企業(yè)檔案室建設(shè)規(guī)劃及檔案搬遷工作之探討

王曉朋

中車(chē)四方車(chē)輛有限公司 山東 青島 266000

企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中需要不斷地進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn),其人事工作也需要不斷地進(jìn)行布局和協(xié)調(diào)。因此,檔案室的建設(shè)規(guī)劃是企業(yè)人事工作發(fā)展的基礎(chǔ),同時(shí)也是企業(yè)文化保存并延續(xù)發(fā)展的保障。此外,企業(yè)在發(fā)展建設(shè)過(guò)程中,會(huì)隨著其布局和戰(zhàn)略的調(diào)整,不斷的改變企業(yè)發(fā)展地址以及發(fā)展方向,這其中必然會(huì)牽扯到一定的檔案搬遷工作,因此檔案的搬遷也是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中不可避免的一個(gè)重要階段,它關(guān)系著企業(yè)成長(zhǎng)和發(fā)展,同時(shí)對(duì)于企業(yè)的資料和文化延續(xù)保存有著重大的影響。

一、檔案室建設(shè)規(guī)劃以及檔案搬遷工作有序展開(kāi)的意義

(一)檔案室合理建設(shè)規(guī)劃的重要意義。檔案是主要是用來(lái)儲(chǔ)存相關(guān)的檔案資料以及文件企業(yè),建立檔案室的主要目的是合理的放置企業(yè)重要文件以及企業(yè)內(nèi)部的人事資料,科學(xué)合理的檔案室建設(shè)規(guī)劃可以為檔案室的建設(shè)提供一定的科學(xué)性保障,它使得企業(yè)的重要文件保存的更加安全妥帖,同時(shí)企業(yè)內(nèi)部人員的人事資料也更加的安全。科學(xué)的檔案室建設(shè)規(guī)劃可以使得各項(xiàng)資料文件根據(jù)類(lèi)型以及重要程度的不同進(jìn)行有序分類(lèi)放置,這對(duì)于后期的文件調(diào)取以及資料查詢都有著非常重要的保障,同時(shí)對(duì)于企業(yè)文件的內(nèi)部查閱也提供了極大的便利性。此外,檔案室的合理建設(shè)還可以起到有效的防潮、防火以及防盜功能,對(duì)于企業(yè)一些財(cái)政資料的儲(chǔ)存起到了保護(hù)作用,對(duì)于企業(yè)重要信息的保密工作有一定的促進(jìn)作用,同時(shí)對(duì)于企業(yè)更加長(zhǎng)久穩(wěn)定的發(fā)展也提供了極大的助力,是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

(二)企業(yè)檔案合理安全搬遷的重要意義。企業(yè)在自身的發(fā)展過(guò)程中,由于戰(zhàn)略規(guī)劃以及發(fā)展階段的不同,必然會(huì)出現(xiàn)企業(yè)搬遷的情況,所以,進(jìn)行合理安全的檔案搬遷是其發(fā)展得以延續(xù)的關(guān)鍵條件之一。企業(yè)的檔案搬遷關(guān)系到企業(yè)的內(nèi)部資料、人事資料以及企業(yè)重要文件的安全,是企業(yè)的內(nèi)部數(shù)據(jù)、人事檔案以及精神文化得以傳承和延續(xù)的基礎(chǔ),也是企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素。所以,企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中必須要妥善地進(jìn)行檔案搬遷,保證內(nèi)部的資料安全穩(wěn)定,同時(shí)也保證員工人事資料的安全性,為企業(yè)的發(fā)展提供一定的助力。

二、提升企業(yè)檔案室建設(shè)科學(xué)安全性的措施

(一)進(jìn)行科學(xué)合理的建設(shè)和布局設(shè)計(jì)規(guī)劃。想要更好的建成檔案室,保障其科學(xué)安全性,就必須要進(jìn)行科學(xué)合理的建設(shè)和布局設(shè)計(jì)規(guī)劃。在檔案室建設(shè)之前,企業(yè)需要根據(jù)自身發(fā)展的狀況以及檔案的放置需求,提出合理的建設(shè)規(guī)劃意見(jiàn),保證相關(guān)建設(shè)公司能夠有充足的參考意見(jiàn)來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目的規(guī)劃和建設(shè)。檔案室設(shè)置前期也需要根據(jù)自身發(fā)展的狀況以及具體的放置需求提出合理的建設(shè)規(guī)劃意見(jiàn),保證相關(guān)建設(shè)公司能夠有充足的參考意見(jiàn)來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目的規(guī)劃。檔案室由于其功能的要求,必須保證整體規(guī)模比較緊湊安全,同時(shí)必須有獨(dú)立的放置空間,保證其整體的安全可靠性,所以在檔案室建設(shè)過(guò)程中企業(yè)需要從前期的規(guī)劃開(kāi)始就參與其中,以保證后期的建設(shè)效果。

(二)提供合理的檔案室裝修意見(jiàn)。由于其功能的獨(dú)特性,檔案是在主體建筑建設(shè)完成之后也需要進(jìn)行更具針對(duì)性的裝修,因此,企業(yè)想要更好的保證檔案室的整體建設(shè)效果,就必須在檔案室的裝修階段提供合理化的建議。在檔案室裝修之前,企業(yè)就需要根據(jù)自身的要求合理的劃分出檔案室的辦公區(qū)域、檔案放置區(qū)域以及閱覽區(qū)域等,保證每個(gè)區(qū)域之間的搭配科學(xué)合理,同時(shí)還應(yīng)按照每個(gè)區(qū)之間不同的需求擺放合理的桌椅等工具,以有利于企業(yè)檔案室的日常使用。在檔案室的裝修結(jié)構(gòu)確定之后,企業(yè)最好根據(jù)自身的需求,設(shè)計(jì)出檔案室的平面圖提供給裝修公司,以有利于他們更加準(zhǔn)確的對(duì)檔案室進(jìn)行裝修,滿足企業(yè)發(fā)展的需求,為企業(yè)更加穩(wěn)定高效的發(fā)展提供動(dòng)力。

