淺談醫院物資采購內部控制的難點和措施分析

李云香 昆明醫科大學第二附屬醫院

一、加強物資采購的作用

加強對物資采購的管理，有利于醫院有效降低采購成本，節約采購費用，更大限度地滿足醫院對優質資源的需求，防止管理漏洞，促進醫院成本管理進入新臺階，全面提升醫院經營管理水平。

二、物資采購內部控制的難點

（一）、采購職權不明，規章制度欠缺。

沒有建立健全的物資采購管理制度和采購流程，缺乏統一的系統化、標準化的采購流程，未明確各部門的職責（如申購科室職責、各采購部門之間的職責），事情歸口不清、邊界不明，導致分工不清，相互推諉，同一事項的不同階段由不同的部門負責,導致對接度不夠。特殊事項采購制度欠缺，管控不到位，導致具體采購過程不規范，如請購無計劃，報告不全，特殊物品采購越權審批，導致采購成本上升、風險加大，甚至有科室自行采購物品等管理漏洞問題的產生。

（二）未按計劃采購，采購方式欠妥。

部分出現未嚴格按照采購計劃實施采購，臨時急需采購、超計劃或者計劃外采購無法及時控制，管理深度不夠、程度不嚴、效果不大。采購計劃變更未嚴格按照相關程序或權限進行。

采購方式的選擇對采購結果也會產生影響。各項目的具體情況不同，所實施的采購方式也應該不同，需要對各采購項目進行細化分析，既要保證采購質量、也要考慮采購成本，同時更重要的是保證采購合法合規性，防止采購舞弊行為發生。

在實施操作中有特殊產品，市場競爭有限，做不到貨比三家原則、甚至只有兩家和一家供貨商的情況下，在進行采購方式選擇時，尤其重要。在具體采購過程中，采購關系容易變成人情關系，采購過程表面合規實則走過場。采購信息的披露程度和范圍、是否進行多次公示，標底的泄露、標底是否準確，評標成員的組成、結構合理性、評分標準的合理性、招標程序簡單化這些都是內部控制監管的弱項。

（三）采購程序倒置、采購進度遲緩。

物資采購程序倒置主要出現于高值耗材的采購和特殊情況下（如手術中）急需物資的采購行為。很多時候都是不確定采購的規格型號及數量，往往都是科室先用，事后走程序、補充資料。造成采購部門無法控制，成為醫院監管的死角。

過度強調采購程序合法化的同時，很難保證采購進度的高效率。采購進度的高效直接影響正常業務工作的進行和醫療服務行為的開展，進而影響醫院的創收。一方面有可能是采購部門的協調不到位，另一方面可能是供貨商的不履職行為，這些都直接或者間接的對醫院的管理和運行產生影響。

（四）采購價格合理性難以監控

采購價格是采購過程中的重中之重，是降低采購成本的重要途徑，采購價格的控制也是防止有關人員從中徇私舞弊，保證價格合理性。

在實際工中，會出現申報科室未認真履行詢價職責，或者未嚴格進行貨比三家原則進行詢價，詢價對象和方法不可取，或者所詢價格和采購經辦部門差異過大等情況，而采購經辦部門的采購人員并非“萬事通”，也不是具體物資或者設備的實際使用者，無法對產品進行更細致的比價和品價。無法準確判斷申報科室所詢價格真實度。最終在議價階段無法全局掌控。監督部門也不可能全方位監控，也很難識別和判斷價格的合理性。

三、物資采購內部控制的措施分析

（一）建立健全采購的規范管理制度和流程，保證良好內控環境

在國家出臺的現有采購制度的基礎上，需要根據醫院自身的業務特征，制定完善的規范管理制度和采購流程，特別是建立相關高值耗材及特殊物資的管理制度，特殊緊急采購流程、報備流程、備案制度等。建立相關的報告審批制度，著重加強關鍵崗位、審批崗位、物資管理崗位的制度建設，包括任職年限、任職要求等。

（二）加強采購預算管理執行力度，落實相關獎懲機制

嚴格加強醫院采購預算管理，細化各部門的采購預算，組織專業的專家團隊統一對各個部門提出的重大預算項目進行嚴格論證和分析，對科室所申報的采購預算價進行集體認證審核。使得各部門采購預算更加合理、科學、可行。

（三）建立物資價格信息庫，深挖采購管理潛能

加強信息技術的運用，借助于新信息技術，開發或者充分利用物資管理軟件，建立醫院物資價格信息庫，通過各種方式收集各類物資的采購價，或者相關行業、同類地區供貨商已經簽訂的供貨價格記錄，按照不同類別、不同品牌、不同型號、不同功能等進行數據錄入統計，為以后的采購和預算提供參考依據，節省更多詢價工作量，不斷減少人為干預的因素，有利于更好的對采購價格進行合理監控和管理，對各部門的資產進行精準跟蹤管理，有利于醫院對相關大型設備進行績效評估和可行性分析，提升物資采購和利用全過程的精細化管理水平。

（四）加強供應商管理監督，提升采購管理質量

供應商管理是一個動態流程，主要由供應商準入、供應商評估、供應商合作、供應商退出等構成，在整個環節中，要完善供應商檔案記錄、加強對供應商準入編標準、評價體系的管理，不斷對供應商進行動態管理，對供應商的經營范圍、基本資質、經營業績、合同履約及服務質量等進行不定期核查，每年一次優勝劣汰。通過良好的“新陳代謝”使得供應商質量不斷提高，采購風險不斷降低，確保醫院降低采購成本，增強供應安全性和可靠性。還可與優秀供應商建立戰略合作關系，優勢互補、長期合作，使得采購活動越來越順暢，采購管理進一步規范化、科學化、制度化、透明化。

結語：通過以上措施，對規范物資采購的行為，防范物資采購風險，提高差錯防弊的功能，保證業務活動的有序進行，實現經營管理目標有較大益處。