探析新時(shí)期下人事檔案的電子信息化管理

陳亞莉

青海油田分公司物資裝備公司 甘肅 敦煌 736202

用人單位招聘時(shí)都會(huì)考慮到個(gè)人成長(zhǎng)過(guò)程中的表現(xiàn)、經(jīng)歷或曾經(jīng)受到的獎(jiǎng)懲等,這些都應(yīng)被列入到求職的數(shù)據(jù)信息中。所以,人事檔案對(duì)其以后的工作或者學(xué)習(xí)等各方面都會(huì)起到重要的影響作用,因而做好人事檔案管理工作極具意義。如何在新的歷史時(shí)期助推人事檔案管理工作向著電子信息化方向發(fā)展,提高檔案管理效率,是我國(guó)人事檔案管理工作開(kāi)展的首要話題。

一、新時(shí)期人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.人事檔案管理制度不夠完善。對(duì)很多企業(yè)而言,人事檔案管理工作事實(shí)上相當(dāng)于企業(yè)的部門(mén)管理工作,即使也有部分企業(yè)在這項(xiàng)工作中制定了相關(guān)的制度對(duì)策,但卻并沒(méi)有對(duì)具體的方案和手段進(jìn)行明確,這也因此造成了人事檔案管理工作的混亂局面。除此之外,也有一些企業(yè)在人事檔案管理制度方面較欠缺,而且企業(yè)人事對(duì)于企業(yè)能夠收集管理的范圍也不規(guī)范,很多原本應(yīng)該被納入信息管理的信息及資料沒(méi)能得到完整的保存,使得一些資料在工作移交過(guò)程中造成檔案流失。在此過(guò)程中,由于檔案的錄入標(biāo)準(zhǔn)不一致的緣故,各個(gè)部門(mén)理解和整理檔案的制度措施也都不一致,這使得用人單位在整理檔案目錄工作中均使用自己的習(xí)慣和方式,致使用人單位人事檔案目錄不清,也為工作帶來(lái)了一定的工作難度。

2.相關(guān)制度落實(shí)不到位。國(guó)家在企業(yè)的人事檔案管理工作方面也在不斷地進(jìn)行改革,所以,為了迎合新的發(fā)展趨勢(shì),企業(yè)就必須要具備完整的機(jī)構(gòu),并且要在企業(yè)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中對(duì)許多規(guī)章制度和考核目標(biāo)不斷地進(jìn)行完善,但在實(shí)際工作中未能收獲理想的工作效果,主要的原因是工作實(shí)施力度不足,實(shí)際企業(yè)人事檔案管理工作中并沒(méi)有將其工作效用發(fā)揮出來(lái)。事實(shí)上,企業(yè)的人事檔案管理工作需要各個(gè)部門(mén)之間的和諧溝通,企業(yè)還要處理很多除了企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)和人事活動(dòng)以外的公共服務(wù)活動(dòng),這就間接的為企業(yè)的人事檔案管理工作造成了較大的困難。

二、人事檔案實(shí)施電子信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1.有助于企業(yè)內(nèi)部建立科學(xué)的電子文檔機(jī)制。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在加強(qiáng)企業(yè)的人事檔案電子信息化管理工作的過(guò)程中,原本在這些工作方面需要特別加強(qiáng)企業(yè)的電子文檔以及歸檔機(jī)制的建設(shè)工作,從而進(jìn)一步積極的加強(qiáng)企業(yè)的人事檔案管理計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)和素質(zhì)教育,這樣在能夠保證相應(yīng)的人事檔案管理計(jì)算機(jī)技能的基礎(chǔ)上,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的編制能力獨(dú)立完成這項(xiàng)工作的基本工作任務(wù),為人事檔案的電子信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。不僅如此,各個(gè)部門(mén)還應(yīng)該特別加強(qiáng)電子檔案信息化管理的重視力度,并且充分發(fā)揮企業(yè)各個(gè)部門(mén)的優(yōu)勢(shì),為后面企業(yè)人事檔案管理工作的開(kāi)展奠定良好的工作基礎(chǔ),從而進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)電子信息化建設(shè)工作的再度展開(kāi)。