(三)進(jìn)行細(xì)致的檔案室驗(yàn)收和體驗(yàn)工作。檔案室建設(shè)裝修完成之后,想要更好的保證運(yùn)行效果,還必須進(jìn)行細(xì)致的驗(yàn)收和體驗(yàn)工作,以保證檔案室的建設(shè)真正的符合企業(yè)發(fā)展的需求以及企業(yè)日常的使用需求。首先,在檔案室建設(shè)裝修完成之后,企業(yè)需要派相關(guān)的工作人員進(jìn)行驗(yàn)收,在驗(yàn)收過(guò)程中需要仔細(xì)的查看檔案室建設(shè)的各個(gè)細(xì)節(jié),以確保其安全性和科學(xué)性,同時(shí)在驗(yàn)收過(guò)程中,相關(guān)工作人員還需要根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)及時(shí)的提出修正意見(jiàn),督促相關(guān)建設(shè)單位能夠按照具體的意見(jiàn)進(jìn)行修補(bǔ)和改正。此外,在檔案室整體驗(yàn)收完成之后,還需要進(jìn)行一段時(shí)間的體驗(yàn)工作,由企業(yè)內(nèi)部有需求的工作人員進(jìn)行體驗(yàn),及時(shí)的提出自身的使用意見(jiàn),以保證檔案室的效果更好,將檔案室的作用真正的發(fā)揮到實(shí)處,方便員工們的日常工作,同時(shí)也促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定高效發(fā)展。

三、保證檔案搬遷工作文檔安全的有效措施

(一)建立專(zhuān)門(mén)的檔案搬遷工作小組。在檔案搬遷的過(guò)程中,想要更好地保證整個(gè)過(guò)程的安全穩(wěn)定性,首先就需要企業(yè)成立專(zhuān)門(mén)的檔案搬遷工作小組,對(duì)工作小組內(nèi)的工作人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn),使他們具備更專(zhuān)業(yè)的檔案搬遷知識(shí),不斷提升他們的能力,提升整體的素質(zhì),為檔案搬遷工作奠定良好的基礎(chǔ)。在檔案搬遷工作小組成立之后,需要對(duì)小組內(nèi)的工作人員進(jìn)行不定期的培訓(xùn),在有相關(guān)的檔案搬遷工作需要時(shí),讓他們能夠隨時(shí)有能力參與到檔案搬遷工作中,保證整個(gè)工作的安全穩(wěn)定進(jìn)行,為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。

(二)設(shè)計(jì)合理的檔案搬遷程序。有了專(zhuān)門(mén)的檔案搬遷工作小組,企業(yè)還需要設(shè)計(jì)出科學(xué)有效的檔案搬遷程序,以保證整個(gè)檔案搬遷的過(guò)程穩(wěn)步推進(jìn),保證企業(yè)檔案的安全性。在檔案搬遷程序設(shè)置過(guò)程中,需要首先針對(duì)檔案搬遷工作的前期準(zhǔn)備進(jìn)行一定的安排,制定合理的準(zhǔn)備工作程序,為企業(yè)后續(xù)的檔案搬遷工作提供保障。前期準(zhǔn)備工作完成之后,就需要針對(duì)后期的檔案打包、檔案編號(hào)、運(yùn)輸以及檔案提取和放置等工作進(jìn)行一系列的程序設(shè)計(jì),按照這個(gè)既定的流程做好各個(gè)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)工作,保證工作都能夠穩(wěn)定的推進(jìn)。在程序設(shè)置過(guò)程中,一定要做到細(xì)致精確,落實(shí)到每個(gè)具體的細(xì)節(jié),保證工作開(kāi)展時(shí)能夠更加安全穩(wěn)定的進(jìn)行,同時(shí)還應(yīng)當(dāng)做好檔案搬遷安全預(yù)案,保證意外情況發(fā)生時(shí)能夠采取快速有效的防治措施,保證企業(yè)搬遷工作的進(jìn)行。

(三)進(jìn)行合理的工作監(jiān)督。除了對(duì)檔案的搬遷程序以及搬遷人員進(jìn)行有針對(duì)性的設(shè)計(jì)和培訓(xùn)之外,企業(yè)還需要加強(qiáng)監(jiān)督工作,成立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督小組,有效地監(jiān)控企業(yè)檔案搬遷過(guò)程中各個(gè)工作環(huán)節(jié)的落實(shí)情況,以督促相關(guān)工作人員更好地進(jìn)行工作,提升檔案搬遷的效率和安全性。同時(shí),除了進(jìn)行有效的監(jiān)督之外,企業(yè)還需要針對(duì)檔案搬遷過(guò)程中出現(xiàn)的具體問(wèn)題進(jìn)行查證和分析,對(duì)于出現(xiàn)問(wèn)題的人員以及環(huán)節(jié)進(jìn)行有針對(duì)性的部署,必要時(shí)采取一定的措施懲罰措施以提升工作質(zhì)量的完成度。

總結(jié)

檔案室的規(guī)劃建設(shè)以及檔案的搬遷工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著重大的影響,企業(yè)應(yīng)當(dāng)合理地展開(kāi)規(guī)劃,對(duì)于具體的檔案搬遷環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)深入的設(shè)計(jì),以保證檔案室的規(guī)劃建設(shè)以及檔案的搬遷工作安全高效地推進(jìn),促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步的發(fā)展。