高校辦公室管理工作的新特點與新舉措

張新婭

當今社會中高校管理系統對于高校管理工作尤為重要。社會的不斷發展要求高校管理工作進行改革和創新，這也是當前階段高校發展的必然趨勢。高校的管理工作不僅需要把握時代特點，根據時代的發展特點不斷更新和改革。因此本文將對高校辦公室管理的工作進行深入探究，分析當前高校辦公室管理工作的現狀與策略。

隨著社會的不斷發展，我國的教育事業也不斷的進行改革。在此背景下，我國的高校辦公室管理工作變得更加繁重。高校辦公室管理工作是學校整體管理系統核心工作，既能展現學校的形象，又是學校與外界溝通、傳遞信息的重要渠道，對于建設和諧校園有著至關重要的作用。目前，高校辦公室管理工作也在進行一系列的改革，展現出一系列的新特征，因此高校管理人員應把握這些新特征，運用科學有效的舉措，提升辦公室管理工作的質量，能夠更好的為教育事業服務。

1 高校辦公室管理工作的新特點

1.1 綜合性

高校辦公室管理工作是學校整體管理系統核心工作，此部分管理工作具多樣性、復雜性特征。全校的師生都需要辦公室的服務與管理，當師生或其他部分的工作人員產生問題和矛盾時，都需要經過辦公室管理人員進行調解。此外，辦公室人員還負責學校活動、文化建設及教學工作等。因此，高校的辦公室管理工作更具綜合性。

1.2 政策性

高校辦公室管理工作要絕對的執行上級部門的政策及相應的規整制度，還要能夠根據這些政策和制度開展相應的工作，因此管理人員要能夠及時了解上級部分的政策及能夠熟練的掌握這些業務。這樣才能有效開展工作，同時在工作中也要不斷的進行學習，提升自身的政治文化修養，提升工作質量。

1.3 服務性

從目前的辦公室管理工作發展來看，其更具服務性。管理人員除了要制定學校的管理制度和教學制度以外，還要為師生、領導、教學、活動及科研的開展提供有效的服務;且在進行服務的過程中，管理人員應具備耐心和熱心，積極為他人解決問題。

1.4 科學性

現階段是網絡信息時代，高校辦公室管理工作也需要與時俱進，跟上時代發展步伐，同時也對辦公室管理人員提出更高的標準。管理人員在學習專業的知識外，還要積極學習網絡知識，創新思維，將網絡知識運用到辦公室的管理工作中。此外，隨著高校辦公室管理工作不斷的發展，所開展的科學項目活動也越來越多，與其他科學企業的合作也日益頻繁，因此工作人員還要學習先進的科學知識和技術，開發先進的教育方式，順應時代的發展潮流，提供更好的服務。

1.5 決策性

在當前的社會發展背景下，高校辦公室管理工作不僅要完成行政工作，同時還要為領導提供科學合理的決策。隨著我國的教育事業不斷的發展，隨之而來的問題也在逐漸增多，例如，高校的招生情況、高校的擴張發展等，這些問題都是需要領導進行決策。但在當前的時代發展背景下，高校的辦公室管理工作能夠為領導提供合理的決策方案，幫助領導選取出高校發展的重要信息，從而做好輔助工作，幫助領導作出更加準確和科學的判斷。

2 高校辦公室管理工作的問題表現

2.1 管理人員對工作缺乏認識

高校辦公室管理工作是學校整體管理系統核心工作，有著非常重要的作用。但辦公室的管理人員認識不到這一點，不明確自身的職責，這樣就使整體的工作水平逐漸下降，不能發揮出應有的作用。目前，很多的辦公室管理人員無論是思想上和工作上都對辦公室管理工作存在誤區，對自身職責模糊，認為辦公室工作沒有前途，很大程度上削弱了辦公室管理的職能，導致管理工作的質量嚴重降低。

此外，高校辦公室的管理工作非常復雜，不僅要做好校領導之間的管理工作，還要對全校師生做起熱情服務，所有工作都要做到精益求精。因此，沒有完善的管理制度，工作人員都對處于松懈的狀態，甚至失去凝練力和團體精神。

2.2 缺乏有效的溝通能力

高校辦公室是學校與外界溝通、傳遞信息的重要渠道，也是高校內部之間的中樞系統。如果缺乏有效的溝通交流能力，就會造成師生與辦公室之間的誤會，甚至會影響學校的整體形象，缺乏有效的溝通和交流，同樣也會使工作人員看不清自身與他人的差距，十分不利于自身專業知識的提高。此外，缺乏有效的溝通能力，還十分不利于轉達學校或上級部門下達的各項工作目標，從而達不到工作目標。

2.3 員工的綜合素質有待提高

高校辦公室管理人員由于工作事務十分繁忙，因此會更多的精力和時間花費在處理事務上，從而難以提升自身的政治素養。同時在管理人員在面對學歷進修或是科研項目時缺乏好的機會，導致辦公室管理人員思想多存在消極的情緒，對于工作失去熱情，缺乏上進心理。此外，管理人員大都缺乏正規的專業培訓，自身的專業素質不高，在面對工作時也采用能推就推的工作習慣，從而形成不良的工作風氣，對于整體的工作風氣造成極大的負面影響。

