信息化視角下的檔案管理研究

周俐娜

定襄縣人民醫院 山西 忻州 035400

在步入小康社會的當今時代,處于不斷進步的發展階段,人民的生活水平逐漸提高,所需要的信息也就越來越復雜,這就需要有一定的管理來整理檔案。在現今我國的信息管理向專業化轉變,傳統的信息輸入模式已經逐漸被取代,信息技術已相對普及應用,起著不容小視的重要作用,已深入到人們的生產生活中,輔助我們更好的生活,保證我們每日工作順利進行,為社會提供有意義的價值,因此當今信息化視角下的檔案管理研究的進行是十分必要的[1]。本文主要敘述了當今信息化視角中的檔案管理的工作進展,發現其不足并進行改進。

1 信息化檔案管理基本狀況

若想改進信息化中檔案管理工作,首先應先了解信息化檔案,并了解其涉及的相關領域,進行發現其不足,并將其彌補。

1.1 信息化檔案工作的基本內涵 在現代化的信息時代中,將所用信息進行整合,并將其所利用,在有關部門的指導下將其融入到管理操作中,并提供快捷搜索框功能,使操作更為便捷。從某種意義上講,所謂現代化信息時代的檔案管理技術是由傳統紙質、內容雜亂的檔案轉變為綜合性較強的信息化檔案,實現檔案便捷查找、資源共享等管理的便捷模式化,為管理提供了整體化的服務,提高了工作效率。

1.2 檔案信息化的基本內容 檔案實現信息化,其主要研究目的即服務宗旨是為專業化的檔案管理人員和社會人員提供檔案整理,以信息技術為時代背景,通過進一步的實踐來逐漸完善檔案管理工作,并形成其特有的理論體系及相關信息化管理模式。簡單來說就是由以前以檔案實體為中心,轉變為檔案信息為中心,此轉變過程需要以時間為沉淀,信息化為基礎,從而完成歷史性的轉變,并不斷地吸取現代化信息技術新裝備優點,進而提高檔案管理的利用率。

在信息化的檔案管理資源技術之下,需全程中的輸送、分類、儲存、搜索等完全應用信息化技術,利用不同的載體將檔案轉化為所用的信息資源,并通過相關技術來將其進行分類,以便更精準、有效的進行查閱,使得查找更為迅速?，F代化信息技術為其提供了重要的促進作用,來為其建立便捷查閱,來有效的促進信息化檔案管理技術的前進發展[2]。

在現代化的信息時代,離不開科學的檔案管理方式,將管理信息以客觀實際輸入信息化檔案當中,進行科學化的管理,使實際數據能夠有效的結合現代科學技術進行應用管理,使得順利完成工作,為其提供價值。另外一些行政、經濟等手段也是管理中必不可少的措施,合理的利用行政以及經濟手段可以從側面提高信息化檔案管理的利用率,使管理檔案得到進一步保障,加速信息化建設的前進,更好的為人類提供幫助。

具備信息化的檔案管理人才也是至關重要的,它關系到信息化的能否將其的作用發揮到極致,現代技術需要現代人才所開發應用,若沒有相關人才的對其利用,那么再先進的技術也只能是徒有其表。因此,我國需要不斷的進行人才的培養,不斷地讓員工進行新知識的學習,提高業務能力,更好的利用現代技術為人民謀福利,讓新技術有用武之地,充分發揮其優點,服務于人類。利用當今的信息化時代來提高檔案管理的利用率,來提高工作效率,實現資源共享,更好的發揮檔案管理的積極作用,同時也是現代信息化時代的重要標志。

2 我國現階段信息化檔案管理工作中存在的弊端

即使我國現代信息化處于一個飛速發展狀態,也是未來的一種發展趨勢,但就實際而言,信息化時代的到來,雖然為人們帶來了巨大的收益,但其屬于一種新興技術,將其利用到檔案管理工作當中也是一種新方式,故稱為我國檔案管理工作中面臨的新型挑戰。

2.1 檔案管理人員素質問題 一些人認為檔案管理工作人員的任務簡單,不需要過高的專業知識做鋪墊,現今的工作人員也都大多如此,他們并沒有特定的工作目標,其專業素質也達不到相關標準,而當今的信息化管理若沒有優秀的人員將其運用,那么也不足以被應用。

2.2 檔案信息的利用率較低 之前所使用的傳統檔案管理工作效率低,員工的管理知識已經老化,思想認知較低,其工作的主動性較差,故造成檔案利用率較低[3]。檔案部分所用的檔案信息并沒有進行第二次整理,并且查閱時速度較慢,不能快速的進行信息查詢,進而效率較低,現在音信信息化檔案管理技術,雖提高了查閱效率,但還是不能準確進行搜尋。

2.3 檔案管理缺乏資金引流 當今社會對檔案管理還引起重視,資金不到位,不能及時改進設備,檔案信息無法完成更新。若檔案硬件管理跟不上當代的發展,不能進行及時跟進,則會導致信息化落后,無法第一時間獲取信息。其設備的改進是檔案管理進步的一個重要環節,這時就需提供資金支持來完成硬件設備的跟進。

2.4 檔案管理的網絡安全問題嚴重 當今計算機互聯網技術已經普及到各地,其網絡安全問題也較為突出,尤其是對于信息化檔案管理,使用載體頁呈現多樣化趨勢,開放型網絡環境是當今網絡信息的重大隱患,出現信息泄露是極其嚴重的事故,故網絡安全問題成為當今信息化時代的首要問題。

3 改進信息化檔案管理的措施

3.1 加強檔案管理人員的專業素質 檔案管理人員擁有專業的知識儲備是實施信息化檔案管理的重要條件,其相關人員具備專業素養,可以極大的發揮檔案管理的作用,相關人員只有提高自身的工作能力,才能使檔案管理系統逐漸步入正軌。

3.2 完善管理工作,提升其利用率 使管理工作有序進行的關鍵是建立科學的數據資源庫,并將形成獨立的數據庫,使得檔案管理能夠快速解決工作中的難題,提高其利用率。引進先進的技術,結合優秀管理人員的工作能力來實現質的飛越。

3.3 加大檔案管理的資金投入 在逐漸進步的信息化檔案管理之中,需要硬件設置的更新,才能適應現代化需求,而更新硬件設施需要資金進行鋪墊,因此對檔案管理的加大資金投入,可提升檔案管理的水平,滿足現代化人們工作需要。

3.4 提高管理網絡安全的安全管理 為了相關人員能夠順利的管理檔案,避免不法分子盜取檔案信息,則必須加強檔案管理的安全度,增加監控設施裝置,提高檔案管理的保密性,一旦出現泄露信息等不良情況,應立即制止,并及時進行解決,主動積極維護信息化的檔案管理資料安全。

4 結語

綜上所述,伴隨著現代技術的發展,當今信息化檔案管理已經普及,同時需要加大對其重視,從各個角度改進其中存在的不足之處,提升信息化檔案管理水平,加快其發展,從而更好的為人民進行服務。