信息化背景下高校檔案管理安全問題與解決途徑分析

吳卓陽

摘 要：隨著科學技術的不斷演進，高校檔案工作逐漸實現信息化管理，借助信息化平臺檔案管理工作實現質的飛躍。但是，檔案安全問題也隨之產生，需要檔案管理工作者直面問題，提出相關解決對策，實現借助信息化技術提升高校檔案管理的效率與質量。

關鍵詞：信息化；檔案管理；安全

信息時代的來臨，實現信息化管理已是大勢所趨。作為社會檔案管理的主陣地，高校檔案管理部門在客觀記錄學校發展歷史軌跡，為師生提供信息、查找資料中承擔重要的角色。高校信息化的實現對檔案的整理、搜索、傳輸、意義更是不言而喻。但是，值得警惕不安全因素在管理檔案中仍然存在，解決安全隱患刻不容緩。本文在信息化背景下，深入探討高校檔案管理中存在的安全問題，在此基礎上，制定相應的解決途徑。

1 高校檔案管理信息化實現重要價值

1.1 提高檔案管理工作效率

在信息化的管理模式下，高校檔案管理方式由傳統的紙質管理，逐漸向網絡化轉變，通過網絡工具將信息、資料轉錄生成電子檔案。檔案信息在搜集、檢驗、歸檔、入庫以及使用各個環節的相關工作不在依靠單純人工查找而是依托自動化工作平臺得以實現，這樣就實現檔案管理的工作從傳統方式向自動化和智能化方式過度，提高檔案搜索準確率和有效率，節省辦公時間，提高工作效率，整合人力資源，實現將傳統工作方式與先進科學技術完美結合。

1.2 提供優質的檔案服務

高校檔案部門作為行政服務部門，提供優質檔案服務是其工作重點。與傳統紙質檔案管理相比較，檔案管理信息化的實現可以縮短查找檔案資料的時間，通過軟件系統查找直接定位，信息一目了然，確保檔案查找的正確率，提高檔案人員辦公效率，為高校老師以及相關辦事人員提供優質、快捷、個性化的服務，滿足不同人群需求，從而提升檔案管理工作的滿意度。

1.3 實現檔案資源的共享

運用計算機技術錄入檔案信息，創建信息庫，相關部門可以通過網絡進行查詢和調取經過加工的檔案信息，節約時間，空間、提高工作效率，解決因異地無法實現信息傳閱、共享電子檔案信息資源。電子檔案通過網絡通信實現檔案信息傳遞，利用者可以足不出戶地進行自助式的搜索，特別是遠距離的傳輸，節省了大量的時間、人力和物力。

2 高校檔案管理中存在的安全問題

2.1 易受網絡病毒侵害

檔案管理的信息化實現依托于網絡服務，通過網絡興建檔案網站，發布信息，實現網絡化檔案管理工作。但由于計算機的特殊性，易受到病毒、木馬程序的感染，甚至一些不法分子通過科技手段侵入檔案管理數據庫，竊取、篡改檔案信息，特別是計算機病毒、木馬更新的速度較快，但檔案管理部門殺毒軟件更新的步伐滯后。一旦信息數據庫被病毒攻擊，在網絡環境下難以徹底清除，影響檔案系統的正常運行。故此，檔案數據隨時存在丟失，被人竊取的肯能性。

2.2 檔案管理人員安全意識淡薄

在檔案管理工作中，檔案管理人員安全意識淡薄，未能意識到檔案管理工作的重要性，缺乏相關的安全意識，對檔案館人員出入未實行嚴格的審查，思想觀念存在偏差，認為檔案管理工作不需要投入過多的精力、缺乏思考和有效行動，責任感不強，業務素質較低，學習性較差，不愿主動學習新知識，未能掌握先進的科技手段采取有效措施避免網絡病毒入侵，存在人為蓄意更改、刪除檔案信息，造成檔案管理工作中面臨內部安全隱患。

2.3 檔案安全管理制度和機制不完善

在信息化檔案管理過程中，高校未能建立完善的管理制度和機制，缺乏健全的管理步驟與規定，致使管理人員工作繁雜，員工責任制與領導責任制界限不清，無法確定個人的分工與職責，為建立檔案管理的安全保密制度，工作人員保密意識無法從制度中形成，對于突發事件未能建立相關的安全保障應急防范機制，當前，檔案管理中存在的安全問題無法從制度得到切實的保障。

2.4 檔案館安全設施陳舊

實現檔案安全管理離不開先進的技術以及配套的管理設施，但目前許多高校檔案館陳舊，布局分配不合理，安保設施比較落后，網絡設備更新速度較慢，缺乏資金投入，在信息化背景下，檔案管理需要如錄音、錄像以及光盤、軟盤等新載體，但這些載體的保管條件遠比紙質檔案的要求高，不僅要做到一般載體檔案所要求的“八防”，還要防磁、防靜電，溫濕度的控制也更為嚴格，而現有的檔案庫房根本無法達到這些新型載體檔案的保管要求，檔案館基礎設施建設刻不容緩。

3 解決途徑分析

3.1 制定和完善檔案安全管理制度

在實現檔案管理的過程中，制定和完善相關的安全制度，形成一套健全的管理步驟和規定，明確各部門之間的分工，落實檔案管理人員的責任制，形成領導按期按時檢查機制，將檔案管理劃分到各個部門，制定健全的檔案管理人員考核機制，將考核與績效薪酬相連，形成健全的員工負責制，嚴格的監管制度，建立檔案安全保障機制，與此同時，完善電子檔案管理制度，采取專機專用，實名進入管理系統，用制度的方式確保檔案管理的安全。

3.2 提高檔案管理人員的安全意識

管理人員安全意識的提升是實現檔案安全管理的第一步，學校需聘請專業人士對管理人員進行安全知識的培訓，定期考試抽查，提升管理人員安全知識儲備，幫助工作人員掌握先進的管理方式，提高領導干部的信息化水平，培養業務骨干，提升管理人員工作水平，樹立積極的工作態度，遵守安全和保密規定，從不同方面提高工作人員的安全意識，保障檔案管理的萬無一失。

3.3 加強檔案信息系統安全管理

高校實現檔案管理信息化已經是大勢所趨，信息管理系統是數字化檔案的主要載體，加強檔案信息系統的安全管理需要在實現網絡共享基礎下，實現對檔案信息加密和訪問的控制，非授權用戶無法進行訪問。實現檔案信息資源分類管理， 通過身份證號、密碼等方式進行訪問，在安裝檔案管理系統之后，更新殺毒軟件，保障檔案信息管理的安全。

3.4 加大檔案管理安全資金投入

申請對檔案館安保設施建設的資金投入，引進現代化科學技術，淘汰落后的檔案管理設施，更新檔案館的安保系統，合理規劃檔案館布局，保障檔案管理信息化運行，確保硬件設施和與軟件設施同步運行，加大對系統以及基礎設施維護資金的投入，聘請專業的技術人才提供安全保障，建立高質量、高技術的檔案管理安全平臺。

4 結語

綜上所述，檔案資料是高校重要的寶貴財富，在各項檔案管理的工作中，安全管理應是重中之重。為此，在信息化背景下，加強安全管理，科學規范管理，將可能發生的非安全因素控制在最小的范圍之內，推動高校檔案管理的信息化建設，提高工作服務水平，為高校檔案管理事業提供更優質安全的服務。

參考文獻

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