新形勢下事業單位人事檔案管理淺析

彭蓮花

摘 要：本文對新形勢下事業單位人事檔案管理的現狀進行了簡要的分析，并在此基礎上，就當前事業單位人事檔案管理面臨的機遇與挑戰進行了探討。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理；機遇與挑戰

隨著計算機技術、網絡技術及現代通訊技術的飛速發展，人類已正式進入了信息化時代。信息化時代以信息技術為基礎，重點是知識的創造與開發，知識、信息價值的發掘成為各行各業持續發展的原動力，信息化成為時代發展的大趨勢。在此形勢下，檔案事業的發展在信息時代出現許多的新問題、新情況，本文基于事業單位人事檔案管理現狀分析，就其在新形勢下面臨的機遇與挑戰進行一些探討。

1 新形勢下事業單位人事檔案管理現狀分析

1.1 事業單位人事檔案管理方式

目前來說，事業單位的人事檔案管理，還是以人工管理為主。雖然很多單位配備了計算機等硬件設備，但在日常管理中，真正投入運用到檔案工作中的較少，一些單位雖然也采用了計算機作為檔案管理的輔助，但檔案管理的軟件還未完善，檔案信息的內容也不完整。根據相關統計研究資料，在目前事業單位的人事檔案管理中，人工管理為主，計算機管理為輔的管理方式占到了96.7%，只依靠人工管理的已經較少，只占3.3%，表明當前事業單位的人事管理已經為實現信息化管理提供了最基本的硬件，人事檔案管理信息化已經具備了一定的基礎，但以計算機管理為主、人工管理為輔或是實現完全的計算機管理的單位基本沒有，表明事業單位人事檔案管理信息化程度較低，發展較慢。

1.2 事業單位人事檔案的利用情況

以目前事業單位人事檔案的利用來說，存在著利用率不高、利用面狹窄等問題。由于當前事業單位人事檔案管理的方式基本還都是面向管理，而不是面向服務，這在很大程度上使人事檔案的利用主體受到了限制。根據相關調查統計，當前事業單位人事檔案查閱最多的主體是單位的職能部門，基本占到總查閱量的75%以上，社會機構查閱量占比僅為4%左右。事業單位人事檔案大部分的查閱是在職稱評定、工資調整及福利分配等方面，在干部任免時所需要的材料也基本是通過調取單位人事檔案資料來獲取，且一般都通過檔案管理人員來查閱原始資料。在查閱方式上，傳統的電話查詢及直接到人事檔案管理部門進行查詢是主要查閱方式，現代化的網絡查詢方式還基本未能實現，一些單位雖然建立了人事檔案數據庫，但數據庫內容并不全面，再加上由于硬件設施投入不足，軟件開發不完善及互聯網利用程度低等原因，基本還未實現檔案利用的信息化。

1.3 事業單位人事檔案計算機的利用情況

計算機作為信息化時代各行各業開展工作的輔助工具，得到了大范圍的應用。在事業單位的人事檔案管理中，計算機基本得到全面的配置，但就其利用情況而言，由到受到人事檔案管理人員年齡、操作水平及操作習慣等方面的影響，利用情況并不理想。根據相關的調查統計，在事業單位用于人事檔案管理的計算機中，有近10%處于閑置狀態，有62%的計算機是用于日常的工作文檔的處理，另有28%的計算機用于保存保密文件。很多單位的人事檔案管理人員年齡較大，計算機操作水平不高，這使得計算機的利用受到一定程度的影響。可見，在事業單位的人事檔案管理中，僅僅是配置完善的硬件并不能實現檔案管理的信息化，人員素質與能力的培訓提升也是重要的環節。此外，一些單位的人事檔案管理部門雖然建立了自己的網站，但多數沒有提供網絡檢索功能，用戶在網站上大多難以獲取所需的信息。

2 新形勢下事業單位人事檔案管理面臨的機遇

在信息時代，電子計算機技術、網絡技術為事業單位的人事檔案管理帶來了新的機遇。首先來說，現代信息技術為事業單位人事檔案管理的自動化、智能化、實時化及網絡化提供了支撐，檔案數據資料的數字化，將在很大程度上改變傳統的檔案管理模式。通過人事檔案數據庫并共享平臺的建立，人事檔案資料可以通過網絡方便快捷的查閱獲取，極大的提高事業單位人事檔案的管理效率，檔案資料的安全性也得到有效的保障。其次，在新形勢下，檔案管理信息化的要求對檔案管理者的水平及業務能力提出了更高的要求，檔案管理人員除應掌握必要的檔案專業技能外，還應不斷提高計算機應用水平及相關的管理知識，只有如此，才能在新形勢下適應時代發展對檔案管理的要求。第三，人事檔案紙質載體是最原始的證據材料，保障其安全、完整是檔案管理工作的重要內容。實行人事檔案資料的數字化，檔案管理的信息化，可以極大的減少原始檔案資料的查閱量，進而降低人事檔案原件的損壞率，既有效地延長人事檔案材料的壽命，又有利于人事檔案紙質載體的保護。第四，將傳統的檔案管理理論與信息化技術以及社會發展的要求結合，不斷豐富和拓展服務領域，能夠真正實現人事檔案資源的充分利用，發掘事業單位人事檔案蘊含的知識價值。

3 新形勢下事業單位人事檔案管理面臨的挑戰

3.1 對管理觀念和管理制度的挑戰

人事檔案包含大量個人數據，以及不宜公開的政治、學術、業務信息和反映著各單位組織的體系結構、活動情況等的信息。人事信息的公開程度和內容是提高人事信息利用效率的關鍵，在信息化時代，如何按照人事檔案管理客觀規律和特點，建立完善的工作流程，制定科學的管理模式，促進檔案的開發和利用，對人事檔案管理的觀念和管理制度提出了挑戰。

3.2 對管理技術的挑戰

人事檔案管理工作的保密性特點體現了它是一項政治性較強的工作，在保證檔案資料的完好、真實、安全基礎上還要確保檔案的保密性及安全性。在信息化時代，人事檔案管理的保密性與安全性對事業單位人事檔案的管理技術提出了挑戰，不僅要制定完善的各項法律法規以及各項管理制度，而且還要增強計算機技術的開發，包括管理軟件的開發、安全技術的保障，確保人事檔案信息的安全。

3.3 對管理人員業務素質和技能的挑戰

隨著科學技術的發展，各個學科之間的互相融合和嫁接，促進越來越多的新技術逐漸地應用于檔案管理工作中，如通訊技術、微縮技術、自動化技術、聲像技術等，而以往的手工勞動很難滿足現代信息化的管理工作，這就要求管理工作人員不斷地提高自己的管理和業務素質，以及各項技術操作能力。從而不斷地提高自己的管理能力、業務能力，使事業單位人事檔案管理在信息化時代下更具有活力和生機。

參考文獻

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