淺談通過大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式的有效路徑

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前言

在新時期,很多企業(yè)都開始借助大數(shù)據(jù)搜集相應(yīng)的信息,對于檔案管理工作而言,也應(yīng)該利用好大數(shù)據(jù)這一手段,創(chuàng)新管理模式,讓檔案工作可以滿足新時期管理要求,對檔案背后價值進行挖掘,使檔案文化可以更好的傳播。

一、創(chuàng)新檔案管理模式的意義分析

由于檔案起到記錄歷史的重要作用,所以,檔案往往包含很多歷史內(nèi)容,其既是古代人民辛勞的結(jié)晶,也是對原始生活的一種記錄,從某些方面可以有效反映出整個人類發(fā)展過程。因此,做好檔案管理工作非常重要,通過創(chuàng)新管理模式一方面可以使更多的檔案文化全面?zhèn)鞑?讓眾多人了解背后歷史,感受傳統(tǒng)文化,另一方面能夠為文化傳承起到積極意義。從檔案特點來看,其可以儲存歷史,對眾多歷史事件進行記錄,并且其儲存量比較龐大,可以涵蓋大量內(nèi)容,如政治或者經(jīng)濟領(lǐng)域內(nèi)容。在這個過程中,既能記錄前人的經(jīng)驗,還可以對現(xiàn)代智慧進行有效記錄,從而供后人有效學(xué)習(xí),提供借鑒作用。基于此,在開展檔案管理相關(guān)工作時,應(yīng)該結(jié)合時代發(fā)展需求有效創(chuàng)新模式,利用大數(shù)據(jù)進行檔案管理,這樣整合檔案信息,使其更加完整,還能實現(xiàn)數(shù)字化,從而推動檔案事業(yè)發(fā)展[1]。另外,從檔案儲存方式來看,傳統(tǒng)檔案主要以紙質(zhì)版進行儲存,但運用大數(shù)據(jù)后有所不同,可以加速檔案實現(xiàn)電子化,檔案人員能夠建立跨平臺或者跨數(shù)據(jù)庫等一些新型方式完成檔案管理,這樣既能提供海量的檔案數(shù)據(jù)信息,還能幫助檔案人員管理,使其檢索更加便捷,推動檔案管理有效變革。

二、通過大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式的有效路徑

(一)創(chuàng)新收集模式。在大數(shù)據(jù)時代,對于檔案管理而言,最為重要的是收集數(shù)據(jù)資源,因此,必須創(chuàng)新收集模式,在對海量數(shù)據(jù)進行收集的同時,提高數(shù)據(jù)準確性。首先,檔案人員應(yīng)該關(guān)注檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),并對其有效完善,這樣即便在虛擬數(shù)據(jù)信息背景下,也可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲,從而豐富檔案數(shù)據(jù)資源。其次,企業(yè)應(yīng)該構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺,對檔案數(shù)字化給予支持,數(shù)字化檔案一方面能夠在網(wǎng)絡(luò)終端出現(xiàn),并且檔案人員不會受到環(huán)境或者時間限制,能夠根據(jù)自己需求隨時獲取相應(yīng)的檔案信息,另一方面可以實現(xiàn)信息資源方面的共享,如各檔案部門之間可以進行資源分享,這樣既避免了其他檔案部門重新收集或者儲存信息,還使檔案傳播整體效率得以提升[2]。在信息共享背景下,數(shù)字化檔案是其發(fā)展必然結(jié)果,因此,檔案部門要加以利用,優(yōu)化收集模式,這樣既使檔案價值得到發(fā)揮,還能健全檔案信息的儲存,使其合理運行。

(二)完善管理模式。在新形勢下,檔案人員應(yīng)該主動擁抱時代變化,應(yīng)用大數(shù)據(jù)帶來的優(yōu)勢,首先,檔案人員要先從思想層面開始創(chuàng)新,可以對原有管理模式進行打破,并利用新技術(shù),使檔案管理變得更加科學(xué),在完善檔案資源的基礎(chǔ)上,讓檔案有效率得到提升。其次,應(yīng)該強化檔案人員培訓(xùn)工作。如今檔案部門處在大數(shù)據(jù)主導(dǎo)下,使得檔案管理面臨較大挑戰(zhàn),因此,檔案人員要有效的提升大數(shù)據(jù)技能,通過大數(shù)據(jù)開展檔案工作,這樣既能減輕檔案管理工作強度,還能使檔案管理順利實現(xiàn)轉(zhuǎn)型[3]。最后,健全檔案體系。對于檔案管理來說,健全的檔案體系一方面可以使現(xiàn)有的工作有效性得到提升,另一方面能夠確保檔案數(shù)據(jù)安全,提高應(yīng)用價值。所以,必須健全檔案相關(guān)體系,盡可能使檔案管理機構(gòu)得到簡化,在提升專業(yè)性的基礎(chǔ)上,讓檔案管理流程更為高效。

(三)創(chuàng)新服務(wù)項目。在新時期,檔案管理的最大價值應(yīng)該是全面挖掘信息,可以對檔案管理中的相關(guān)服務(wù)內(nèi)容進行挖掘,從而實現(xiàn)創(chuàng)新。因此,檔案部門應(yīng)該有效創(chuàng)新服務(wù)項目,健全檔案數(shù)據(jù)信息方面的體系,這樣既能優(yōu)化整個知識服務(wù)框架,還能使服務(wù)方式得到改進,從而運用全新的服務(wù)體系實施檔案管理,真正發(fā)揮檔案資源價值。具體而言,其一,健全檔案管理機構(gòu),檔案人員在強化政府信息公開有效的前提下,應(yīng)該對用戶個性化方面的檔案需求進行滿足,確保檔案可以公開公正,進一步強化檔案開放體系,展現(xiàn)檔案價值。其二,應(yīng)該健全知識庫體系,并讓檔案資源可以得到開放,這樣既能滿足社會公民對檔案服務(wù)的需求,還能通過信息檢索等方式完善檔案管理,以此提高檔案資源利用率。

結(jié)語

由于檔案管理本身具有某種特殊性,所以,對檔案相關(guān)從業(yè)人員要求相對較高,這就需要檔案部門適應(yīng)時代變化,把大數(shù)據(jù)滲透到檔案管理工作中,這樣既能使檔案管理更具特色,還能使管理模式有效實現(xiàn)創(chuàng)新,從而讓檔案資源充分應(yīng)用。