2.有助于進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化。有效加強(qiáng)企業(yè)的人事檔案電子信息化管理工作的過(guò)程中,一般工作人員都會(huì)參考人事檔案管理的一般數(shù)據(jù),同時(shí)借助計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)把不同的人事檔案管理信息進(jìn)行全面地統(tǒng)計(jì),將其納入到計(jì)算機(jī)中去,最終構(gòu)建起較為全面的且系統(tǒng)化信息共享數(shù)據(jù)庫(kù),以此來(lái)最大限度的提升企業(yè)人事檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)化的工作程度,進(jìn)一步增強(qiáng)和提升企業(yè)人事檔案管理工作的服務(wù)性,也為企業(yè)人事檔案管理利用率的提升奠定良好的基礎(chǔ)條件。

三、加強(qiáng)人事檔案電子信息化管理的途徑

1.建立健全的電子信息系統(tǒng)。企業(yè)人事電子信息化管理檔案的建設(shè)一定保證要有相對(duì)完備的建設(shè)規(guī)章制度,也只有這樣才能夠有效地保證企業(yè)電子信息化人事檔案建設(shè)工作的順利展開(kāi)。這就要特別保證企業(yè)電子信息化人事檔案建設(shè)的硬件設(shè)施,為企業(yè)電子檔案的操作和共享提供條件。與此同時(shí),在相對(duì)完備的硬件背后,還要保證軟件的強(qiáng)化,也就是需要結(jié)合人事電子檔案的信息化管理來(lái)針對(duì)性地開(kāi)展電子信息化管理的電子計(jì)算機(jī)的培訓(xùn)工作,通過(guò)電子信息化管理工作的開(kāi)展提升工作人員的整體素質(zhì),同時(shí)也使企業(yè)相關(guān)工作人員能夠勝任人事檔案電子信息化管理這項(xiàng)工作,只有這樣,才能使電子信息化在人事檔案管理工作中發(fā)揮到極致。

2.加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視。在我國(guó)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中,工作人員進(jìn)行檔案搜集和整理工作的積極性相對(duì)較差,并且由于部分人員對(duì)工作重要不足,在實(shí)際工作中不注意提升自身素養(yǎng),最終導(dǎo)致在進(jìn)行電子信息化建設(shè)工作后,檔案管理人員很難適應(yīng)電子信息化管理需求,影響人事檔案電子信息化管理工作的開(kāi)展。因此在實(shí)際工作中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作的重視,并在領(lǐng)導(dǎo)的重視下引導(dǎo)檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理意識(shí),逐步提升自身管理能力,以更好的態(tài)度為人事檔案電子信息化管理工作的開(kāi)展而服務(wù)。同時(shí),基于電子檔案在安全管理方面的重要性,還應(yīng)該加強(qiáng)工作人員的安全意識(shí),注意引導(dǎo)工作人員嚴(yán)格按照工作流程實(shí)施規(guī)范化管理,為人事檔案信息化管理提供相應(yīng)的安全保障。

結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前時(shí)代背景下,企業(yè)人事檔案管理轉(zhuǎn)向電子信息化管理的過(guò)程,必須實(shí)現(xiàn)對(duì)以往傳統(tǒng)的管理模式的優(yōu)化和調(diào)整,引入新的電子設(shè)備和管理人才,從而進(jìn)一步構(gòu)建更加有效且科學(xué)的電子信息系統(tǒng),在提升企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)工作力度的基礎(chǔ)上,盡可能地滿(mǎn)足現(xiàn)代化企業(yè)人事檔案管理工作的實(shí)際需求,也為人事檔案管理工作的順利開(kāi)展奠定輔助性的作用基礎(chǔ)。