文書檔案管理存在的問題及應對策略

摘 要：隨著科技的發展進步，人們越來越重視文書檔案的管理工作，當今時代的文書檔案管理工作有著很好的機遇，但也依舊存在很大的問題，加強管理文書檔案的管理，提高文書檔案管理人員的素質。本文通過進一步分析文書檔案管理中存在的問題，找到應對措施，提高文書檔案的管理水平。

關鍵詞：文書檔案；管理；存在問題；應對策略

文書檔案是一個單位決策最根本的數據支撐，與單位的未來發展息息相關。隨著信息化建設的不斷發展，文書檔案管理工作和信息技術相結合，無論是記錄工作還是歷史查詢都更加便捷。文書檔案的負責人，要有責任意識，認識到文書檔案的重要性，對文書檔案管理中出現的問題及時解決。

1 文書檔案管理的重要性

當今社會文書檔案管理工作對一個單位來說有很大的參考價值，也有著非常大的憑證意義。加強文書檔案管理工作，不僅可以更加真實可靠，還有一定的法律效力，不過由于文書檔案和其他文獻也有所不同，相對來說比較客觀。文書檔案的記錄方式主要有當事人的親筆手稿、聲音及視頻文件，所以非常真實可靠。文書檔案的記錄，不僅反應了實踐活動，也作為人們改造活動的依據。

文書檔案管理已經經過多次探索有一套完整的管理體系，建立了專有的檔案室，并且有專業的檔案管理人員，文書檔案管理工作對單位的未來發展有很大的影響。改善文書檔案的管理問題，提高文書檔案的管理工作量，全面迅速收集檔案資料。文書檔案顯示著單位的未來發展，員工了解文書檔案也意味著對未來發展了如指掌。

2 文書檔案管理存在的問題

2.1 文書檔案管理的人員不夠

在大多數的工作單位中，沒有檔案管理專員，大多都是由文秘部負責，很容易出現文秘收發辦公文件導致不能及時處理檔案，而兼職人員不能及時辨別檔案資料的真偽，就會使檔案收集不夠完整。如果檔案管理人員素質過低，沒有經驗進行檔案管理，就會使文書檔案在收集時存在不足。

2.2 領導不夠重視文書檔案管理

在很多的工作單位中，領導沒有重視，文書檔案管理工作人員地位低，部分單位領導認為文書檔案管理的工作非常簡單，只是收集整理資料，有些文書檔案工作需要長時間的投入，才會有所改變。還有就是在很多的工作單位對文書檔案管理人員的工作要求就是做好保存工作。

2.3 檔案工作和文書工作之間銜接存在問題

在工作中，由于檔案工作和文書工作雖然都有自己的工作內容，但是兩者還是存在聯系，在工作時互相配合，形成一個更加科學的分體式管理體系，該體制拉近了檔案工作和文書工作之間的距離。兩者之間配合各有利弊，如果在工作時兩者不夠了解對方的工作就會導致文書工作和檔案工作鏈接不上，就使文書檔案管理出現問題。

2.4 文書檔案工作使用率低

員工重視個人檔案的管理，也是文書檔案管理工作的一部分。文書檔案作為經營管理的第一資料，通過分析財務檔案，可以總結盈利的狀況，避免經營出現風險。但是多數工作單位并不能很好的利用這個便利的條件，調取使用文書檔案都是在政府檢查時，或者是在辦理離職時。多數單位里，員工對檔案都不了解，文書檔案的使用率也很低。

3 文書檔案管理存在問題的解決措施

3.1 重視文書檔案管理

提高工作單位文書檔案工作人員地位和提高檔案管理人員的素質。通過各種方式加強員工對檔案工作的了解，領導要以身作則，加強對檔案管理工作的了解，將檔案管理工作規劃到重點工作中。不斷的組織檔案管理人員學習新的知識，提升管理水平，為領導和員工提供更加便捷的服務。

3.2 銜接文書工作和檔案工作

文件和檔案互相存在，文件的質量和檔案的質量有著很大的關系，兩者互相影響，提高文書人員對檔案的管理意識，實現文書檔案一體化。兩者完整的銜接首先要建立一個比較完整的信息檔案管理系統，利用數字化技術整理檔案，避免造成丟失損毀。如果電子檔案和紙質檔案兩者不一致就要及時查找原因并進行更正。檔案管理人員要及時整理電子檔案，避免出現遺漏問題釀成大禍。其次就是文書和檔案的銜接工作，需要對文書工作和檔案管理工作有足夠了解的人員從中進行協助，以此確保收集文書和保管檔案合理配合。然后利用網絡等手段提高管理效率，及時補充不足的信息。最后要多多開展文書檔案的收集整理工作，確保文書檔案管理與單位的正常工作有著緊密的聯系，保證文書的真實準確性。

3.3 提高文書檔案管理的硬件設施

重視文書檔案管理的基礎設施的建設工作，加大對人力、物力的投資，為文書檔案管理人員建立合理的配套設施，使檔案管理實現數字化、信息化。加大對檔案管理人員的管理力度，提高管理人員的素質和管理水平。

3.4 宣傳檔案工作

單位使用文書檔案的概率較低主要是因為領導和員工對檔案管理工作沒有足夠的重視，解決這個問題最好的辦法就是宣傳文書檔案管理工作，檔案管理可以和文化相結合，組織宣傳，提高領導對檔案管理工作者的重視，提高單位所有工作人員對檔案的認識，使單位的工作人員認識到檔案的重要性，無論是普通職員還是單位領導都要對檔案管理足夠重視。

4 結論

綜上所述，文書檔案管理工作在一個單位里占有重要位置，當今時代的發展與變遷對文書檔案的管理工作要求越來越高，不過還存在一些問題，只能轉變單位管理人員的思想觀念，提高文書檔案管理人員的意識，完善管理制度，在一定程度上改善工作環境，以此來提高文書檔案管理工作效率，為社會發展做出貢獻，推動社會的進步。

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作者簡介

李雪波，漢族，漢語言文學，研究方向：人事檔案及文書檔案的管理。