論燃氣行業管道工程檔案工作如何跟上大數據時代步伐

摘 要：燃氣行業在我國發展時間相比于水電行業來說相對較晚，即使在檔案管理工作方面，國家也沒有出臺相應的特別針對燃氣行業而訂立的法律法規。因此燃氣行業的檔案工作一直處于不斷摸索和探討階段中。此文主要從與燃氣行業息息相關的管道工程檔案方面來闡述燃氣行業企業檔案工作應采取哪些創新舉措和手段來應對并跟上大數據時代步伐。

關鍵詞：燃氣行業；企業檔案；管道工程檔案；大數據；檔案管理

在如今信息量不斷膨脹的年代，企業大數據檔案主要有三個特征，即數量大、多樣化、實時性。以燃氣行業為例，存有此三個特征最為明顯的當是覆蓋面廣、涉及面大的管道工程檔案。要在日常工作中處理好該類型檔案的海量數據并將其化作“活檔案”數據來協助我們更好地開展工作并非易事。因此，可以把管道工程檔案數據靈活運用起來，為社會提供更好服務，是我們燃氣企業努力的最終目標。

1 從三大特征來闡述燃氣行業管道工程檔案

1.1 數量大

燃氣行業的管道工程檔案主要是指伴隨著燃氣管道建設活動同步產生的燃氣管道工程資料，而燃氣管道工程資料的定義是指“在燃氣管道工作中直接形成的具有保存價值的各種文字材料、圖紙、圖表、聲像等不同形式和載體的技術文件材料的總稱”，其管理工作是一項專業性很強的工作。管道工程檔案歸檔文件資料主要來源于項目建設單位、籌建部門、勘察單位、設計單位、施工單位、監理單位等各方，每一個工程項目每一道工序形成的資料數量較多，匯集起來就構成了一個極為龐大的資料數據庫。

1.2 多樣化

管道工程檔案涉及到方方面面的文件資料，貫穿了整個管道建設工程的始終，譬如有：項目建設單位/設計單位形成的可行性研究報告/任務書、設計基礎文件、設計文件等；項目建設單位/施工單位/設計單位形成的項目管理文件等；項目建設單位/施工單位形成的施工文件等；項目建設單位/監理單位形成的監理文件等；項目建設單位/設計單位形成的工藝設備文件等；項目建設單位形成的財務、器材管理文件等；以及項目建設單位/施工單位/設計單位形成的竣工驗收文件等。管道工程檔案歸檔文件資料種類繁多，數據類型多樣，對我們燃氣企業如何能更好地管理和利用檔案數據提出了更高的要求。

1.3 實時性

管道工程檔案里面所包含的歸檔文件資料以及數據都具有實時性的特點。每一個工程項目每一道工序都會且要求形成有實時記錄的文件資料，而我們燃氣企業對于歸檔文件資料的要求應是完整、準確、系統，要記述和反應建設項目的規劃、設計、施工及驗收的全過程，真實記錄和準確反映項目建設過程和竣工時的實際情況，圖物相符，技術數據可靠，簽字手續完備，文件質量符合國家相關規定。獲取有符合要求的歸檔文件資料數據才能對日后燃氣管道的安全運行工作具有一定的參考作用及指導意義。

2 管道工程檔案歸檔文件資料海量數據系統化管理的重要性

燃氣是一種特殊產品，具有易燃易爆的特點，而且運輸燃氣的管道長期深埋在城市地下，其安裝后的安全運行工作已成為我們燃氣行業的一個重要課題。管道工程檔案歸檔文件資料，特別是竣工圖的價值，在此時就顯然而見。如果我們可以把數量如此巨大的管道工程檔案數據加以系統化管理，善于利用，以管道工程檔案歸檔文件資料所提供的數據信息，作為協助我們維護燃氣管網安全運行的最佳手段，可以避免燃氣管道因第三方施工破壞或其他原因而導致泄露引起的特重大事故的發生。

3 管道工程檔案海量數據的形成對于燃氣行業造成的挑戰

3.1 挑戰一：如何在海量數據中提取到有價值的數據信息為所用

管道工程檔案歸檔文件資料的數據包含了多種數據信息。一個工程項目的檔案資料，我們可從中獲取的信息眾多，但是并不是所有的數據都對我們的工作有利用價值。除了配備專業人員去管理檔案，我們還需要借助先進的技術手段去幫助擇取有用信息。如今大部分企業都建立了相應的檔案管理系統去錄入、查閱、利用檔案數據，我們可以從設計系統錄入數據框的階段開始對已有的數據進行條件篩選，選取對我們以后工作有利用及參考價值的數據。舊的方式是依賴人去管理，但是現今，依靠電子信息技術來進行數據管理利用，才是我們處理海量數據的最好方式。

