提升辦公室行政管理人員綜合能力的思考

劉 莉

國網吉林省電力有限公司和龍市供電公司 吉林 延邊 133500

引言

在新形勢下,我國各種類型企業在開展辦公室行政管理時往往會受到外在因素的影響,造成企業辦公室行政管理水平低下,難以滿足企業良性發展要求。為改善這一現狀,必須加強企業辦公室行政管理的研究力度,并按照各項研究和企業辦公室具體行政管理職能制定合理的路徑選擇策略,優化企業辦公室行政管理效果。在提高行政管理在企業辦公室作用效果的同時,確保相關企業向著更加合理的方向發展。

1 辦公室行政管理人員應當具備的素質

1.1 職業素養 職業素養是每個人在工作中都必須具備的基本素養,但員工的職業素養,并不是單單是其個人思想品質的體現,還能衡量員工和企業之間的向心力。員工工作能力的高低,將直接反映出其能為企業帶來的價值多少。而員工的職業道德水平,則會直接反映其在工作期間可能為企業帶來的影響。也就是說,越是能力強的員工,若是缺乏良好的職業素養,對企業造成的負面影響也就越大。企業行政管理作為企業管理中的特殊崗位,其對企業穩定發展的重要性可想而是。企業若是不及時制止,很有可能給企業帶來毀滅性的打擊。所以,企業的行政管理人員必須具備良好的職業素養。

1.2 心理素質 行政管理人員面臨的壓力來自多方面,比如社會的壓力、家庭的壓力,還有最為重要的工作壓力。所以行政管理人員想要做好這份工作,必然要具備良好的心理素質。行政管理人員幾乎每天都要和不同的客戶打交道,需要處理較多的人際關系。而且這個過程并不是一帆風順,而是經常會出現各種意外。自身工作上的壓力,再加上領導層的壓力等等,都會給行政管理人員造成不小的心理負擔。所以若是沒有良好的心理素質,當行政管理人員在工作中遇到困難的時候,很容易會崩潰。而具備良好心理素質的行政管理人員,不但可以很快調整自身的情緒,還能在很短的時間內找到解決問題的方法。顯而易見,在當今這個競爭激烈的社會中,企業若擁有一些心理素質很好的行政管理人員,其行政管理的水平必然會不斷提升。

1.3 專業技能 企業行政管理工作室一個需要多種技能的工作崗位,除了勝任這個崗位的基礎技能外,還有兩項技能時行政管理人員必須具備的。其中人際交往在行政管理人員的工作中占比最大,所以也是行政管理人員必須具備的技能。除此之外,行政管理人員每天都會面臨大量工作,需要有效的管理自己的時間,并合理的安排每一件工作,確保工作在有效期內得到高質量的完成。所以,時間規劃、統籌規劃方面的能力也是必備技能。

2 辦公室管理工作的職責

2.1 溝通協調 溝通協調指的是對各種信息與資源進行梳理,使之從紊亂變得有序,從復雜變得簡單。辦公室管理中的溝通協調職能包含橫向協調與縱向協調,前者指做好和上級機關、內部的各個行政部門、教學部門、黨群部門聯系的樞紐,確保各項工作可順利開展,后者指建立上下溝通的順暢通道,使得下情上知,上令下行,讓全校上下形成協調統一的整體。

2.2 輔助決策 辦公室承擔的輔助決策職能即輔助單位及單位領導作出科學決策,也就是說要及時為領導提供有建設性、可行性的意見與建議。要想將這一職能充分落實,就需管理人員具備全面素質,且全面把握單位的科研及教學情況,才能提出正確而全面的意見與建議。

2.3 督辦督查職能 督辦督查為辦公室管理中的重要內容,直接體現著單位的管理水平。這一職能指的是確保國家與黨的各項政策、方針得到及時的落實與貫穿,確保中重要的工作部署與行政決策均得到真正落實。

2.4 窗口職能 辦公室是單位的窗口,是單位形象的直接體驗,是單位和各級行政主管、科研機構、社會企業、兄弟院校或其他溝通、聯系的窗口,同時又是對師生、領導、各部門工作人員服務的重要窗口。

