穩步推進檔案信息化建設提升企業檔案管理水平

習近平總書記指出，沒有信息化就沒有現代化。隨著經濟社會的發展，融入信息化浪潮、擁抱信息技術是大勢所趨。實踐證明，信息化對于檔案管理工作科學化和規范化的支撐作用日益凸顯。我們要乘勢而上應勢而為，從全局和戰略的高度，充分認識檔案管理信息化建設的重要意義，通過檔案系統建設，著力構建“檔案工作統一管理、檔案數據分布存儲、利用服務高效便捷、制度體系標準規范”的“檔案+信息技術”管理架構，促進企業檔案管理工作轉型升級、提質增效，實現企業檔案事業跨越式發展。

1 認清形勢，充分認識企業檔案管理信息化建設的重要意義

1）加快檔案信息化建設是落實黨中央、國務院戰略部署的要求。企業檔案資源在企業改革發展中發揮著越來越重要的作用，其重要作用可以用五句話來概括：檔案是真實的歷史，檔案是產權的身份證明，檔案是效益效率的媒介，檔案是職工的權利和尊嚴，檔案是集團公司及所屬各級企業的歷史、現在和未來的財富。千萬不要輕看檔案工作，有些檔案資料對現實好像沒有多大的作用，保管不好丟失了，將會帶來很大的麻煩。相反一些在當時看或許是一般性的資料，保存好了，其歷史作用和價值難以估量。因此，檔案工作要把歷史的價值、現實的價值、未來的價值結合起來考慮，原始檔案不可缺失。此外，在維護社會穩定、解決產權債務糾紛、防范法律風險、維護職工權益等方面，檔案也發揮著不可替代的作用。做好檔案工作，有效地保護和利用好檔案，是企業有效運作、規范管理和健康發展的重要保障。

古語說得好：以史為鑒，可以知興替。加強檔案工作，對企業的改革發展特別是可持續健康發展，具有十分重要的意義。同時，做好企業檔案工作，也是《檔案法》賦予中央企業的法定職責。

黨的十九大提出建設科技強國、網絡強國、數字中國、智慧社會等發展目標，作出推動互聯網、大數據、人工智能和實體經濟深度融合等戰略部署。習近平同志在首屆數字中國建設峰會上強調：“加快數字中國建設，就是要適應我國發展新的歷史方位，全面貫徹新發展理念，以信息化培育新動能，用新動能推動新發展，以新發展創造新輝煌”。

當前，信息化、大數據、數字經濟……一個個高頻詞正在勾畫出數字中國建設的宏偉藍圖。我們要緊緊抓住這個有利時機，乘勢而上順勢而為，充分借助信息技術，提升我們檔案管理水平，實現檔案資源的有效開發利用，充分發揮檔案不可替代的巨大史料價值和經濟價值。

2）加快檔案信息化建設是順應新時代企業檔案工作規律的必然趨勢。隨著信息技術的快速發展，檔案管理逐漸走向從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案、從管檔案實體到管檔案數據、從手工操作到信息化智能化操作、從檔案資源分散利用到聯網共享的轉型升級。與此同時，這也對信息數據安全形成了新的挑戰。數字化、網絡化、智能化正在融入人類的生產生活，帶來生產力又一次質的飛躍。檔案作為企業各項工作的全記錄、全信息，覆蓋到企業的每個人、每個工作崗位、每個工作環節，是進行企業管理的得力工具。上一項工作中形成的檔案，可以很快成為下一項同類工作的參考；對以往許多檔案信息的分析，可以很快形成對未來發展趨勢的把握，從而科學引領企業新的工作。企業檔案工作不再是各項工作的終點，而是與企業辦公自動化形成完整閉環、又自成體系的專業型、智慧型工作。檔案工作的管理范圍從紙質檔案擴展為各種不同載體檔案；管理對象從檔案轉變為信息；管理層次從檔案目錄管理升級為檔案全文甚至全信息管理，企業檔案工作面臨著從傳統時代到信息時代的跨越。這就要求檔案人員要轉變觀念，明確企業檔案工作的新定位，并善于運用現代化管理手段，變檔案保管員為檔案信息管理師，變手工勞動者為規則的制定者和監督者，變被動的檔案提供者為主動的企業智庫和參謀。