下圖為我集團檔案管理系統工程建設檔案案卷級數據錄入界面：

3.2 挑戰二：如何管理和利用海量數據才能協助我們更好地開展工作

管道工程檔案海量數據的系統化管理，可以使我們對所有的管線數據進行合理的處理與利用，可以讓我們在發生管道泄露危險事故時快速反應，采取相應措施。我們先要做好原始紙質版資料的存檔工作，再從中提取需要的電子數據信息，特別是管道屬性、管道位置、運行狀態等數據信息，以原始紙質版資料為本，電子數據為輔，協助更好地開展安全運行工作。管道工程歸檔文件資料數據的收集整理在前期，而安全運行工作在后期，兩者密切聯系，緊密相扣，缺一不可。

4 對燃氣行業的管道工程檔案，我們可以采取以下創新措施與手段來應對并跟上大數據時代步伐

4.1 做好管道工程檔案文件資料接收歸檔工作，確保工程資料數據的完整性與準確性

由于管道工程歸檔文件資料的形成牽涉到參與工程建設過程中的各方，我們需要在整個工程建設階段中全程監督，確保工程資料數據的完整性及準確性。完整性，即工程項目的各類文件資料要收集齊全，系統成套；準確性，即管道工程檔案文件資料記錄要真實、客觀，是建設活動的原始記錄與真實寫照。如果數據有缺漏、有錯誤，將直接影響到燃氣管網安全維護工作，造成巨大的影響。

4.2 培養專業檔案管理及信息管理團隊，做好管道工程檔案資料數據管理利用工作

管道工程檔案的數據數量大且復雜性高，一般我們需要的不僅僅是空間數據，還需要許多非空間數據來支持該項工作。此時需要依賴專業人員來協助篩選有用有價值的數據，并對數據進行鑒定保存。結合現在檔案工作要求的雙軌制，我們的專業人員既要負責對原始紙質版文件資料做好歸檔保存工作，也要負責對檔案記錄的電子數據做好保存利用，并充分借助先進技術手段來做好該項工作。

4.3 利用先進技術來管理海量數據，發揮最大效用

如今很多企業都在開發利用先進的計算機系統來管理文件資料數據。我集團早在2007年已開始建立GIS系統（地理信息系統），2009年4月系統正式運行，2010年榮獲“2010年度中國GIS優秀工程”金獎。該系統是以地理信息系統為基礎平臺，以空間信息數據為載體的信息化管理體系，采用科學的方法、先進的技術建立各項應用、管理和決策支持系統，實現燃氣管網和附屬設施的可視化管理，為燃氣管網的運行、搶險搶修、實時監控、經濟分析等提供輔助分析和決策功能。借助GIS系統的先進技術，我們把測繪資料的數據錄入系統，將每條管道形象化地在地圖上展現，并顯示出管道上相應的設備設施等。如此一來，海量的燃氣管網數據得以科學化管理，將原來紙質版檔案上的海量數據轉變成為“活檔案”數據，提高了燃氣管網服務的速度與質量。至今該系統仍在為我集團在安全保障、加快應急搶險能力、便民利民、優化調度等方面做出杰出貢獻。

下圖為我集團GIS系統數據錄入界面：

2016年5月，我集團綜合檔案管理系統正式上線，其主要功能是對各類型檔案（包括文書檔案、會計檔案、科技檔案、特殊載體檔案等）的條目（文字數據）以及每份文件掛接的電子文檔進行管理。我集團的工程建設檔案的非空間數據也錄入在內。而GIS系統，我們僅錄入了空間數據，但是基本的管道信息，如檔案號、通氣日期、設計編號、修建日期、設計服務年限等未錄入。因此我們希望能實現把這兩個獨立的數據管理系統融合起來，把空間數據與非空間數據匯合管理，這樣子才能達到管道工程檔案海量數據管理利用的最高層次。

5 結語

對于燃氣企業來說，燃氣管道的安全運行，越來越受到重視。而伴隨著燃氣管道建設同步產生的燃氣管道工程檔案亦逐步成為國家檔案中的一個重要屬類。我們對于海量的管道工程檔案資料，不僅需要做好對原始紙質版資料的歸檔保存工作，也要建立管道工程檔案資料系統化管理體系，通過借助專業人員的力量和先進技術的支持，才能把檔案資料的價值體現出來，才能真正提高燃氣管道工程管理的整體素質和質量，并為我國的燃氣事業做出一份貢獻。

作者簡介

朱麗華（1982-）女，漢族，廣東南海人，本科，中級，檔案館員，從事多年檔案管理工作，對燃氣檔案方面具有豐富的管理經驗和專業知識。