小議機關事業養老保險業務檔案信息化管理

張海濤

摘 要：機關事業單位是社會服務組織，是國家專門設立的帶有公益性質的行政機構。機關事業養老保險業務在辦理中，電子表格、文字材料、聲像記錄等資料的出現，是有它特殊的保存價值和利用價值存在的。在信息化管理理念的支持下，機關事業單位必須構建信息化管理模式，對養老保險業務檔案整理工作進行模式的創新，步驟的簡化以及相關內容的補充，妥善處理檔案分類問題、材料收集問題、人員操作不規范等問題。本文對此做出了深入探究與思考。

關鍵詞：機關事業單位；養老保險業務；檔案管理；信息化；研究

這個時代在進步，使人們的生活質量與生活水平都得到了很大程度的提升。養老保險制度已經全面覆蓋，機關事業單位經辦養老保險業務時，必須針對不同載體的檔案資料進行規范化管理，學會統籌兼顧，構建信息化管理模式的同時深入了解民生需求，再從不同角度、新的層面出發，以加快管理目標的實現為中心，以保險業務水平的提升為目的，努力升級工作，真正體現出信息化管理促進機關事業養老保險業務檔案管理工作質量迅速提高的實際作用。

1 機關事業養老保險業務檔案信息化管理的重要性

機關事業養老保險業務檔案管理工作努力實現信息化的發展目標，對于整個社會的和諧進步而言會產生積極的影響。我們應該意識到，養老保險業務檔案以數字化的形式存在，社會服務的實效性與廣泛性都會有明顯的提升，在信息高速處理、儲存空間優化、檔案調取便捷上突顯出的各種優勢，是傳統養老保險業務檔案管理模式難以完成的[1]。機關事業單位全面向著信息化方向邁進，不僅使檔案管理工作中產生的資料整理問題得到很好的解決，還讓檔案信息收集、業務管理效果不斷被優化，達到了一舉多得的目的，真正意義上實現智能化、網絡化、自動化建設的可持續發展就更令人期待了。總的來看，機關事業養老保險業務檔案信息化管理的重要性主要體現在以下幾個方面：首先，方便了信息檢索、檔案使用。養老保險業務檔案使用者直接輸入關鍵詞，計算機就能呈現相關資料，信息檢索優勢突出，這樣一來，業務辦理效率也就更快了。雖然信息檢索效率高，檔案使用很便捷，但是，整個檔案管理的過程都實行了加密處理，避免安全問題的發生，實際效用非常大。其次，信息資源有了科學化管理的保障。養老保險業務檔案管理工作朝著新的方向在發展，信息收集方式更多樣，管理服務水平也更高，它徹底代替了傳統的管理職能，一方面體現出社會的進步，另一方面減少了人力、物力和財力上的資金投入[2]。再次，支持保險決策，運行中實現信息化建設。相關工作人員利用綜合分析能力，不斷加強業務檔案管理的可靠性，保證保險決策與信息協調統一，始終維持良好的運行狀態，充分滿足參保人員的不同需求。最后，提供智能化服務，縮短檔案整理時間。管理人員參與培訓活動，加強學習中產生了信息化管理的意識，付出更多努力后，讓復雜工作變得簡單，繁瑣流程隨之簡化，借助快速檢索功能和信息共享功能，養老保險業務檔案管理的時效性更高，數據庫建設目標實現起來極為便利。

2 機關事業養老保險業務檔案信息化管理的幾點建議

2.1 組織部門工作，核實管理內容

機關事業單位應對養老保險業務檔案管理工作的開展給予更多關注，通過宣傳教育，逐漸增強工作人員的信息化服務意識，或在知識競賽、有獎問答、學習測驗等形式多樣的部門活動中，有效滲透業務檔案管理模式優化的重要性。不定期展開養老保險業務經辦情況的重點調查，必須落實檔案資料收集、整理、歸檔、統計等工作內容的一一核實。因為實施信息化管理是非常必要的，所以，初步完成了業務檔案管理信息化建設后，還要加大資金投入力度，從客觀實際上進行業務辦理、業務管理、檔案管理信息化發展情況的審查，確保硬件與軟件同步建設，給后續工作的有序推進奠定下堅實的基礎。

