中小銀行會計檔案管理存在問題的探討

李冰

摘 要 信息技術在中小銀行會計業務領域的普遍應用，會計業務電子化進程加快，為中小銀行帶來了巨大的發展潛能，同時也給會計檔案科學化管理帶來了機遇和挑戰。本文從中小銀行會計檔案科學管理的重要性入手，分析探討中小銀行會計檔案管理中存在的問題，著重從中小銀行對會計檔案管理重視程度不高、專業人才缺乏、開發利用不充分、電子檔案管理不規范等方面進行分析，并提出加強中小銀行會計檔案管理的措施，以加強會計檔案科學化管理，提升會計檔案管理人員的素質，加強會計檔案的開發利用，發揮會計檔案資源的最大效應。

關鍵詞 中小銀行 會計檔案 科學化管理

在銀行業廣泛應用信息化技術的背景下，中小銀行會計管理領域持續對自身的操作活動進行優化，始終與時俱進，作為記錄和反映會計管理工作的重要依據和資料的會計檔案也隨之進入了電子化管理階段，信息科技逐步成為會計檔案科學化管理的有效工具。因此，在會計檔案的發展進程中，應該逐步探索新的信息化管理模式，只有這樣，才能對中小銀行業務發展及會計管理工作產生積極的影響。

一、中小銀行會計檔案科學管理的重要性

中小銀行會計檔案是完整記錄中小銀行經營發展和管理活動的重要資料，是經營活動和各項業務的核算依據，是中小銀行經營和管理活動的基礎性管理工作。會計檔案所包含的信息是有價值的資源，是銀行重要的資產。會計檔案所反映出的信息可以為中小銀行的業務發展和經營活動提供支持。隨著會計業務處理自動化、無紙化、集中化管理，會計憑證、會計賬簿、會計報表、會計報告等紙質會計資料逐步電子化，信息科技在會計檔案管理方面的應用范圍在逐步擴大，會計檔案管理已經步入科學化、標準化、規范化管理的新時代。會計檔案電子化管理的新常態，使銀行利用科學技術手段豐富會計檔案管理內容和簡化開發利用操作方法，讓會計檔案在中小銀行發展過程中發揮更大的作用，科學管理會計檔案顯得尤為重要。

二、中小銀行會計檔案管理存在的問題

（一）中小銀行對會計檔案管理的重視程度不高，會計檔案管理基礎設施薄弱

隨著中小銀行信息科技的發展，會計檔案也開始采用影像掃描電子化管理，但是作為原始憑證的會計檔案依然需要歸檔保管，這就導致中小銀行紙質會計檔案的數量依然居高不下，逐年增加檔案庫房的壓力，需要較大的管理空間和較多的管理人力物力財力。但是，中小銀行因資源有限對會計檔案管理投入的資金不足，沒有獨立的管理部門，導致會計檔案保管不夠規范，尤其是基層會計檔案庫的基礎設施較差，受到辦公條件的制約，會計檔案庫達不到防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等“八防”要求，會計檔案的安全性、保密性難以得到保障。

（二）中小銀行會計檔案管理缺乏專業人才，會計檔案管理人員結構不合理

科學管理會計檔案，充分發揮會計檔案的價值作用，關鍵因素是人。現實情況下，會計檔案管理人員緊缺，既懂會計業務、計算機使用和開發，又懂檔案管理的人員數量基本為零，具備會計檔案管理專業知識和專業技能的人員數量較少。大多數中小銀行會計檔案的管理人員，主要來源于年齡較大，不適應柜面工作的人員，該類人員本身的學習能力較弱，加之很少對會計檔案管理人員進行培訓，現有會計檔案管理人員很難滿足信息化下會計檔案管理工作的要求，只負責檔案保管和調閱工作，管理方法落后，無法對會計檔案進行開發利用，人才結構和素質不能完全適應會計檔案開發利用的需要。

（三）中小銀行對會計檔案的開發利用不充分，不能體現出會計檔案的價值

會計檔案是中小銀行內部信息中的一個重要資源，是全面、連續、系統反映中小銀行各項經營活動的資料和歷史記錄。會計檔案蘊藏著巨大的信息，蘊含著銀行的資金營運情況、客戶的信息資料、各種經營活動的交易記錄，會計檔案信息至關重要。中小銀行的管理人員可以通過對各種數據、信息的分析，提高中小銀行應對市場的駕馭能力。會計檔案屬于專業檔案，中小銀行會計檔案管理部門只能做到保管和利用，開發利用的能力極其不足，使會計檔案的史料和參考作用很難最大限度地得到發揮。由于對會計檔案的開發利用不充分，不能體現出會計檔案的價值，中小銀行管理人員對會計檔案管理重要性的認識不足，對會計檔案管理不力。

（四）中小銀行會計檔案管理信息化、影像化程度低，電子檔案管理不規范

會計憑證檔案作為中小銀行開展各類業務的重要資料和證據，在操作風險控制、經營管理和外部監管中發揮著極其重要的作用。目前，中小銀行會計工作已實現了數據集中，但是會計檔案全面影像化管理程度較低，不能適應銀行大數據管理的需要，影響業務運行，檔案查詢不方便。對紙質檔案全生命周期的管理效率低難度大，信息化有待進一步加強。同時，電子檔案管理缺乏制度依據，中小銀行會計檔案管理辦法和相關規定中對電子檔案如何管理未做明確規定，沒有詳細的操作流程，沒有統一標準，電子檔案移交管理難度較大，多數電子檔案沒有納入檔案庫保管范圍內，電子檔案歸檔管理符合國家標準規范要求的更少。

