企業(yè)信息化建設(shè)中的標準資源發(fā)展策略

辜璐 田笑強 馮皙璇

（北京航天情報與信息研究所，北京，100854）

文 摘：將標準資源納入企業(yè)信息化生態(tài)建設(shè)中統(tǒng)籌，分析其與各層次業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)系。通過對標準資源建設(shè)的現(xiàn)狀進行分析研究，確定以應(yīng)用為導(dǎo)向的標準資源建設(shè)方向，勾畫出相應(yīng)的企業(yè)標準資源發(fā)展策略。

標準資源是標準的集合和標準化工作的主體內(nèi)容，也是標準化信息化建設(shè)的底層資源和各種應(yīng)用的目標對象。企業(yè)標準資源建設(shè)情況直接影響到企業(yè)標準化工作效果和方向，是標準化工作的核心內(nèi)容之一。但由于傳統(tǒng)標準資源建設(shè)沒有與企業(yè)信息化建設(shè)統(tǒng)籌，所以出現(xiàn)了標準資源積累重復(fù)、標準資源得不到及時應(yīng)用、標準資源不準確和外購標準資源目標不明確等問題。為此筆者嘗試從企業(yè)信息化建設(shè)角度出發(fā)，探討標準資源的建設(shè)策略。

1 企業(yè)信息化建設(shè)與公共資源建設(shè)

1.1 企業(yè)信息系統(tǒng) “金字塔”模型

企業(yè)信息化建設(shè)體現(xiàn)為各類信息系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，不同的信息系統(tǒng)為不同層次的管理者服務(wù)[1]，在企業(yè)信息系統(tǒng)分析和設(shè)計中，通常建立“金字塔”結(jié)構(gòu)對不同層次的信息系統(tǒng)進行歸類和區(qū)分，如圖1所示。以利于企業(yè)更好規(guī)劃信息化建設(shè)，加速實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略。

圖1 企業(yè)信息系統(tǒng)金字塔結(jié)構(gòu)

●底層的業(yè)務(wù)處理層是處理組織內(nèi)部日常事務(wù)的，是企業(yè)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，主要關(guān)注基本數(shù)據(jù)的收集、驗證和高效處理，如設(shè)計制造系統(tǒng)、售后服務(wù)系統(tǒng)、OA管理系統(tǒng)等，企業(yè)中各種基層業(yè)務(wù)信息化平臺都屬于此范疇。

●中間層是戰(zhàn)術(shù)決策層，主要提供周期性和預(yù)定的報告，支撐企業(yè)管理部門完成數(shù)據(jù)總結(jié)，還要具有分析功能，幫助管理者發(fā)現(xiàn)潛在的問題和機會。如：計劃系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、質(zhì)量系統(tǒng)等，主要用于企業(yè)機關(guān)管理部門，其數(shù)據(jù)主要來源于基層業(yè)務(wù)處理層。戰(zhàn)術(shù)決策層主要依靠數(shù)學、運籌等分析方法來解決各類管理問題。

●頂層是戰(zhàn)略規(guī)劃層，能夠幫助企業(yè)進行橫向決策組織聯(lián)合，并結(jié)合結(jié)構(gòu)化的決策方式和非結(jié)構(gòu)化決策方式，如引入“人工智能+數(shù)據(jù)分析”，進行企業(yè)級決策支持。

“金字塔”模型幫助我們更好地認識企業(yè)信息化的建設(shè)層次，使企業(yè)更合理地組織信息資源，規(guī)劃信息系統(tǒng)建設(shè)，提升信息化的建設(shè)與應(yīng)用效能。從應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)角度來看，不同系統(tǒng)在不同業(yè)務(wù)層次中都產(chǎn)生或采集數(shù)據(jù)，底層和中間層的系統(tǒng)會向上傳遞數(shù)據(jù)，并接受來自上層的指令，三層系統(tǒng)構(gòu)成了一個企業(yè)完整的信息生態(tài)系統(tǒng)。如果從數(shù)據(jù)和信息資源的角度來分析，這三層系統(tǒng)建立了一個數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的通道：各層系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)會自底向上逐層采集、傳遞、匯總并利用，再根據(jù)上一層系統(tǒng)的分析決策結(jié)果，分解計劃目標、調(diào)整系統(tǒng)功能和方法、完善工作模式和數(shù)據(jù)采集方向、內(nèi)容。

1.2 企業(yè)信息生態(tài)系統(tǒng)存在的問題

由于意識和技術(shù)等限制因素，當前大多數(shù)企業(yè)信息化建設(shè)的重點集中在業(yè)務(wù)處理層。在缺乏整體規(guī)劃的情況下，數(shù)據(jù)傳輸?shù)那啦⑽唇ⅲ踔吝€出現(xiàn)了系統(tǒng)功能建設(shè)重疊、公共數(shù)據(jù)來源不統(tǒng)一、信息資源利用不充分等問題。