3 現代企業辦公室行政工作現狀

辦公室是事務性、政務性、服務性很強的部門,包括了文秘、督查督辦、信息化、檔案管理、對外協調、綜合后勤服務以及安全保衛等工作,它的主要難點是工作涉及面太廣,瑣碎繁雜,其特點是對人員素質要求較高。在當前的新形勢新要求下,很多行政管理人員出現工作狀態欠佳、工作松散、效率低下等問題,究其根本原因,主要表現在以下四個方面：

(1)思想站位不高。部分行政管理人員思想素質欠佳,對工作不夠重視,沒有把思想提到與時代進步、企業發展同步上來,導致干工作缺乏執行力,出工不出力,不見起色,工作流于形式,凡事蜻蜓點水,安排的事做不下去就半途而廢。

(2)工作定位不清晰。部分行政管理人員把自己定位成事務性工作者,不善于積極思考,上級安排什么就做什么,在工作中遇到什么困難就去解決困難。不敢直面問題,不敢拿主意,遇事先想退路。

(3)規章制度不夠完善。規章制度是工作的標準,沒有制度的約束和指引則導致行政管理人員工作不夠規范,尤其是辦公室工作很多都涉及人與人之間的協調溝通,過多的考慮人的因素,則容易造成責任主體不明確,無心中都可能出現諸多違規現象。

4 提升行政管理人員素質的相關要求

4.1 要進一步保持思想上的高度政治性 對于辦公室人員來說,其必須積極貫徹毛澤東思想及馬克思列寧主義思想政治理論,在中國共產黨思想的積極領導下,進一步完成相關工作,保持思想政治性的高度集中,在工作中不斷加強黨性修養,緊跟黨的要求,遵循黨的規章制度,不做違背黨章、政策的事情,始終保持黨的先進性。

4.2 要具備良好的人際關系處理能力 辦公室人員在工作中必須具備良好的人際關系處理能力,在工作中與校領導要進行及時的溝通和工作內容上的協調,對校領導所下達的命令和指示,要妥善處理。高校辦公室人員要始終保持良好的溝通能力,以實現工作的及時和高效。

4.3 要具備較高的語言文字表述能力 辦公室人員要具備良好的語言文字表述能力,在語言文字的表達方面要有一定的尺度,以避免語言的使用不當,帶來不好的影響。辦公室人員要正確地運用語言文字進行工作上的交流,進一步提高信息在工作傳遞中的準確性,加強辦公室人員間的溝通與了解。

5 提升辦公室行政管理人員素質的必要性

5.1 有利于促進部門人員理解上級領導的決策,提升執行力企業內部需要管理的部門數量較多,人員素質水平存在一定的差異,要想使部門人員準確理解和把握領導下達的相關指令,從而使指令得到高效的實施和執行,需要進一步提升辦公室人員素質,培養高素質的管理人才,進一步實現部門間的協作,促進辦公室工作整體水平的提升。

5.2 有利于進一步實現高素質人員對有效資源的整合和更好地執行單位相關政策 進一步提升辦公室人員素質,能夠更好地推進現有資源的整合工作,實現資源的合理配置,做到資源不被浪費,對于上級領導決策的傳達,高素質人員能夠快速高效地完成相關任務的分配工作。提高辦公室人員素質,是其業務素質水平提升的體現,有利于推進辦公室工作的穩定發展。

6 提升辦公室行政管理人員的綜合能力策略

6.1 加強行政管理工作人員的素質教育和意識培養 提高行政管理工作人員的素質和思想意識,在很大程度上能促進他們形成愛崗敬業的工作態度,在具體工作的過程中,能夠真正站在企業的角度為企業謀福利,真正促進企業的發展。一是切實從工作需求出發,從提高行政管理人員的能力水平出發,加強專業知識、專業能力培訓,培養專業作風、專業精神,提高培訓教育的科學性、針對性、實效性；二是要注重嚴格管理和關心信任相統一,政治上激勵、工作上支持、待遇上保障、心理上關懷,增強干部的榮譽感、歸屬感、獲得感；三是要有容錯糾錯機制,寬容行政管理人員在改革創新中的失誤錯誤,對失誤錯誤進行綜合客觀地分析,對該容的大膽容錯,不該容的堅決不容。

