事業單位檔案管理存在的問題及對策研究

賈笳

摘 要：隨著經濟的不斷發展，事業單位的數量和規模也不斷擴大，事業單位的管理工作受到越來越多部門的重視。在管理事業單位的過程中，有很重要的一項管理環節是檔案管理，這關系著企業能否系統地掌握工作人員和部門發展的相關信息，這對于事業單位的發展具有很重要的作用。但是目前事業單位中的管理工作還存在很多缺點，由于受到周圍環境和單位實際情況的影響，檔案管理的質量和效率還有待提高。事業單位要積極探索有效的改進措施，解決當前檔案管理中存在的問題，充分利用好檔案中的信息，從而借以完善單位的決策，促進事業單位更加穩定地發展。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；管理問題；規范化

隨著互聯網信息技術的發展，其在人民生活和工作中越來越普及。目前很多事業單位都開始在檔案管理工作中融入互聯網技術，推動檔案管理方式由傳統化走向信息化，使檔案管理工作效率得到了有效地提高。但是在應用信息技術管理檔案時，當前的很多事業單位還存在著一些問題，包括對檔案管理的觀念意識、管理檔案的方式以及管理人員的綜合素質，都需要進一步探究改進。要深入分析當前檔案管理工作存在的問題，并找出有效的應對措施

1 事業單位檔案管理現狀

1.1 檔案管理人員缺乏專業知識

在進行檔案管理工作時，很多事業單位的相關管理人員沒有完善的專業知識，檔案管理的工作效率和質量就很低。雖然相比于其他的工作來說，檔案管理工作不是很復雜，沒有較高的技術要求，但還是需要工作人員一定的專業知識和管理辦法。要想做好檔案的管理工作，不僅要提升工作人員的專業技能，還要培養工作人員的責任意識和職業道德感，提升工作人員對于檔案管理工作的重視程度。目前在很多事業單位的檔案管理工作中，工作人員沒有足夠的專業能力，綜合素質較低，不能很好的與時俱進。隨著時代的變遷和科學技術的發展，檔案管理工作也要不斷改革，將互聯網信息技術融入其中，使工作更加方便快捷，減少工作人員的工作量。但由于很多事業單位的檔案管理人員沒有這種信息化意識，就無法很好地適應當下對于檔案管理的新要求，比如收集整理檔案材料的速度、裝訂歸檔的業務流程模式創新等。如果檔案管理人員沒有較高的責任意識，就很難做到主動思考創新檔案管理工作的新模式和方法，甚至會不負責任地敷衍了事，導致整個管理工作的效果很差。

1.2 檔案管理硬件條件差

隨著信息技術的發展和互聯網的普及，檔案管理工作的信息化趨勢越來越明顯。現在有一部分企業還沒有意識到信息化的重要性，還在使用傳統的檔案管理方式，這就導致整個企業的管理系統效率低下，準確性也有待提高。而另外很大一部分企業已經意識到了信息化檔案管理方式的重要程度，在進行檔案管理時已經開始使用信息技術進行管理工作和數據分析，但由于沒有較成熟的技術和完善的設備支撐，很多事業單位的信息化程度還僅限于利用數據庫進行簡單記錄，沒有使用先進技術深入分析這些數據，不能更有效地利用檔案資料中的信息，這很不利于檔案管理的優化改進和事業單位的穩定發展。