1.3 公共信息資源管理分析

1.3.1 信息系統(tǒng)三要素

為解決上述問題，應(yīng)明確各層次系統(tǒng)的功能、信息處理的上下級關(guān)系。如圖2所示，每個層次中的信息系統(tǒng)包含3個基本要素：信息輸入、功能運算和信息輸出。系統(tǒng)將采集到的輸入信息，依照特定功能進行組織計算，按管理要求輸出完成管理工作。其中，信息輸入包含兩部分的輸入：公共信息資源和專用信息資源。“公共信息資源”是指可以與其他信息系統(tǒng)共用的基礎(chǔ)管理信息資源，尤其是可以在不同層次的信息系統(tǒng)之間共享使用的信息資源[2]，包括人員信息、法律法規(guī)、作業(yè)文件及相關(guān)業(yè)務(wù)流程等，標準資源屬于此類。而“專用信息資源”包括各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要定向采集的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，僅限于本層次、本系統(tǒng)使用，其來源可以是人工錄入，也可以是傳感器收集。

圖2 企業(yè)信息系統(tǒng)要素分析

1.3.2 公共信息資源特征分析

公共信息資源是支撐各層級信息系統(tǒng)運行的必要支撐，具有獨立于各層信息系統(tǒng)、并被各層信息系統(tǒng)共用的特性，所以規(guī)劃好公共信息資源將有利于企業(yè)信息系統(tǒng)的高效構(gòu)建。從圖3可知，業(yè)務(wù)處理層中的各類信息系統(tǒng)，向上層提供輸出信息，同時產(chǎn)生或應(yīng)用多種公共信息資源，如OA中可產(chǎn)生規(guī)章制度、應(yīng)用人員信息等。很多企業(yè)信息化建設(shè)僅將這些資源停留在本業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，無法共享給其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，更無法向其他層次的業(yè)務(wù)系統(tǒng)共享，這種情況會對信息資源的準確性和有效性產(chǎn)生較大影響，對提升信息化建設(shè)的效能不利。因此，從資源管理和信息化建設(shè)的角度出發(fā)，應(yīng)該盡可能將這類資源從當前信息系統(tǒng)層次中分離出來，尤其是業(yè)務(wù)處理層的公共信息資源，使其能在各層次系統(tǒng)的應(yīng)用中都發(fā)揮作用，形成分布式的公共信息資源管理平臺和接口。

圖3 系統(tǒng)信息傳遞關(guān)系

公共信息資源分為兩大類：運行支撐（如人員信息、單位信息等）和知識支撐（如法律法規(guī)、制度、標準、崗位要求、業(yè)務(wù)流程、作業(yè)文件等）。標準資源應(yīng)用于企業(yè)各領(lǐng)域，用以指導(dǎo)工作、規(guī)范管理，屬于知識支撐類，知識支撐類資源需要與企業(yè)各領(lǐng)域業(yè)務(wù)深度融合，在應(yīng)用中提升知識應(yīng)用和實施的效果。

1.3.3 公共信息資源的建設(shè)方向

公共信息資源由不同的信息系統(tǒng)生成，可集中存儲在一個共享平臺中，各信息系統(tǒng)對共享資源進行提取和應(yīng)用。如OA系統(tǒng)通過工作流審批生成規(guī)章制度，將其存儲到共享資源管理平臺中，其他各系統(tǒng)能夠同步更新相關(guān)制度。標準資源也屬于共享平臺中的一類。

2 標準資源

標準化信息化工作分為兩個方向：一是標準化業(yè)務(wù)的信息化建設(shè)（以流程建設(shè)與重組為主），另一個是標準資源的信息化建設(shè)與應(yīng)用。標準資源的信息化建設(shè)與應(yīng)用是基礎(chǔ)，標準資源的應(yīng)用方式，直接影響標準化業(yè)務(wù)的信息化建設(shè)方式。因此，以應(yīng)用為導(dǎo)向，實現(xiàn)與之匹配的標準化業(yè)務(wù)管理和資源管理功能是可行的發(fā)展方向。

