工程檔案藍圖保管存在問題及策略的分析

摘 要：工程檔案藍圖是重要的歷史信息資源，藍圖是工程檔案的核心，對工程施工質量的分析有著重要的作用。基于此，本文首先介紹了工程檔案藍圖保管工作的意義。其次，分析目前工程檔案藍圖保管存在的問題。最后，針對這些問題，分析優化工程檔案藍圖保管效果的對策。

關鍵詞：工程檔案藍圖；保管工作；管理規范

藍圖是工程企業施工過程當中，最為重要的信息資源之一，做好藍圖檔案的保管工作，有利于工程事業的健康可持續發展。目前，水利工程企業、建筑工程企業、建筑工程企業，都在工程檔案藍圖保管工作問題上，進行了多種有益的嘗試，取得了顯著的成果，但也存在一些問題。

1 工程檔案藍圖保管工作的意義

創新工程檔案藍圖的保管工作，主要有以下幾方面的作用：1）提升工程藍圖檔案整理的速度，保障工作人員可以根據實際的工程需要，進行藍圖檔案的信息提取。2）拓展工程檔案藍圖的內容，補足工程檔案當中缺失的藍圖部分，優化工程藍圖檔案的建設體系。保障工程人員可以根據檔案索引中的指示，找到自己所需要的工程藍圖檔案。3）提升工程檔案藍圖保管工作的規范性，減少管理工作當中的不規范行為，促進工程檔案藍圖保管工作向規范化、標準化、制度化的方向不斷發展。4）優化工程檔案保管工作的資源利用效率，提高資金的利用水平。5）促進工程檔案藍圖保管工作人員工作效率與工作技術的提升，并推動檔案管理制度的完善，促進檔案管理工作的全面開展。

2 工程檔案藍圖保管存在的問題

首先，保管方式不科學。很多工程檔案管理團隊沒有重視檔案折疊過程當中的耗損。一些管理者在進行藍圖管理的過程當中，經常會將大于16開的藍圖，進行折疊保管[1]。其次，一些管理人員沒有經過嚴格的審批手續，就將工程藍圖檔案外借。在外借的過程當中，一些借閱者采用靜電復印的方式，對藍圖進行復印，這導致藍圖容易受到紫外線、酸性物質的負面影響，造成藍圖的損壞，減少藍圖的壽命。再次，藍圖是一種比較脆弱的信息資料，容易受到溫度環境的變化與濕度環境變化的影響。很多藍圖管理人員對于藍圖檔案隨意標記，隨意涂畫的現象沒有足夠的重視。最后，目前，工程檔案管理者對于藍圖的具體借閱流程，還沒有一個統一的規定。受到管理人員與借閱人員的素質水平限制，藍圖在借閱的過程當中經常會發生損耗。

3 優化工程檔案藍圖保管效果的對策

3.1 升級保管方式

藍圖屬于一種特殊的工程圖紙，在制作完成之后需要進行消毒處理，才能夠延長使用壽命，避免空氣中的氧化物與灰塵對藍圖的質量造成負面影響。折疊保管方式導致藍圖的管理過程當中，容易發生脆裂現象，尤其是厚度比較厚的藍圖圖紙，容易在多次折疊的過程當中，發生老化斷裂現象，影響字跡的清晰程度。

管理人員可以利用藍圖工程檔案單獨存放的管理辦法，對現有的藍圖檔案管理室進行設計改造。增加平攤存放柜，將藍圖圖紙，平展地存放在底圖柜當中。這種方式，可以避免存放的折疊損壞。

同時，這種存放方式拿取比較簡單，當藍圖進行借閱的時候，管理人員可以直接從地圖柜中，將需要借閱的藍圖抽取出來，避免反復的翻找，對于其他的藍圖工程檔案造成破壞。管理人員要加強對藍圖圖紙的標記，利用不留痕跡的貼紙，標記藍圖工程圖紙的檔案號，方便查找，減少查找過程當中對其他藍圖圖紙的觸摸。管理人員還可以建設圖筒，將圖紙卷筒存放起來，在圖筒的開口處，標記上案卷號，方便管理人員進行后期查找。