2 事業單位檔案管理存在問題的對策分析

2.1 加強檔案管理工作人員的培訓

在進行檔案管理工作時，檔案管理人員的綜合素質是影響管理工作效率和質量的很重要的因素。準確來說，管理人員的綜合素質主要包括工作人員的信息化意識、專業技能、專業水平、責任意識等。專業知識和技能能夠支撐工作人員更有效地完成檔案管理工作，減少錯誤的發生，確保工作的準確性和有效性。信息化意識能夠加強管理人員對新時代下互聯網技術的重視和應用，從而積極學習先進的科學技術和網絡知識，靈活地運用到實際工作中。責任意識能夠強化工作人員對于檔案管理工作的重視程度，使其意識到自己工作的重要性，從而更加認真負責地進行管理。綜上，檔案管理人員的綜合素質嚴重影響著管理工作的效率和質量，事業單位要想加強檔案管理工作，就要重視對于管理人員的綜合素養的培養和提升，具體可以通過以下幾點出發：一是和檔案管理人員建立更加密切的溝通聯系，通過事業單位和檔案管理人員的共同努力和相互配合，做好新時代背景下的檔案管理工作。二是可以組織一些相關理論知識的培訓大會，邀請一些檔案管理方面的專家進行講解，結合當下的科學技術提出創新模式和優化方法，向檔案管理人員傳授有效的理論觀點，提升內部人員的綜合素質。三是可以開展一些思想教育活動，包括一些相關主題的講座和分享交流會，培養管理人員的正確工作意識，更加認真負責地對待自己的職務。另外，還要提高管理人員的自學能力和意識，對于互聯網技術要積極學習和研究，掌握更多的信息化技術。知識的學習應該包括計算機基礎操作、統計學、心理學等，在更寬的領域學習，掌握更全面的內容，這有助于檔案管理工作的開展。

2.2 加強基礎建設和硬件建設

目前很多事業單位的檔案管理工作缺乏一定的效率和速度，主要是因為利用傳統的檔案管理方法需要消耗大量的人力物力，管理的效率很低。隨著時代的發展和互聯網技術的普及，很多事業單位都開始采用互聯網技術進行系統管理。通過利用計算機技術，檔案管理工作的整體效率就會大幅提升。除此之外，工作人員還要完善建立檔案管理信息系統，更加規范系統地對檔案進行信息錄入和歸檔分類等，這時也需要結合自身事業單位的實際情況建立一定的分類標準，從而統一整個系統的操作流程。通過信息化系統管理，可以顯著提升整個檔案管理工作的效率和質量。因此，事業單位要重視對檔案管理的信息化進程，在設備投入方面要加大資金支持力度，安排專業人員采購足夠數量、性能良好的計算機設備，為信息化管理提供技術保障。對于這些先進的機械設備，在使用時要注重使用的行為規范，這就要求組織管理人員參加一些技術培訓，更加了解其中的操作步驟，提升工作人員的技術水平。另外，還要安排一些工作人員定期對這些設備進行維修保養，保證設備能夠正常運行。管理人員要掌握一定的計算機檔案管理技能，這樣才能真正實現檔案的信息化管理，推進事業單位的信息化進程。

2.3 重視事業單位檔案管理工作

除了工作人員的綜合素質和計算機檔案管理設備的支持，事業單位對于檔案管理工作的重視程度也嚴重影響著檔案管理工作的開展。首先是事業單位的領導人員，要做好表率作用，提高對于檔案管理工作的重視程度，建立完善的管理系統和監督機制，對于出現的問題要認真對待和處理。當檔案管理工作出現質量問題和效率問題時，領導要及時提出這些問題現象，并提出有效的改進措施，從而帶領整個事業單位做好檔案管理的工作。然后是要想辦法培養管理人員的重視程度和信息化意識，這需要事業單位根據自身的實際情況制定一套有效的考核模式，同時加大對這些工作的監督力度，從而保證每位工作人員能夠積極地投入到管理工作的模式改革和創新中去。當工作人員意識到檔案管理的重要性時，也就會更加規范科學地展開工作，提高工作效率和管理的質量。

3 結束語

在事業單位的發展道路上，檔案管理工作時很重要的一部分。隨著時代的發展，事業單位中的檔案管理工作也要進行一定的改革和優化。目前很多事業單位在檔案管理中還存在著一些問題，這需要事業單位加大對管理人員的監管和考核，組織工作人員參加一些關于信息技術的講座，培養其信息化意識和責任意識，從而提高檔案管理工作的效率和質量，促進事業單位更加穩定地發展。

參考文獻

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