基于內部控制視角對高校經濟合同管理的思考

吳旻昊

摘要：隨著我國高等教育事業的不斷發展，合同管理成為內部控制的重要內容。經濟合同作為合同管理的主要方面，對于高校規范管理、控制風險以及維護合法權益等均具有重要的意義。本文針對當前階段我國高校經濟合同管理現狀及存在的問題進行分析，探究問題產生的具體原因，在此基礎上從內部控制的角度，探討完善高校經濟合同管理的有效策略。

關鍵詞：高校;內部控制;經濟合同管理

近年來，隨著教育改革的逐步推進，我國高等教育事業獲得了長足的發展，高校參與市場經濟活動也越發頻繁。高校在開展對外交流和合作的過程中，必然涉及到合同的簽訂，經濟合同在所有合同中占據的比例較大。因此本文僅針對經濟合同進行相關探討。

財政部頒布《行政事業單位內部控制規范（試行）》后，行政事業單位都在加快完善自身的內部控制建設。作為高校內部控制的重要內容，經濟合同管理也受到很多的關注。但受限于發展時間的限制，高校經濟合同管理在具體實施的過程中仍存在的一些問題，如預算管理不到位、風險意識不足等。因此如何完善經濟合同管理成為亟待解決的問題。

一、國內外高校經濟合同管理現狀

（一）國外經濟合同管理現狀

西方針對經濟合同管理的研究比較先進，已經形成較為完善的合同控制和管理準則。早在上世紀五十年代末，美國就成立了世界范圍內首個合同管理相關協會。根據2002年7月生效的《SOX》法案，審計人員必須要對單位年報進行審查，并由董事會對內部控制的評估發表意見。管理層要在年報中對內部控制評估結果和審計人員對單位內控實施情況的評估做出解釋。同時，德國的《股份有限公司法》也做出了類似的規定。近年來，西方國家對合同管理以及內部控制的研究持續深入，其中關于合同管理體制完善以及訂立過程規范的研究較多，其中涉及到貪污腐敗、資金利用率、控制權分配等方面的問題。

（二）國內高校經濟合同管理現狀

在國內，廣大學者對高校合同管理進行了探索研究，研究主要集中在三個方面，分別是合同管理體制、經濟合同管理以及經濟合同管理問題。史為業在《高校合同管理的路徑探析》中提出高校應從組織制度方面采取措施實現合同的科學化、規范化和標準化管理，具體措施包括提高重視、統一組織制度、強化管理措施執行、完善監督體系等。孫培清、梁桑在《淺議新形勢下高校經濟合同管理》中認為目前學術領域比較推崇的管理體制為“統一領導、分級負責”，高校要對合同管理的組織以及合同制定的各個環節制定清晰明確的標準?？傮w上來看，我國學者對高校經濟合同管理的研究多為現狀描述、問題來由以及路徑探析，實踐方面的范例闡述比較缺乏。

二、高校經濟合同管理存在的問題

（一）相關制度操作性不強

2012年11月29日，財政部印發《行政事業單位內部控制規范（試行）》，該規范第四章第六節合同控制中，針對高校財務制度建設提出了規范性的指導意見，涉及到預算管理、合同執行、糾紛解決等。但合同歸口管理溝通協調機制、監督審查機制、合同跟蹤管理機制等均難以落實。

（二）管理框架體系不完善

1.流程設計不合理，分工模糊。有的高校流程設計過于簡單，缺乏必要的牽制和審批環節，導致管理工作形同虛設。有的高校流程設計過于繁瑣，嚴重影響管理效率。尤其是在崗位設置方面，存在一人包干全部合同管理工作的情況，崗位設置過于隨意，無法形成相互監督。我國高校經濟合同管理雖然隸屬于行政管理，但是卻不具備規范的歸口管理模式，這種多頭管理的局面，容易帶來合同管理的混亂，從而導致高校對經濟活動的內容無法形成良好的掌握，承擔的經濟風險大幅度增加。

2.預算控制不到位。預算編制是高校經濟合同管理的重要內容，但結合實際情況來看，很多高校對這項內容的重視程度不夠，預算編制常常是草草完成，內容籠統，監管不力，常常違反“先預算—后計劃—再實施”的程序。在實際工作中，高校在簽訂合同時，也未對具體項目進行有效的調研，預算編制敷衍隨意，和實際情況出現巨大偏差，容易出現超支現象。

3.合同歸檔管理不規范。合同檔案是經濟合同管理的重要方面，不僅可以為管理工作提供依據，在處理法律糾紛或是追究違約責任時也能發揮重要作用。但目前，許多高校的合同檔案往往分散于不同的業務部門，并未進行統一管理。而且，一部分高校在合同檔案管理中仍然采用的是傳統的人工管理模式，很難應付不斷增長的工作量，且容易出現更新不力或是遺漏缺失的情況，在查閱和使用方面也存在著諸多不便之處。

（三）風險防范意識不足

雖然我國市場經濟體制已逐步完善，但是很多高校的管理人員對于經濟合同簽訂意義的認知仍舊浮于表面，將其當做一種必要的“形式”。這種不重視的態度不僅催生了許多暗箱操作，同時暴露出薄弱的風險防范意識，導致經濟合同管理工作無法落到實處，引發不必要的糾紛和違約問題。