2.4 缺乏全局規范及信息化技術

我國絕大部分高校辦公室管理人員對于相關的管理內容都不是特別的了解，因此也無法進行及時的工作調整，這對于高校辦公室管理將來的發展十分不利。此外，在當前信息化社會發展下，我國的高校辦公室管理還嚴重缺乏信息化專業人才和設備管理人才，所使用的管理方法過于傳統，不能進行及時的創新和改革。

3 高校辦公室管理工作的新舉措

3.1 明確辦公室管理的職責

明確高校辦公室管理的職責和職能對于深化高校的發展和完善有著非常重要的作用，要能夠了解認識辦公室管理在建設高校工作的地位和作用。首先，要建立完善的辦公室管理團隊，全面發揮出辦公室的作用，同時要加強對辦公室管理的重視，把辦公室管理定位在高校管理的中心環節。這樣既可以使領導更加了解辦公室的工作，方便監督和管理，同時還能減少辦公室管理人員的工作壓力，從而增強對工作的主動性和針對性。

3.2 提升管理人員業務能力

提升管理人員的業務能力，堅持以人為本的理念，培養高端管理人才，不斷提升管理人員的政治素養、文化能力及綜合能力。定期對管理人員開展培訓和學習，提升管理人員的專業水平，加強其業務能力，提升對現代技術的掌握，學習先進的管理技術理念。同時要對管理人員經常開展思想政治培訓，提升管理人員的責任感和使命感，調動管理人員的積極性和主動性，培養其互相幫助，樂于奉獻的精神。此外，在選用管理人員的制度上，加強管理，采用合理的用人機制，選取有能力和責任的人員參與工作，具有強烈的上進心，能夠主動學習，營造良好的競爭環境。

3.3 完善規章制度

高中辦公室管理工作作為學校整體管理系統的重中之重，必須要制定出一套科學、合理的的規章制度，規范辦公室管理人員的行為，使工作更具規范化，從而不斷提升辦公室管理的工作質量。同時全面實施責任個人制，落實到個人身上。此外，還可以建立獎懲制度及考核制度，調動管理人員的工作積極性，樹立學習榜樣，并且能夠隨著時代的發展，進行改革和完善，使這些規章制度發揮出最大的作用。

3.4 實現辦公室管理自動化

要想實現現代化的辦公室管理理念，就必須要有現代化的設計作為支撐，實現辦公室管理自動化，這樣不僅能夠有效的提升工作效率，還可以演變出其他的工作方法。辦公室管理工作經過很長時間的發展，但對于自動化設備的投入還有待提升。就目前的情況來看，還存在很大的提升空間。例如，可以打造出一整套的通訊系統和網絡系統，從而提升辦公室管理工作的水平。首先可以借助網絡局網作為整套網絡系統的服務器，個人電腦為鏈接終端，這樣可以快捷將信息進行傳遞，對于資料整料和事物的管理有著很大的作用。其次，在辦公室內可以配備全面的現代化自動設備，如打印機、投影儀及掃描儀等，提升工作的效率，同時在辦公的過程中，還可以使用資源傳輸和存儲設備，有利于存儲大量的重要文檔資料。最后，還可以建立視頻通話系統，打破空間和時間的限制，可以隨時隨地進行開會或商討，節省大量的時間和精力。

3.5 運用新媒體技術

目前新媒體時代的發展已經改變了人們的生活和工作方式，已經成為人們生活中不可或缺的重要組成部分。因此在辦公室的管理工作中運用新媒體技術是必然的，也是順應時代的發展，可以確保高校辦公室管理工作的先進性以及科學性。因此辦公室管理人員必須要認識到這一點。管理人員要積極了解和學習各種新媒體的功能，并能加以運用，從中發現信息。此外，培養大量現代化管理的人才，使用科學的技術武裝自身，提升辦公室管理工作的水平。

3.6 加強員工學習交流

鼓勵員工參加各種形式的培訓或是相關的學術研究，不斷的提升自我的思想政治理論、現代科學知識理論及專業的技術知識。此外，還可在高校辦公室內，打造以互相學習為主題的辦公室，激發人員的學習熱情和興趣，加強員工之間的交流，共同創新和發展，不斷的完善自我，超越自我，共同成長。

3.7 加強資源整合，提升工作效率

在當前社會發展的背景下，高校的辦公室管理發展必須要加大信息化平臺的建設，要能主動的去搜集其他高校的資料，進行總結和歸納，做好數據分析。同時要對高校辦公室管理工作有長久的打算，并制定相關的計劃未雨綢繆，確保能夠跟上時代的發展。此外，在發展過程中還要考慮多方面因素，打下堅實的基礎，還要確保有足夠的資金和技術支持。

4 結束語

綜上所言，隨著教育改革不斷的發展，高校的辦公室管理工作也隨之出現了很明顯的變化。因此，管理人員一定要能夠了解和把握當前管理工作的新特點，并能結合這些特點對工作不斷的進行創新和完善，積極學習掌握先進的科學知識，熟練運用新媒體工具，不斷的培養人才，從而提高高校辦公室管理工作的水平，提升工作效率。此外，在面對當今管理效率快速發展的時代，高校辦公室管理要確保跟上時代發展的腳步，管理方式能夠與時俱進，確保高校辦公室管理工作的先進性以及科學性，進而促進高校教育事業的進一步發展。

（作者單位：陜西學前師范學院幼兒教育學院）