有效率以及質(zhì)量產(chǎn)生一定程度上的影響,所以一些自身素質(zhì)不高的文秘工作人員,在文書檔案的創(chuàng)新方向上產(chǎn)生了較嚴(yán)重的阻礙作用,甚至影響了文書檔案工作的順利進(jìn)行以及醫(yī)院業(yè)務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展。所以我們應(yīng)當(dāng)大力提倡,提高醫(yī)院檔案工作管理人員的自身素質(zhì),從而順應(yīng)現(xiàn)今發(fā)展的時(shí)代潮流,推動(dòng)醫(yī)院文書檔案工作的創(chuàng)新性發(fā)展。

二、關(guān)于提高醫(yī)院檔案工作人員自身素質(zhì)的重要性

(一)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展離不開高素質(zhì)的管理人才。現(xiàn)今醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)繁榮發(fā)展,引起了國家以及政府的高度重視,給予醫(yī)院人力,財(cái)力和物力充足的資金,就是尋求醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)更加適應(yīng)現(xiàn)代化與國際化的發(fā)展水平,給醫(yī)院的創(chuàng)新性發(fā)展充足的后備資源保障。就比如,深圳市第六人民醫(yī)院,他們?cè)卺t(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量上給予極度的重視,為醫(yī)院的發(fā)展打出響亮的品牌,它的基礎(chǔ)設(shè)施和硬件設(shè)施不斷地往高水平、高質(zhì)量上攀升,并且醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量得到了不斷的提高,醫(yī)院重點(diǎn)和特色性專科不斷地向國際化水平靠近。經(jīng)過這一系列的舉措,該醫(yī)院的綜合實(shí)力名列全國,成功晉級(jí)為全國第一家區(qū)級(jí)三級(jí)甲等醫(yī)院。

(二)醫(yī)院的專業(yè)性發(fā)展離不開高素質(zhì)的管理人才。醫(yī)院的管理水平和方法越來越靠近現(xiàn)代化發(fā)展,管理的工作也越來越規(guī)范合理,因此大量的文件由此產(chǎn)生。現(xiàn)在的管理工作普遍與計(jì)算機(jī)領(lǐng)域緊密聯(lián)系在一起,這些現(xiàn)代電子科技的廣泛運(yùn)用,致使了許多電子文件的產(chǎn)生,并且隨著關(guān)于醫(yī)療保險(xiǎn)制度的普遍實(shí)施和各種醫(yī)保專門化的方案的大量增多,使得醫(yī)院的檔案的內(nèi)容更新的速度越來越快,數(shù)量也變的復(fù)雜繁多。所以醫(yī)院的檔案工作管理人員不僅要具備一定的專業(yè)性的技術(shù)還要了解一些關(guān)于醫(yī)學(xué)方面的知識(shí),這樣才能夠更好地服務(wù)利用于醫(yī)院的檔案管理事業(yè)。

(三)醫(yī)院的特殊性發(fā)展離不開高素質(zhì)的管理人員。近年來,醫(yī)院行業(yè)得到了快速的發(fā)展,并且,作為一個(gè)與人民的日常生活緊密聯(lián)系的行業(yè),在許多領(lǐng)域都踐行著依法管理和依法行醫(yī)的相關(guān)準(zhǔn)則。從大到小來說,不管是醫(yī)院在學(xué)術(shù)方面與國際接軌或者與其他醫(yī)院進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的交流和傳播,還是針對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部事業(yè)的管理或與醫(yī)院患者產(chǎn)生的糾紛等,都離不開醫(yī)院的檔案管理工作,經(jīng)過歷史的長河磨練得出,當(dāng)醫(yī)院的答案工作處理的恰當(dāng)合理時(shí),會(huì)方便醫(yī)院進(jìn)行各種管理以及制定后續(xù)的發(fā)展工作方案,所以,高素質(zhì)的答案管理工作,人才對(duì)醫(yī)院的特殊性發(fā)展是緊密聯(lián)系在一起的。

(四)醫(yī)院的智能化發(fā)展離不開高素質(zhì)的管理人才。檔案管理的復(fù)雜性離不開借助現(xiàn)代化智能信息發(fā)展技術(shù)進(jìn)行處理,所以在檔案室中要加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施的投入,高素質(zhì)的管理人才的作用也由此發(fā)揮作用了。①在引進(jìn)高科技基礎(chǔ)設(shè)施時(shí),檔案管理人員要學(xué)會(huì)如何操作與處理,這樣才能把設(shè)備的功能發(fā)揮到極致;②檔案保管的工作也不能夠疏忽,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)設(shè)備進(jìn)時(shí)定期的檢查和管理,一旦發(fā)現(xiàn)問題就要及時(shí)的上報(bào)并糾正,減少設(shè)備故障帶來的損失;③在檔案管理工作開展的時(shí)候應(yīng)當(dāng)借助現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督和操控,對(duì)人工操作可能引起的誤差降到最低,對(duì)其進(jìn)行精準(zhǔn)的控制,這時(shí)就不能缺乏高科技人才對(duì)現(xiàn)代化新型計(jì)算機(jī)進(jìn)行操控處理。