（四）審核監督不到位

由于參與部門眾多以及時間跨度大等因素，高校經濟合同簽訂以及執行的過程都隱藏一定的風險，在一些大額合作項目上體現的尤為明顯。很多高校在對外經濟合作方面設置了一定的審計監督環節，但大部分停留在宏觀制度層面，如合同策劃、談判、簽訂、執行等，但針對合同編制、合同審核、合同歸檔、預算編制審核等方面卻未制定配套的管理細則，審計監督作用難以發揮。

三、高校經濟合同管理存在問題的原因分析

（一）授權審批制度不規范

目前，高校經濟合同管理實行校長負責制，即高校對外經濟合同必須由校長作為合同的法定簽約人。但在實際工作中，受到時效問題的影響，合同簽訂的整套程序往往是由二級業務部門獨立完成，逐級授權審批負責制形同虛設。同時，合同管理的各個環節未實現有效的崗位牽制，加劇了經濟合同管理的松散。

（二）管理組織架構不合理

很多高校的經濟合同管理都缺少頂層設計，未形成完整的合同管理組織架構，加上人手不足，也未形成合理的分工合作，實施環節更是缺乏歸口部門管理，形成多頭管理的局面。由于職責劃分不明確，各職能部門常常出現相互推諉責任的情況。同時，缺少歸口管理機制，容易出現無主管理的情況。例如采購物資合同由資產管理處牽頭、基建合同有基建處牽頭，物資維修供應合同有后勤采購部門管理，這種多頭管理的現狀若是不能及時改變，很難適應新時期高校經濟業務發展的需求。

（三）風險控制及審計監督觀念落后

合同管理是一個長期動態的過程。高校行政管理人員對市場經濟形勢缺乏正確的預估和重視，對法律知識一知半解，缺少必要的風險防范意識。這將對經濟合同管理帶來極大的負面影響。同樣是由于對合同法律知識的不重視，許多高校在設計合同管理流程時都只是單純的走形式，僅僅停留在滿足宏觀制度要求的層面，未落到實處。

（四）復合型專業人才匱乏

高校經濟合同管理的專業性較強，它涉及到了會計、審計、基建、法律等多個專業學科，對管理人員的專業素質、職業道德、業務能力都有著很高的要求。但我國高校的經濟合同管理人員很多都不是專業出身，對這項工作的了解存在不足，因此工作過程中存在明顯的盲目性和隨意性，管理水平難以提升。

四、提升高校經濟合同管理的有效策略

（一）構建完善的內部控制制度

科學完善的內部控制制度是高校經濟合同管理工作順利實施的基礎。應以《合同法》等相關法律政策為依據，結合高校自身實際情況，構建高校合同管理辦法，對合同簽訂以及執行的整個過程進行細致的部署，科學設置崗位，逐步形成相互監督牽制的局面。

在完成制度構建的基礎上，應關注制度的落實情況，加大責任追究力度，保障制度建設的效果得到充分的發揮。如，建立合同跟蹤管理制度。很多高校的經濟合同管理止于簽訂完成，忽視了合同執行以及歸檔，因此，高校應貫徹落實動態性和全程性的合同管理理念，將監督管理從前期策劃覆蓋到歸檔的整個過程，設置專人對不同環節進行跟蹤，尤其是重點崗位，應采取不定期輪崗制，強化監控力度，同時逐步推動內部管理領導干部經濟責任審計制度的日常化和規范化，保障合同的順暢運行，隨時掌握了解合同進度和執行情況，以便及時針對突發問題采取應對措施。

（二）科學設計經濟合同管理流程

在設計合同管理流程時，應將不同業務環節與其管理部門相對應，明確不同職能部門的具體分工，做到協調合作，保障管理工作的高效有序開展。在經濟合同管理體系中，經濟合同管理決策機構（如校務會）負責協調和統籌控制，主要進行合同簽訂授權等。經濟合同承辦部門負責合同和相關事項手續的辦理工作。業務歸口部門分別負責各環節實施的管理，主要是對合同條款審核、合同訂立等。合同審核部門，可以由內部財務人員和審計人員組成，主要負責對經濟合同的條款進行審核，并跟蹤監管合同的執行。在條件允許的情況下，最好聘請專門的法律顧問對經濟合同的合法性進行審核把關。

（三）加強合同管理隊伍建設

高素質管理隊伍是高校經濟合同管理工作高效開展的重要保障。各高校應加強人才培養力度，強化領導重視，定期組織相關業務人員參加專業化培訓，提升管理人員的業務能力。同時，還應做好法制普及和道德教育，使經濟合同管理人員形成良好的職業素養，認真負責的履行自身職責。積極和其他院校開展交流討論，或是聘請專家到校開展講座指導等。積極提升管理人員的信息化水平，將經濟合同管理信息化建設納入到學校管理信息系統統一規劃中。構建覆蓋所有部門的信息共享平臺，為不同系統間的數據共享提供保障。同時推動合同管理整個過程的信息化，通過軟件實現控制管理。

經濟合同管理是高校內部控制的重要一環。只有不斷改進和完善經濟合同管理工作，才能有效的降低高校在對外經濟合作中承擔的經濟風險，保障高校的合法權益，促進其持續發展。

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