2.2 基礎設施建設，優化管理效果

機關事業養老保險業務檔案管理中包括對檔案信息的網絡化收集，管理模式的信息化建設，數字化設備的持續引進。這一系列工作的具體落實，需要計算機、服務器、數據庫、操作系統等設備設施作為支持[3]。要知道，基礎設施越完善，信息化建設的效率就越高，業務查詢、業務辦理、資源共享均有先進條件提供有力保障，養老保險業務檔案信息化管理體現出最高的存在價值，機關事業單位也將樹立了良好的公益形象。

2.3 資源整理收集，手段配合應用

檔案管理工作內容較多，流程非常復雜，利用信息化手段整理重要的檔案信息資源，可以減輕管理人員的工作負擔，盡量擴大業務的承辦范圍[4]。信息化管理模式建設的形式比較簡單，它與“同步收集”原則和“同步整理”原則結合在一起，全面貫徹實施以后，就是機關事業養老保險業務檔案現代化管理的最好結果。

2.4 執行管理標準，達到一種雙贏

要想保證檔案信息化管理有序的、健康的發展起來，主管部門就要進行信息資源的高效整理，并在檔案存儲、信息查詢、數據交換、網絡化傳輸等方面多下功夫，真正融合信息化理念，嚴格的執行相關標準，讓業務活動開展中存在的一些問題統統得到很好的解決，達到雙贏目的，還將規范管理的重要作用淋漓盡致的發揮出來。

2.5 集中技術力量，人員有效管理

從技術層面上分析，機關事業養老保險業務檔案資源的收集、檔案信息的整理都需要網絡技術作為保障，結合實際情況加強技能培訓，從業人員的綜合素質越來越強，那么，他們參與管理模式信息化建設的時候就可以起到一定的促進作用，再結合技術力量，因地制宜的落實軟件更新，業務開發，有序管理的步伐明顯加快，信息化管理目標的實現指日可待。

2.6 人才隊伍建設，提升業務水平

有了高素質、專業型人才作為保障，養老保險業務檔案管理工作的開展會十分的順利。正所謂“人才興則檔案興”，也就是說，人才隊伍的建設才是檔案信息化管理的必要前提，相關人員掌握了新技術，應用了新設備，學習了新方法，在信息化管理上也產生了不同的認識，他們努力付出，在短時間內提升業務水平，發揮主導作用，這對于機關事業內部建設、可持續發展進程的加快來說是大有助益

的[5]。數字化技術、網絡化技術、現代化管理技術應被納入檔案信息化管理工作的培訓體系中，各部門領導重視基層業務人員職業素養的提高，專業能力的培養，相信，在不久的將來，養老保險業務檔案管理就會有全新的局面出現，隔絕一切制約因素，使安全防護服務又好、又快的推進下去。

3 結束語

總而言之，機關事業養老保險業務檔案管理工作的開展，信息化管理理念的滲透以及管理模式的重構，只有引起了更多人的關注，才能發揮實際效用，充分保證群眾利益不受絲毫損害。不論是參保單位還是參保人員，他們辦理業務、提供服務、享受待遇的同時，也將意識到檔案信息化管理是促進社會主義現代化建設的強大助力，如此一來，重要條件已經具備，在具體實踐中積累經驗教訓，創新技術手段，相關管理計劃的實施變得越來越高效，公益性質有所回歸，改革方向也十分明顯。

參考文獻

[1]武曉強.信息化背景下行政事業單位檔案管理工作的創新研究[J].蘭臺內外，2017，21（14）：64-65.

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[3]張曉蓉.對事業單位檔案管理信息化建設的思考[J].辦公室業務，2018，19（03）：232-233.

[4]劉德松.大數據時代檔案信息化管理工作的思考[J].管理觀察，2018，15（12）：79-80.

[5]吳石.試析新形勢下做好社會養老保險業務檔案管理工作的對策[J].勞動保障世界，2018，22（07）：313-314.