從公共信息資源的角度來認識標準資源，可以更好地組織和規(guī)劃標準化信息化建設(shè)。企業(yè)標準資源建設(shè)包括對國家、地方、行業(yè)等外部標準的引入和實施，也包括企業(yè)內(nèi)部標準的制修訂和實施。目前，標準資源的形式是標準資源數(shù)據(jù)庫，企業(yè)根據(jù)業(yè)務(wù)需要收集相應(yīng)領(lǐng)域的標準，轉(zhuǎn)化為PDF文件，再通過不同的業(yè)務(wù)模式為用戶賦權(quán)，完成資源管理和應(yīng)用。在企業(yè)內(nèi)部，標準資源數(shù)據(jù)庫多為獨立的信息系統(tǒng)，這符合公共信息資源建設(shè)的大方向，但沒有突出其共享、共用的特性，沒有與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，用戶需進入標準數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行資源查詢和利用。

3 標準資源管理中的不足

3.1 引入外部標準資源方向不明確

企業(yè)在引入外部標準資源時存在一定的盲目性和慣性，通常按照原有的經(jīng)驗操作，缺少對標準資源建設(shè)方向的把握，不能及時洞察企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)發(fā)展需求，在確定引入外部資源的過程中缺少科學分析，致使外部標準資源建設(shè)效果不佳。

3.2 對知識支撐類公共信息資源的特性認識不足

傳統(tǒng)的標準資源服務(wù)只是提供對標準原文的閱讀，沒有從企業(yè)信息化整體建設(shè)的角度來對待，特別是沒有充分認識到知識支撐類公共信息資源的特點，也就沒法實現(xiàn)標準資源和企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理業(yè)務(wù)深度融合的要求，簡單的閱讀顯然不能適應(yīng)深度融合的要求，也無法跟上各項業(yè)務(wù)信息化發(fā)展的節(jié)奏。

3.3 無法應(yīng)對標準資源范圍擴大的情況

標準資源正在向多維化、具像化的方向發(fā)展，突破了人們對傳統(tǒng)標準資源的認知，一些以標準內(nèi)容為基礎(chǔ)的規(guī)則數(shù)據(jù)庫、模板數(shù)據(jù)庫、參數(shù)數(shù)據(jù)庫、模型數(shù)據(jù)庫正在成為標準化新的應(yīng)用形式，這也是知識化后的標準資源所展現(xiàn)出來的形式，是傳統(tǒng)管理模式中的空白。而現(xiàn)有管理理念、技術(shù)平臺都存在不足。

3.4 標準執(zhí)行情況不可知、不可控

傳統(tǒng)標準資源的使用方式是瀏覽PDF或紙質(zhì)文件，由于PDF文件非結(jié)構(gòu)化的特性，使得標準引用、查找的效率低下，也使得標準的作用大打折扣。標準資源的管理者不關(guān)心也沒辦法確保標準在實際工作中的執(zhí)行，但這恰恰是標準化工作最為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)。

3.5 缺乏與其他資源聯(lián)合提供服務(wù)的能力

實際工作中，標準還需要和其他信息資源一起配合為用戶提供全面的知識服務(wù)，但由于標準資源數(shù)據(jù)庫與其他各類資源數(shù)據(jù)庫都是獨立系統(tǒng)，因此用戶在獲取這些資源時需要被迫進行很多繁瑣的操作，降低了資源利用的效率。

4 標準資源發(fā)展策略

4.1 明確以應(yīng)用為導(dǎo)向的標準資源建設(shè)方向

將資源建設(shè)的目標與應(yīng)用標準掛鉤，根據(jù)標準在企業(yè)中應(yīng)用的程度進行評判，再根據(jù)不同的應(yīng)用目標和應(yīng)用方式確定不同類別資源的建設(shè)和管理方式，從而形成整體的標準資源建設(shè)策略，如圖4所示。

4.1.1 企業(yè)外部標準及相關(guān)資源

企業(yè)可以對外部標準直接應(yīng)用情況、引用情況、查詢情況進行綜合統(tǒng)計，并確定數(shù)據(jù)分析方法，對不同標準的應(yīng)用密級程度、重要程度進行量化等級劃分，積累歷史數(shù)據(jù)。通過分析結(jié)果找到企業(yè)引進的外部資源的主要方向，為企業(yè)標準制修訂提供依據(jù)和支撐，對比企業(yè)發(fā)展目標，從標準角度進行評判。對重要等級高的標準相關(guān)資源進行結(jié)構(gòu)化工作，以便于準確高效地應(yīng)用外部資源。

除標準以外，企業(yè)外部的政策、法規(guī)也直接關(guān)系著企業(yè)標準化的發(fā)展方向。因此有必要將相關(guān)的行業(yè)政策、法規(guī)等信息納入標準的趨勢分析中，通過定期有組織地綜合分析，幫助企業(yè)確定外部發(fā)展環(huán)境，發(fā)現(xiàn)變化因素，協(xié)助企業(yè)標準化部門決定標準資源引進和發(fā)展的方向。這就要求企業(yè)集中管理的公共信息資源必須覆蓋標準以外的多種領(lǐng)域，加強外部信息綜合分析能力。