6.2 完善行政管理工作的制度管理和績效考核評價機制 結合企業內部和外部環境變化,建立有效的績效考核評價機制以及對管理制度進行完善,是提高工作質量的保障。一是完善績效考核評價及薪酬分配體系,以績效考核為抓手,發揮績效管理的導向作用、激勵作用和監督作用,讓績效管理真正成為提高工作質量的“指揮棒”；二是以制度完善及制度執行和計劃執行為方向,按照流程科學、責任清晰、管控有力、便于操作的基本要求,做好制度的修訂完善工作,強化制度執行和計劃執行,實現目標倒逼、責任到人、閉環管控、偏差管理,做到靠制度管理、按計劃辦事。

6.3 強化行政管理工作人員的規范化工作 辦公室管理工作包含了大量的工作、大量的信息,千頭萬緒、紛繁復雜,很容易導致行政管理人員工作松散、推諉扯皮、效率低下等問題發生。一是要善于梳理,從繁雜的工作中理出主流與支流、重點與一般、判斷出輕重緩急。善于把錯綜復雜、纏頭纏腦的事情,通過“加工”分析,處理得條條是道、井井有序,只有這樣,才能在千頭萬緒的工作中牢牢掌握主動權。二是要善于規范,辦公室很多工作看似繁雜,一件事情還沒處理完,另一件就來了,讓人不勝其煩。根據筆者實際經驗看,其實很多工作都是規律性的,重復性的,所以這就要求能從復雜的工作中找出規律,形成常態化工作方式；三是要善于標準化工作,對于重復性的工作,制定標準模板,按照“打鉤銷項”的方式辦理事務。例如接待管理標準模板,一項接待任務是否需要會議、是否需要用車、是否需要投影燈以及是否需要攝像等,按序打鉤即可。

6.4 提升行政管理工作人員的科學管理手段 “工欲善其事,必先利其器”,在信息化網絡時代,要善于利用先進科學管理手段來提升行政管理工作水平。例如,筆者所在單位為了提升行政管理工作水平,提升管理人員能力,先后結合工作實際開發了“公司通勤車預訂系統”、“公務用車管理系統”、“宿舍管理系統”“六項費用管理系統”等軟件,不僅有效提升了辦公室行政管理工作水平,同時也使工作人員的管理能力在實戰中迅速提高。

6.5 保證行政管理工作程序的合理性 對于企業辦公室行政管理工作來說,其中涉及的工作項目較為復雜,稍有不慎就會導致各項行政管理在實施過程中出現問題,直接影響企業辦公室中各項行政職能作用效果,難以滿足企業綜合發展需求。為改善這一現狀,就應結合企業現有發展形式和行政管理職能作用效果規劃標準合理的工作程序,并要求相關人員遵循相關程序開展行政管理工作。同時還應保證企業辦公室各級別行政管理人員之間溝通的及時性,繼而提高行政管理工作程序合理效果。此外,還應體現行政管理工作程序內涵,逐步提升各項信息傳輸效果,確保企業各部門辦公室對于各項行政管理模式和企業法發展依據等方面有所掌握。大力提升企業辦公室行政管理水平,確保企業發展能夠能夠滿足我國現有社會發展需求。

結束語

目前,我國在發展的過程中市場競爭相對激烈,很多企業為了在激烈競爭的大環境中謀得發展的一席之地,都在不斷地改革并完善自身發展能力,以增強企業的核心競爭能力和企業管理能力。辦公室做為一個企業的“管家”,既是中樞,又是后勤,履行著“參與政務、管理事務、協調公務、搞好服務”四大職能,發揮著上傳下達、內外溝通的重要作用,具有千頭萬緒、紛繁復雜的主要特點,所以這就要求辦公室行政管理人員在工作上要善于抓住主要矛盾,在思想上要緊扣新形勢,具有敏感的政治意識和大局意識,能夠自覺同企業在思想上、行動上保持高度一致,緊緊圍繞大局開展工作。