電子政務環境下數字檔案資源整合與共享的研究

盧艾平

吉林省機構編制電子政務中心 吉林 長春 130028

1 電子政務環境下數字檔案資源整合與共享概述

1.1 的必要性 一套完整的電子政務系統實際上包括了3類系統,電子政務管理就實現了這3類系統的有機結合:其一是政府部門內部的電子化與網絡化辦公系統；其二是政府部門之間通過計算機網絡進行信息共享與實時通訊的通信系統；其三是政府部門通過網絡與外界公眾取得聯系、實施雙向信息交流的公開互動系統。電子政務系統環境下政府部門必須積極整合檔案資源數據內容,與政府各部門包括外界公眾進行全方位的信息共享操作,不過由于在電子政務環境下數字檔案資源整合與共享工作涉及諸多復雜環節,難免出現系統重復建設情況,這就會造成檔案信息資源的過度浪費。為了確保政府部門檔案資源配置的最優化與經濟效益最大化,國家必須建設打造良好的電子政務環境,建設一套全面到位的電子政務系統,在全面數字化發展背景下做到對數字檔案資源的合理整合與多方位共享。而在具體工作中,我國必須積極思考并有效克服國家檔案資源結構不合理、配置欠缺優化性、服務共享機制缺乏宏觀指導規劃等等問題,避免電子政務工作中出現“信息數據孤島效應”這一尷尬局面。

1.2 數字檔案資源整合與共享的主體 數字檔案資源整合與共享要圍繞電子政務系統環境展開整體規劃。它涉及各個層面、各個部門,是一項龐大的系統性工程,需要構建一套檔案資源整合與共享結構框架,并由系統機構統一協調調配,制定由國家統一領導、地方政府分級管理的檔案管理機制,建立各個層級的電子政務數字檔案資源整合與共享主體。

首先,要創新電子政務環境背景下的檔案管理體制。客觀講近年來我國綜合檔案館功能是呈現弱化發展趨勢的,特別是對檔案資源的集聚整合與輻射作用發揮不明顯,因此需要從體制上調整檔案管理機制、督促政府各級部門積極融入到電子政務系統環境中,思考數字檔案資源整合與共享機制弱化的原因,優化提升檔案管理工作的核心地位,實現檔案行政管理與相關專業主管部門的相互協調。

其次,要完善檔案法規內容,強化普法教育機制,強調電子政務環境下數字檔案資源整合與共享的法律主體建設過程。即要完善檔案法規,加強普法教育,凸顯國家檔案資源的集聚與輻射效應。就目前來看,現行電子政務環境下的數字檔案資源管理已經建立了目錄中心,實現了檔案法規與檔案管理工作內容的有效銜接,這確保了數字檔案資源整合與共享工作的與時俱進,為創造有利于國家檔案資源有效整合的社會環境打下堅實基礎。

1.3 數字檔案資源整合與共享的內容 在當前的大數據信息化電子政務環境中,數字檔案的資源整合與共享關鍵目標還在于建立一套體系化的知識系統,其目的是為用戶提供一個具有知識化、智能化與個性化內涵的知識服務系統體系。它主要圍繞檔案資源基礎展開,強調用戶服務中心構建,充分利用現代化技術手段創造相對良性且有組織管理內涵檔案資源整合與共享機制。在具體的服務整合與共享過程中,它首先會建立一套數據與系統整合的基礎框架,然后通過接入適配器接收容納來自各個層面的數據信息內容,實現基于不同應用系統之間的數據信息資源整合與共享操作。總體來講,服務整合層次中是包含兩點目標內容的,它們分別為訪問界面整合目標內容以及應用服務整合目標內容。

2 數字檔案資源整合與共享的未來發展途徑

2.1 數字檔案資源整合的未來發展途徑 制度建設優化首先應該重視制度建設與思想優化,這是解決當前檔案資源整合問題的重要關鍵,要為數字檔案資源整合管理建立一套良好的約束機制,通過國家法律和行業管理規范來約束制度,例如可建立一套督查制度,做到定時、按專題構建數字檔案資源的移交接收制度,隨時隨地掌握檔案信息的產生與流轉過程,保證檔案信息資源被有效調整。另外就是實施目錄備案制度,按時段對檔案進行異地精細化管理,同時統一異地檔案目標內容,并實現最終的檔案資源集中整合與統一管理。檔案資源管理系統優化檔案資源管理系統優化是對數字檔案資源從低級到高級的有效整合過程,它通過電子政務系統所構建的公共信息網絡平臺構建一系列的高質量分支系統,為電子政務工作提供高品質的公共信息服務內容,不容忽視。

2.2 數字檔案資源共享的未來發展途徑 數字檔案資源共享系統的構建與應用應該涵蓋兩個階段:第一階段為初級階段,電子政務系統會首先參考政府公眾信息網絡內容,實現社會信息機構互聯,為政府及外部用戶查閱各種信息數據連接提供便捷入口路徑。例如在國內某些地區政府已經擁有了數字檔案信息定位系統,它的智能化功能豐富,能夠為用戶快速查閱所有的數字檔案內容,同時對政府部門的網站信息功能強化也有一定輔助作用。第二階段為在高級階段,數字檔案資源共享所需要做到的是為局部地區的社會信息資源構建大型交流互動平臺,目的就是與電子政務系統相契合,共同打造數字檔案資源整合與共享交流平臺,通過強大的軟件支持為用戶獲取各方面數字化信息內容,例如在醫療、教育、就業、商業、旅游、技術等等行業領域都能通過平臺實現信息互聯共享。

結束語

在新時期,基于電子政務環境下的數字檔案資源整合與共享工作最為關鍵,它希望契合當前社會發展環境與政府工作重點,結合創新技術實現檔案資源管理工作優化突破,為社會快速發展構建一套全面、多功能的電子政務系統,體現數字檔案資源整合與共享功能的快捷性與智能化。