4.1.2 企業(yè)標準資源建設(shè)

企業(yè)標準資源建設(shè)包括兩個重點：①確保制修訂的方向是正確的，制修訂標準的必要性必須得到確認，建立標準應(yīng)用和趨勢分析的模型，為制修訂標準提供量化參考；②標準的實施必須融入業(yè)務(wù)過程中去，為此就必須豐富標準的資源形式，延伸標準制修訂的流程。如對可以轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)庫的規(guī)則類、模型類、科研資源類（元器件、外協(xié)單位）標準，在標準制修訂文字工作完成后，必須以數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)上線、支撐業(yè)務(wù)系統(tǒng)運行作為標準項目制修訂的終點；對于流程類標準，也必須在文字工作完成后將標準中的流程結(jié)構(gòu)化，建立流程數(shù)據(jù)庫，并與結(jié)構(gòu)化標準建立關(guān)聯(lián)，確保流程和標準一致，擴展標準資源平臺，并與規(guī)章制度等基礎(chǔ)資源聯(lián)動。

4.2 建設(shè)多類型數(shù)據(jù)資源管理底層平臺

標準資源是公共信息資源中的一種，通過上述研究分析可以發(fā)現(xiàn)，標準資源建設(shè)與企業(yè)中的其他公共資源（如規(guī)章制度、政策法規(guī)、風險管理資源等）建設(shè)是緊密相關(guān)的。對照公共信息資源的建設(shè)方向，未來標準資源管理平臺應(yīng)當是一個在企業(yè)內(nèi)部面向多層次信息系統(tǒng)開放的大數(shù)據(jù)平臺，底層能夠兼容結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化多種類型數(shù)據(jù)格式，聯(lián)合不同的知識資源進行分析，保證標準資源建設(shè)更加科學合理的同時，也滿足其他專業(yè)發(fā)展需要，面向各層次信息系統(tǒng)提供標準知識支撐，形成新型標準資源體系的技術(shù)基礎(chǔ)。

4.3 找準關(guān)鍵突破方向

4.3.1 標準原文結(jié)構(gòu)化管理

根據(jù)標準分類研究情況，探索標準原文的結(jié)構(gòu)化方式，將重要標準原文制作成可分割、有語義的結(jié)構(gòu)化內(nèi)容群組，為快速檢索和指向性應(yīng)用打下數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)，也為可回溯性的管理要求提供了技術(shù)上的可能。

4.3.2 以企業(yè)產(chǎn)品全生命周期為牽引梳理標準資源

企業(yè)圍繞產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)、試驗、管理、保障的全過程/全生命周期，分析各階段的應(yīng)用系統(tǒng)在不同層次可共用的規(guī)則庫、模板庫、參數(shù)庫等，對不同類型的數(shù)據(jù)庫進行分類識別，以規(guī)范資源應(yīng)用（執(zhí)行標準）為建設(shè)導(dǎo)向，確定各類數(shù)據(jù)庫資源在產(chǎn)品標準體系中的位置，試點開展并推廣標準資源庫的建設(shè)管理方式。

圖4 企業(yè)標準資源建設(shè)策略

4.3.3 完善標準資源建設(shè)管理機制

a）建立資源應(yīng)用回溯管理機制。建立標準執(zhí)行情況溯源管理機制，促進企業(yè)各部門對資源的應(yīng)用實施，在產(chǎn)品各階段評審驗收中提供量化標準應(yīng)用情況，作為產(chǎn)品質(zhì)量與可靠性的重要指標依據(jù)，如產(chǎn)品在研制過程中各類人員引用標準數(shù)據(jù)資源的情況統(tǒng)計。由于大量標準資源已經(jīng)被結(jié)構(gòu)化，大量資源數(shù)據(jù)庫和標準文本產(chǎn)生了聯(lián)動關(guān)系，因此這種按階段的統(tǒng)計回溯的管理方式確保了各部門制定標準的嚴肅性，促進了標準執(zhí)行的積極性，帶動日常工作的合規(guī)性和產(chǎn)品質(zhì)量的提升，真正發(fā)揮標準化的作用。

b）建立標準資源與業(yè)務(wù)應(yīng)用的聯(lián)動機制。標準化部門與其他部門建立管理聯(lián)動，在技術(shù)上保證對不符合標準規(guī)定的業(yè)務(wù)變更和應(yīng)用，能夠及時報警至標準化管理部門，幫助標準化部門在檢查指導(dǎo)工作中有的放矢；另一方面，及時捕捉標準資源應(yīng)用端的改進需求，建立制修訂標準的用戶發(fā)起新方式，使標準制修訂工作更及時、更有針對性。