三、當(dāng)前醫(yī)院檔案工作管理人員素質(zhì)普遍存在的問題

(一)檔案工作管理人員缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識(shí)。眾所周知,文秘人員都普遍兼職于醫(yī)院的檔案管理工作,他們沒有很高的學(xué)歷以及缺乏必要的專業(yè)知識(shí),并且還有一部分的從業(yè)人員是剛工作的新手,沒有相應(yīng)的檔案工作管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn),這就會(huì)出現(xiàn)檔案工作人員不能夠合理的發(fā)揮自身的實(shí)力和對(duì)工作處理毛毛躁躁的現(xiàn)象。這不是適應(yīng)現(xiàn)今的時(shí)代發(fā)展潮流,不能對(duì)檔案工作管理事業(yè)進(jìn)行進(jìn)一步的創(chuàng)新。

(二)檔案工作管理人員的業(yè)務(wù)工作水平較低。造成檔案處理的不合理、不規(guī)范的現(xiàn)象這是檔案工作管理人員自身素質(zhì)對(duì)檔案工作的嚴(yán)重影響,在醫(yī)院的專業(yè)性人才計(jì)劃的培養(yǎng)當(dāng)中,不僅要重視醫(yī)院醫(yī)療人員的專業(yè)性技術(shù)水平的提高還要對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步的教育,在許多的醫(yī)院培訓(xùn)計(jì)劃當(dāng)中,對(duì)提高答案,管理人員的素質(zhì)并沒有被納入計(jì)劃,導(dǎo)致他們的思想跟不上時(shí)代發(fā)展的潮流,較為落后與固化,利于檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

(三)檔案管理工作人員缺乏必要的進(jìn)取心。從事檔案工作的人員,這項(xiàng)工作較為乏味枯燥,認(rèn)為這項(xiàng)工作隨便處理一下便可,對(duì)工作的熱情不夠,缺乏相應(yīng)的工作激情自己缺錢奉獻(xiàn)意識(shí)。

(四)檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化新型設(shè)備不了解。在檔案管理工作過程中會(huì)隨著時(shí)代科技的發(fā)展引進(jìn)一批高科技的設(shè)備,但是檔案管理的工作人員并沒有學(xué)習(xí)過相關(guān)的新型設(shè)備知識(shí),導(dǎo)致引進(jìn)的設(shè)備閑置而不能有效發(fā)揮其作用。

四、提高醫(yī)院檔案管理人員自身素質(zhì)的途徑

(一)從根源上進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)[2]。文書檔案的工作,尤其看重工作人員的自身素質(zhì),它要求從業(yè)人員必須具有較強(qiáng)的專業(yè)性技術(shù),熟悉相關(guān)的專業(yè)知識(shí),并且還擁有對(duì)檔案工作管理相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)。這樣可以從根源上加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作,相關(guān)的管理人員都能夠滿足醫(yī)院對(duì)這項(xiàng)工作的高要求和高標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院可以在社會(huì)中進(jìn)行公開的招聘,或者在相關(guān)的機(jī)構(gòu)招收專業(yè)性人才,并且可以在醫(yī)院內(nèi)部選出管理技能較強(qiáng),對(duì)工作熱情認(rèn)真等人員去負(fù)責(zé)檔案工作的管理。

(二)醫(yī)院應(yīng)該加大對(duì)檔案工作管理人員的培訓(xùn)力度,提高檔案工作管理人員的自身素質(zhì)。醫(yī)院需要制定出相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)計(jì)劃,把對(duì)答案工作管理人員的培訓(xùn)提上日程。并且還要借鑒國外以及其他醫(yī)院的相關(guān)的培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn),從而更好地開展專業(yè)性培訓(xùn)。在一方面,醫(yī)院需要在培訓(xùn)方面給予足夠的資金支持,多次開展培訓(xùn)活動(dòng);另一方面,醫(yī)院還可以舉行相關(guān)的檔案工作管理的專業(yè)知識(shí)講座或交流會(huì),邀請(qǐng)相關(guān)的學(xué)者為其進(jìn)行解答;重要的是不能忽視新型設(shè)備的操作和管理的培訓(xùn)計(jì)劃,要組織相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員對(duì)檔案工作者進(jìn)行培訓(xùn),讓他們了解并且學(xué)會(huì)操作現(xiàn)代化新型設(shè)備,這樣不僅能夠把設(shè)備的作用發(fā)揮到“極致”,還可以培育出更高素質(zhì)的管理人才。

(三)增加考核機(jī)制給予一定的懲罰獎(jiǎng)勵(lì)。醫(yī)院不僅要重視對(duì)檔案管理人員自身素質(zhì)的培養(yǎng),還要將這項(xiàng)工作納入醫(yī)院的獎(jiǎng)懲考核內(nèi)容,并且直接與相關(guān)人員的工資以及晉升在一起,給予他們一定的緊迫感和壓力感,從而挑選出更高素質(zhì)的檔案管理人才。