電力設計行業工程檔案保密工作的重要性

范秀紅

摘 要：檔案信息一般記錄著一個行業的商業機密，企業對于檔案信息的管理工作一定要加大重視力度，建設完整的保障系統保障機密文件的信息安全，對于電力行業來說，文件的信息對于電力系統的正常運行有著深遠的意義。本文對電力行業工程檔案的保密工作進行討論，分析了檔案保密工作的重要性，并且對檔案保密工作提出建議。

關鍵詞：電力行業；文件保密；工程檔案

我國是社會主義國家，檔案的信息是黨和國家的寶貴財富，是一個行業中的無形資產和一個產業經過很多年發展取得的寶貴經驗。所以國家和企業內部要重視檔案的保管和保密工作，從而保證行業中的重要機密不會泄露。在實際保密工作中，必須要求建立完善的規章制度、加大對行業內部人員的管理、建設檔案信息化管理，從而讓工程檔案的保密工作能夠更加規范和標準化。

1 工程檔案對電力設計行業的重大意義

1）符合行業的發展需求。在我國很多電力設計行業的發展目標都是建立起電力工程建設承包和電力系統勘測建設工程為核心的現代化國際化公司。所以工程檔案對于一個企業來說，是企業內部的重要資源也是建設工程時的參考書，是自己優于其他電力設計公司的資本。工程檔案能夠保證電力工程建設的順利高質量進行，同時工程檔案也能保障企業的自身合法權益免受侵害，它是整個電力設計企業檔案的重要組成部分，對整個電力設計企業的發展有著增益作用。

2）項目完成的必備材料。對于一個項目來說，對項目進行建設流程的完整記錄能夠大大的提高整體工作效率，而且項目其他方面的文件都對項目的管理起到十分重大的作用，文件材料的完整度對工程建設的進度有一定的影響。在工程設計文件中，通常對一些材料用量，對設計細節進行記錄，并且對于項目所出現的問題和存在的安全隱患能夠做出明確的記錄，在日后的維修檢查時，能通過數據的對比，很快找出項目的問題所在，大大減少了在檢修方面所花費的時間和人力物力資源。我國一直對工程檔案的保密工作持重視態度，要求相關企業不但要建立完善的文檔保密體系，對工程文件進行妥善保管，而且也要求企業根據國家法律規定，向國家上交工程檔案的復印件并由國家專門的文件管理保密機構進行管理。

2 現階段電力設計檔案保密工作遇到的問題

1）檔案保密設備老化。由于企業為了得到企業更好地發展，一般將更多的資金投入到企業的建設中，而忽視了對企業檔案保密設備或者場地的維修后建設。而且一些企業不重視對檔案的保密工作，沒有對檔案進行分類加密處理。現階段我國很多的電力設計企業的保密設備存在設備老化現象，企業存儲檔案的庫房存在設備老舊、防盜裝置失靈或者老化的現象，不能發揮其保護文件和防止文件被盜的作用。這樣就讓一些不法分子有可乘之機，讓一些機密文件和一些具有很高價值的文件落入他人手中。

2）企業的保障制度不能很好的落實。我國雖然很多企業已經建立了很多完整科學的檔案保障體系，但是中國人比較重視情面，導致了人情大于制度的情況發生。很多人通過一些手段便取得了企業內部人員的同意，進入檔案管理室對檔案進行竊取，極大的損害了企業檔案保密工作。所以企業要從每一個員工抓起，按照法律建立獎懲制度，防止企業保密文件失竊的事情發生。

3）對檔案的管理沒有秩序。一個企業對于檔案的管理如果沒有秩序，那么就會讓檔案的保密工作受到制約。我國的電力設計工程行業對于檔案的管理工作有著幾十年的管理經驗。但是就我國現在電力設計企業來說，企業對工程檔案的歸納整理經驗還是不足，長時間對文件不進行整理歸納工作，就會讓文檔雜亂無章，在下次使用的時候，就需要耗費大量的人力去尋找檔案。而且檔案猶豫過長時間的未整理，導致檔案的大量積壓，就會導致檔案混亂或者檔案缺少的情況發生。不能讓企業的檔案保密工作具有規范性、完整性、系統性和完整性。

