創新協助董秘做好“三會”運作

徐偉中

“三會”運作規范與否，決定著上市公司權力機構、決策機構、監督機構之間能否有效制衡、各司其職，形成協調運作的法人治理結構。因此，協助董事會秘書做好三會規范運作，將創新性的管理理念融入其中，形成行之有效的管理模式，不斷提升三會規范運作水平，是證券事務代表的一項重要職責。作為國電電力發展股份有限公司的證代，我在通過信息化手段助力三會規范運作方面，有些許體會和實踐。

近年來，上市公司監管已形成日趨嚴格的高壓態勢，管理制度不斷細化完善，違規懲處力度逐步加大，對公司規范運作管理提出了更高要求。通過對公司及其他大型企業三會管理普遍現狀分析，我發現三會管理人員變更等因素將會導致議案內容的規范、標準難以持續，工作記錄歷史痕跡無法保留;議案審核程序的單線程信息傳達，亦會造成審核意見反饋不及時等問題。為實現企業對三會運作管理水平持續性提升，提高效率，確保治理相關工作合法規范運行，建設一套信息化、智能化的管理系統是企業必選之路。

在我們董辦的建議下，公司設計開發了規范運作管理信息系統。系統上線后，實現幾方面轉變：一是規范運作實現信息化集中管理。系統獨立運作，控參股公司三會議案提交、分配部門審核、資料上傳歸檔等環節均實現了系統集中在線操作，取消了以往通過電子郵件報送以及OA協作辦公分配審核的工作模式。各單位三會議案提交情況、審核進度、歸檔情況通過系統直觀可見，實現一體化管理。二是工作效率及質量大幅提升。系統根據常規議案專業特點，智能化程序設定了默認分配審核部門，實現了議案自動分配功能，改變了以往依靠人工手動拆分議案并分配提交審核的工作模式，同時增加便捷性設計，會議材料實現自動生成。三是工作痕跡及會議資料全面保留。利用系統建立議案審核日志，公司對各單位三會議案的修改痕跡、審核意見均得以完整保留，并實現全過程記錄，工作日志隨時可查，會議資料一鍵歸檔，為提升管理水平提供了可靠的支撐和依據。

總之，借助信息化手段，通過集成公司本部及控參股公司三會管理模塊，將管理方式由人工化向數據化、信息化、智能化轉變，實現了“工作制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”，給予了董事會和董秘日常工作極大的助力，全面提升了公司規范運作管理水平。

《董事會》雜志主辦的首屆中國上市公司“董秘好助手獎”評選，為上市公司提供了廣闊的分享和交流平臺，為證代等董秘助手提供了良好的學習機會，期待通過這次評選，學習到公司治理優秀群體的寶貴經驗，共同為中國資本市場持續健康發展貢獻力量！