“十二五”以來特別是黨的十八大以來，國家檔案局制定了完整系統的檔案轉型戰略規劃，頒布了一系列數字檔案館建設的標準、規范，建立了國家級數字檔案館建設標準規范和技術管理體系，給企業檔案信息化建設有力的引領和發出極強的呼喚：檔案信息化建設已經勢在必行！

加快檔案信息化建設是企業自身發展的迫切需要。目前，大部分企業均已實現了“無紙化”協同辦公、計算機輔助設計。從接收檔案方面，既有紙質的檔案還有電子的，而且電子文件越來越多。從管理方面，既管紙質的檔案又管數據檔案，而且數字檔案越來越多。在檔案資源服務方面，需要通過辦公系統查詢和資源共享的呼聲越來越強烈，實際上企業發展已經深刻影響了檔案工作的深刻變化。如何實現電子文件的“在線”管理和服務；如何確保科研生產中的設計數字積累、檢測試驗數據積累、關鍵重要的工藝技術數據積累和企業各類管理數據積累，確保其完整系統、準確安全和好用管用，保證其唯一性、憑證性的功能，已經不僅僅是課題，而是要面對的已經迫在眉睫的現實了。我們要以檔案信息化建設為契機，加強和完善檔案資源體系建設、檔案制度體系建設、檔案利用體系建設和檔案安全體系建設，為檔案資源管理與共享提供堅實的技術基礎，提升管理水平、提高管理能力。

2 檔案信息系統建設的總體原則

確立和堅持檔案信息化的正確原則，為檔案信息化建設提供清晰的思路，這是實現檔案信息化的前提。在建設過程中，要堅持以下三個基本原則。

一是堅持統一性原則。信息化工作在發展、運行和技術上要遵循“統一規劃、統一標準、統一設計、統一建設、統一管理”的原則，這是國資委對中央企業信息化工作的基本要求。企業應從實際出發，確定信息化建設與管理統分結合的方針，即在統一規劃指導下，厘清總部與子企業在信息化建設和管理上分工界面，按照統一標準共同有序推進。

二是堅持規范性原則。信息化只是一種手段，是一種工具，它最終要依附在企業的管理流程當中。這就要求我們首先要完善體制機制，健全包括實體檔案管理在內的檔案工作體系和電子檔案管理制度，規范各門類檔案全生命周期中各環節的工作方法、流程、內容以及標準，作為信息系統搭建的技術支撐，確保系統在各環節有序、標準和規范的運行。

三是堅持安全性原則。“檔案安全永遠是檔案工作的底線”，如何切實保證信息數據的真實、完整、可靠和安全，需要檔案部門和信息化部門提前規劃和制定一系列切實可行的技術方案。在信息化建設初期，要將檔案信息系統安全保護工作納入檔案信息化建設整體布局，與檔案信息化工作同步規劃、同步實施、同步考核。要把檔案安全深刻地認識上去，把檔案安全責任踏實的落實下去。建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系，企業安全工作必須包括檔案安全的內容，檔案安全是企業安全的組成部分。在檔案數字化過程中，保護好原件，盡量以數字化檔案代替檔案原件開展利用，嚴格控制數字化外包工作。要高度重視信息和實體安全。加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案實體和信息的安全。

3 檔案信息系統總體部署的基本層次

1）基礎層。基礎層是整個系統的支撐平臺，包括機房、網絡、主機、儲存、備份設備、系統軟件等信息系統運行的物理場所以及信息資源建設的工作環境。

2）數據層。數據層即各種類型的檔案信息資源庫，是整個系統的核心。檔案信息資源庫包括目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫、管理過程數據庫、標準規范數據庫和系統維護數據庫。

3）平臺層。包括基礎組件平臺、系統管理平臺、報表定義平臺和工作流平臺等基礎平臺，以及格式轉換服務、電子文件瀏覽服務、數據長期保存服務和數據檢測工具等工具軟件為應用系統提供支撐。平臺層為應用系統的建設提供強有力的平臺支撐，架構在平臺上的應用系統一方面可以大大縮短開發周期，降低系統建設風險，另一方面可以大大提升系統的性能和穩定性。