三、中小銀行會計檔案管理改進措施

（一）加強會計檔案科學管理，構建一體化管理體系

中小銀行會計檔案信息涉及銀行各個環節、各項業務，只有不斷再造會計檔案管理流程，使會計檔案管理技術手段科學化、信息調閱網絡化、建設管理標準化，才能形成中小銀行全面一體化管理。一是會計檔案管理技術手段科學化。會計檔案信息化管理必須堅持技術與管理并重，信息化不僅僅是技術問題，它還是管理問題，會計檔案信息化建設應與會計業務發展同步，將會計檔案管理系統納入中小銀行信息系統建設之中，實現會計檔案管理系統與銀行信息系統的無縫銜接，只有這樣，才能實現會計檔案信息科學化管理。二是會計檔案信息調閱網絡化。在互聯網+的時代，會計檔案應建立原始憑證管理平臺，通過配備相應的管理系統使其與自動化辦公系統連接，實現會計檔案信息調閱網絡化，在一定權限范圍內的資源共享，為會計檔案一體化管理創造變革條件，提升會計檔案資料的開發利用效果。三是會計檔案管理標準化。會計檔案庫房管理、系統建設，要依據國家檔案庫房管理和信息化建設的有關規定、規范，符合國家檔案管理的相關標準，滿足業務流程管理和信息資源開發利用的需要。

（二）提高對會計檔案重要性的認識，構建專業化管理隊伍

會計檔案科學化管理，培養會計檔案信息化管理人才是關鍵因素。一是塑造會計檔案管理文化。會計檔案是銀行在各項經營活動中形成的，有效管理會計檔案可以促進銀行的經營發展，轉變會計檔案管理人員的觀念，樹立服務理念，使會計檔案管理主動適應中小銀行的發展。二是提高會計檔案管理人員的門檻。中小銀行會計檔案管理部門應當配備熟悉檔案管理專業知識、會計業務知識、計算機網絡技術和操作的綜合型人才，會計檔案管理人員還應具備信息管理，檔案開發、研究等能力，能夠適應會計檔案管理各個環節的工作。三是加強會計檔案管理培訓。會計檔案科學化管理使得會計檔案管理工作越來越重要，加強會計檔案業務培訓，不斷更新會計檔案管理人員的知識結構，提升其專業化能力，提高會計檔案科學化管理水平和責任心。會計檔案管理人員要與時俱進，創新會計檔案管理方式方法，不斷提高會計檔案信息化管理工作質效。

（三）加強會計檔案開發利用，提升會計檔案使用價值

中小銀行會計檔案信息可以為制定發展目標計劃提供依據，進行可行性研究，為中小銀行管理層經營決策提供可靠的數據和可比性的資料，引導經營工作提供各種有用的信息，做好會計檔案信息資源開發利用是首要環節。一是提升會計檔案開發利用效果。會計檔案信息化管理可以提高會計檔案的利用率，通過會計檔案系統和辦公自動化系統的連接實現資源共享，為中小銀行管理人員制定決策提供必要的參考。二是創新會計檔案開發利用模式。按照中小銀行發展的需要，不斷整合會計檔案開發利用的途徑，制定電子檔案開發利用策略，最大限度地提升會計檔案開發利用水平。將開發和利用有機結合在一起，通過對會計檔案的加工整理，從不同角度、不同層次提供給使用者有針對性的開發利用，發揮其信息價值和應有作用。三是持續做好會計檔案開發利用工作。開發利用是一項長期性、系統性很強的工作，需要各方面的重視和人力物力的投入，注重開發利用的環境建設，宣傳會計檔案管理的重要性，形成會計檔案開發利用的良好氛圍，創建開發利用的環境。會計檔案管理部門主動開發會計檔案信息，滿足中小銀行業務發展工作的需要，最大限度地發揮檔案的價值，是檔案工作具有較高專業水平的體現。

（四）加強會計檔案規范化管理，使檔案資源發揮最大效應

以計算機硬盤存儲為主的會計檔案電子化管理已經成為趨勢，電子化管理的會計檔案包括電子憑證、電子賬簿、電子報表，虛擬化的會計檔案和紙質會計檔案應擺在同樣重要的位置加以嚴格管理。一是完善會計檔案管理制度。沒有規矩不成方圓，要想實現會計檔案規范化管理，科學合理、規范有效的制度規定是必不可少的要件。嚴格定義電子會計檔案歸檔的標準、方法、保管環境要求和安全設施等，使其符合國家檔案有關規定標準，將電子化會計檔案置于紙質檔案同樣重要的位置。加強存儲介質的安全管理，避免因存儲不善導致會計檔案信息丟失或毀損的現象發生。二是規范會計檔案電子化管理。注重電子檔案的規范管理，嚴格按照會計檔案管理的有關規定制定收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統計報表、鑒定銷毀、數據輸入（輸出）、格式轉換的標準，確保會計檔案的質量。三是簡便會計檔案電子化操作。檔案檢索是開發利用會計檔案信息資源的必備條件，編制完善檢索工具是提高利用工作效率的重要途徑，檢索工具簡單化、標準化、規范化，方便使用者在最短時間內準確找到會計檔案資料。

四、結語

將會計檔案管理作為中小銀行業務管理的重要環節嵌入業務流程，通過科學的技術手段提高會計檔案管理的工作質量和效果，進一步規范會計檔案管理，提升會計檔案開發利用水平，最大限度地發揮會計檔案應有的作用，從不同角度、不同層次提供給使用者，發揮其信息價值，構建會計檔案開發利用的長效機制。

（作者單位為寧夏銀行運營管理部）

參考文獻

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