4）缺少相關保密管理人才。由于現在國家知識教育的普及，人們更愿意選擇對高新技術的學習，以方便在日后的工作中能夠更好地運用。現階段的檔案管理人員素質質量普遍不高，并且也沒有合理的管理關系對檔案管理人員進行管理，這樣一來就使得很多檔案管理人員玩忽職守，不能盡自己應盡的義務。現在好多檔案管理人員對外來人員沒有足夠的防備，查閱人不需要持有相關證明就能進入檔案室進行檔案的查閱，這樣子就在無形中泄露了企業的信息，將文檔信息流露出去。

3 提高電力企業檔案保密的舉措

1）要讓企業工作人員認識到保密工作重要性。檔案管理工作中，最為重要的步驟就是對文件的保密工作。對文檔的保密工作是檢驗一個文檔管理員好壞的硬性標準。檔案對于企業的發展來說具有著重大的作用，檔案記錄的內容能夠對企業未來的發展起到借鑒作用。當一個企業做好檔案的保密工作可以確保完整的對企業歷史進行記述，企業也能夠在未來某些糾紛中以此作為憑證。

2）要妥善管理好檔案庫房。庫房是檔案的集中場所，對庫房安全的保障就是對企業文件的保障。按照國家的法律規定，企業的檔案庫房選址不宜選用企業內部的辦公樓內，應該另行選址單獨興建。對于檔案庫房的外圍保護工作要做到位，對于門窗等設施要專門的進行加固。并且對門的選用要具有一定的安全防盜性能。同時也要在檔案庫房的外圍加設防盜器具。且也應該在庫房內部安裝監控攝像頭，防止檔案失竊時，可以通過視頻資料進行找回。企業需要雇傭專門的人員對倉庫進行看管。而且檔案庫房也要做好防火系統，防止因為疏忽或者電路的老化，將所有檔案燃燒殆盡。而且也要對檔案倉庫進行防蟲措施，定期對廠房進行滅蟲滅鼠，防止這些生物對紙質檔案造成損害。

3）企業要建立好檔案管理制度。電力設計企業應該建立一套完整科學的管理制度，通過管理制度可以很大程度的制約企業內部人員的行為，提高1檔案管理人員的職業道德與責任意識。并且在制度上也應該明確的規定，要求檔案管理人員要對檔案及時編號分類，要建立立卷歸檔程序，對于歸檔的過程中要嚴加監督，防止在檔案在歸檔的過程中被掉包或者被拷貝下來的情況發生。對于審核不過關的文檔要進行退回重做，嚴加管理。

4）要加強各個部門之間的聯系。檔案管理人員應當多與企業管理人員和項目建設人員進行溝通，這樣一來就能更好地對檔案的管理要求和檔案機密等級做出分類。企業檔案管理人員也要多向國家檔案管理部門進行溝通，學習檔案管理方面的知識和技巧。檔案管理者要爭取企業管理者對自己的管理工作進行指導，以便更好地進行檔案的驗收和移交，這樣一來檔案管理者就能在檔案的收集和管理過程中少走彎路，有效地提高工作效率。

5）企業要加強管理人員的素質。企業要對檔案管理人員進行監督指導，并定時對檔案管理者進行知識培訓，教給他們如何能夠更高效更安全的管理檔案。在電力設計企業中，工程檔案保密工作人員與檔案的安全有著直接的聯系。企業在聘用檔案管理人員時，要盡可能聘請較高責任意識以及工作能力的人進行管理，而且企業管理者也要培養檔案管理人員獨立處事的能力。對于企業來說，也要定期開展講座或者組織政治學習，從而提高工作人員的工作覺悟，提高檔案管理者的思想素質和業務素質。

4 結束語

企業的檔案保密工作對于企業來說有很重大的意義，企業要注重對檔案的保密和管理。企業要建立完善的管理制度，完善檔案庫房的建設，加強檔案管理人員的職業素養，從而保證電力設計企業的工程檔案保密工作順利進行。

參考文獻

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