3.2 升級借閱流程

可能每一個借閱人對藍圖的破壞都不是直接的，但是在這種反復的借閱過程當中，一點一滴的破壞積累下來，就會對藍圖的使用壽命造成破壞性的影響。工程檔案藍圖的管理人員，要對現有的藍圖借閱流程進行優化控制，保障借閱流程對借閱人員具有一定的約束作用。

首先，管理者可以建立網上預約平臺，獲得借閱者的一些身份信息，對于有借用污點的人員，進行適當的考慮。并在線上與借閱者進行說明，在遞交藍圖工程圖紙之前，詳細告知借閱者需要注意的保管事項。例如，山東省青島市的某工程檔案藍圖管理者，建設了一個線上通知系統，將各種注意事項“要在小于60瓦燈泡，且紫外線過濾裝置的環境當中進行閱覽”、“門窗要用磨砂玻璃”等信息放在線上平臺上，方便接人員根據線上的操作信息，進行規范的藍圖閱覽。

其次。管理者在借閱完成之后，要及時做好藍圖的保潔工作，及時清除借閱者對于藍圖造成的污染，并盡快進行歸檔。

最后，在借閱管理的過程當中，管理人員要注意借出與歸庫過程當中，藍圖面臨的濕度與溫度變化。并對藍圖所在的位置進行清理，對藍圖檔案進行全方位的保護。

3.3 升級掃描技術

管理人員要利用現代化的信息掃描技術，建立一個電子的藍圖檔案。

一方面，管理人員要按照列別、年份、密級等信息，將藍圖檔案進行電子化管理。通過數字處理技術，將這些信息掃描為一個條形碼或者二維碼，附加在藍圖檔案的標簽當中，建立檔案館的數據庫系統。

另一方面，檔案管理人員在設置欄圖檔案的查閱權限范圍之后，要結合其他工程檔案藍圖管理數據庫當中的信息，對借閱者的資質進行審查，不符合查閱權限的人員，要對自動申請進行駁回，避免不符合借閱條件的人，非法借閱了藍圖圖紙，對藍圖的圖紙造成毀滅性的破壞[2]。

同時。無論是藍圖檔案的借出和歸還過程，都要經過條形碼的掃描。對藍圖圖紙進行數據化處理，避免由于人工操作的錯漏和失誤，對藍圖的借閱過程造成負面影響。這種辦法不僅可以減少管理人員的工作量，提高管理的效率，也可以提高籃球檔案管理工作的準確性，避免由于工作失誤，造成整個檔案管理信息系統建設的漏洞。

3.4 升級管理意識

很多管理者對于惡意損壞藍圖的人員，以罰款這種處罰辦法為主。雖然罰款可以獲得一定程度的經濟補償，但對于藍圖本身的工程價值已經造成了不可逆的影響。而且，這種罰款的處罰方式，屬于一種事后處罰辦法。

管理人員可以利用白圖取代藍圖。隨著電子信息技術的不斷發展，藍圖雖然在價格上低廉，但是由于人工投入較高、性價比較低、附加值較低，優勢正在逐漸被白圖所取代。管理人員可以逐漸用白圖取代藍圖，提高保管工作的便利性，減少保管工作當中的人工投入，提高性價比增加附加值。也避免藍圖的材質在處理和使用保管過程當中，對人體造成的傷害。

管理人員可以通過建設規范化的檔案管理手冊，對藍圖保管過程當中需要注意的事項進行列表化的管理，保障借閱人員可以參照管理的具體規范，在借閱藍圖的過程當中，做好防水、防光、防酸處理。

4 結論

綜上所述，工程檔案管理人員要提高管理意識，并加強現代化管理技術的運用，提高藍圖保管工作的科學性。從本文的分析可知，研究工程檔案藍圖管理工作的問題與對策，有利于管理人員從問題的角度出發，探究目前管理工作中存在的不足。因而，我們要加強對于現代化保管工作的重視，在管理實踐當中，提高藍圖保管工作的有效性。

參考文獻

[1]徐萬其.庫存藍圖檔案褪色原因分析及預防措施研究[J].機電兵船檔案，2015（02）：40-42.

[2]周國偉.藍圖檔案網絡化管理系統的開發與應用[J].辦公室業務，2014（03）：130.

作者簡介

潘敏芳（1985-），女，漢族，廣東省廣州市人，本科，助理館員，研究方向：檔案。