4）應用層。互聯網建設的電子檔案具體應用系統。

5）接入層。系統終端用戶，面向集團內部工作人員、二級單位工作人員、三級單位工作人員等，從角色來看包括領導、檔案管理員、利用人員、系統管理員等，并在權限允許的前提下實現相關的數據訪問和應用操作功能。

4 檔案信息化建設過程中需要重點把握的環節

加強檔案信息化建設，要立足崗位實際，把握建設重點，確保建設質量。

一是要全力配合，做好數據采集，保證工作質量。建設過程中，各單位要指定專門人員參加需求調研、系統培訓、負責數據采集以及日常聯絡。參與工作的同志都要充分認識到所提供的數據、資料對于項目成功至關重要；交付的及時性將直接影響系統能否按時上線和順利運轉。項目組成員必須能打硬仗，集中精力，確保投入，保證項目的按時、保質交付。

二是全面做好需求調研和業務流程梳理。信息系統是否符合管理需求，關鍵在于是否有清晰的管理理念，技術與業務是否深度融合。這就要求首先充分調研需求，梳理業務流程，明確需要通過系統實現的業務及其流程。這包含兩方面，一方面要改造不適應現代管理模式的流程，提高管理水平；另一方面必須明確實際工作中比較模糊的業務和流程。管理理念不清晰、業務不明確、流程不順暢是無法用信息化手段來實現的。相關部門要在業務需求調研階段完成需求梳理、對業務和工作流程的規劃，保證提供完善、先進、適合本企業管理要求的工作流程。

三是做好與相關信息系統的集成。檔案管理信息系統可以看作是企業科研、生產、經營、管理等重要事件、重大事項及重點活動中，核心檔案數據資產的集成管控系統。是企業最為核心、最為綜合、最為全面、最為權威、最為有序的數字資產管理系統。因此不僅僅是檢索查詢借閱，更重要的是要關注與相關信息系統的橫向貫通。

四是要強化基礎檔案收集。檔案管理信息系統是利用信息技術加強檔案管理的工具，系統運行的效果取決于基礎檔案管理的水平。企業要依據國家檔案局令第10號《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，結合自身經營活動和業務工作特點，制定并持續完善本企業的《文件材料歸檔范圍與保管期限表》，立即采取有力措施，加強對反映企業發展、企業自身演化過程、資產運作、“三重一大”決策過程、重要會議資料、重大歷史事件、重大科研設計成果等有關文件材料以及照片、音像、實物、電子等非紙質文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保企業應歸檔的文件材料完整、準確、系統和有效。

五是要注重持續提升。任何信息系統都不是一蹴而就的，需要在應用中不斷完善，才能實現與業務的深度融合，真正促進管理提升。系統建成后，企業要切實抓好系統應用，分門別類、分人員、分環境做好系統的測試，發現問題及時反饋，持續優化，并為實現項目的遠期目標、進一步提高管理水平奠定基礎。

檔案信息化建設是一項系統工程，是新時代企業檔案管理創新上的一項重要工作，推進檔案信息化建設也使得檔案人登上企業發展的大舞臺。檔案信息化建設的實踐，拓寬了檔案人的視野，豐富了檔案工作的內容，也提升了檔案人的能力。讓我們共同努力，通過檔案信息化建設，構建“檔案管理現代化、開發利用網絡化、標準規范制度體系化”的“檔案+信息技術”管理架構，與企業發展相適應，借助信息化技術實現企業的管理提升，為構建企業高質量發展的運行管理體系做出努力，做出貢獻！

參考文獻

[1]楊冬權在中央和國家機關檔案工作會議上的講話圍繞中心服務大局

[2]談檔案信息化建設“三原則”與“三堅持”-程相臣

[3]檔案管理數字化：走出“深閨” 實現共享-賈迎芳

[4]開創集團公司檔案工作新作為-劉左

作者簡介

李碩（1988-），女，漢，北京，研究方向：檔案管理。