高校檔案管理與服務的大數據思維

孟瑛

摘要：大數據時代的來臨讓高校檔案管理工作有了新的發展方向，大數據思維不僅能夠有效的提高高校檔案數據的標準，更能提升檔案信息管理的質量，并能夠合理并有效的對資源進行利用，在提升工作人員的專業素質方面也有著很大的促進作用。基于此，本文主要探討了大數據思維下提升高校檔案管理與服務的幾點策略，希望能夠為促進高校檔案管理工作的有效開展起到一定的作用。

關鍵詞：大數據;高校;檔案管理;服務模式;策略

引言

隨著社會經濟的快速發展，信息技術已經成為了當前社會發展的必備基礎，大數據是信息技術發展的代表，更是當前各行業發展中必不可少的關鍵部分，在引領行業發展的同時，大數據更改變了傳統行業的發展形勢，尤其對于高校的檔案管理工作而言，在大數據思維的滲透下，管理的模式和服務的模式上進行了改變，在效率上也得到了明顯的提升。

1.大數據對于高校檔案管理與服務的影響

對于高校檔案管理而言，信息管理與信息使用是主要的工作內容。傳統高校檔案建設主要是按照業務的方向進行區分，根據不同的業務內容應用不同的處理方法，各檔案之間的聯系被割斷，雖然在檔案分類管理上有著一定的工作效率，但在檔案內容的互通上有著一定的弊端，對于整個檔案建設的規劃不能做整體的審視和管理，降低了檔案信息的利用率。高校檔案管理的主要價值在于保存檔案數據信息以及提高檔案的利用率，這是高效檔案管理與服務的主要目的，保存數據的完整增強用戶的檔案使用體驗是最主要的工作內容。在沒有引入大數據技術以及大數據思維之前，用戶對于檔案資源的搜索只能按照檔案分類進行瀏覽和使用，這種信息獲取方式不僅需要用戶進行多次的查找和瀏覽，更讓信息搜尋變得機械化和復雜化，這不僅降低了檔案的利用率，也降低了檔案信息的功能，不利于檔案行業的發展。在高校檔案管理中應用大數據技術，能夠增強檔案信息之間的縱向連接，用戶在獲取資源的過程中可以根據檔案存儲的位置和檔案的格式進行有目的的瀏覽和選擇，能夠提升檔案信息的使用價值，用戶能夠對其進行簡單、方便的獲取，增強了檔案的應用功能。

2.簡述大數據思維下高校檔案管理與服務模式探討

2.1充分互聯網大數據不斷優化完善檔案管理服務系統

充分利用大數據功能和優勢開拓檔案歸檔范圍，并且也可為高校檔案管理工作，提供海量的信息存儲空間。從而有效解決檔案收集整理工作受歸檔范圍、內容以及保存時間的約束的問題，能夠把高校在各種教學及活動等所產生的檔案信息數據，全部歸納到檔案管理范圍當中來，極大的提高高校檔案管理工作效率。可以將學校在教學及各種活動過程中產生的電子文件、信息數據、電子郵件以及視頻文件等，進行搜集歸檔，從而形成本校自己的信息化檔案大數據集。其次，在大數據思維下，充分運用互聯網大數據技術，構建起信息化的檔案管理系統，全面促進高校檔案管理工作信息化建設及發展，同時制定并建立起一整套健全完善的信息檔案管理、信息數據搜集整理、格式轉換等工作制度，確保高校檔案信息數據資源之間實現有效搜集、整理、整合及共享。最后，在大數據思維和技術支撐下，切實推動高校檔案管理工作信息化和標準化發展，同時也能夠實現對檔案管理及服務流程的不斷優化和完善，從而極大的提升檔案管理工作效率及服務質量。

2.2樹立大數據檔案管理和服務理念

在大學檔案管理工作中運用大數據技術，應充分利用大數據自身具備的便捷性，能夠實現對高校檔案有關信息數據的全面分析，從而為高效教師提供更加便捷、形式多樣的檔案信息數據服務。因為以往的高校檔案管理工作存在一定的局限性，一些重要的、良好的信息檔案資源無法及時提供給需求者使用和共享，極大的降低了高校信息檔案管理工作質量和功能價值。如果能夠及時的引入并運用大數據技術，則能夠實現對高校信息檔案相關的大部分信息數據展開有效搜集和整合，繼而構建起可以滿足多種不同需求的信息資源數據庫，繼而真正實現開放和共享。并且，由于高校檔案自身具備信息量多、數量大、類別繁雜等特征，這就要求在對高校信息檔案展開搜集、整理、分析和存儲和歸檔的過程中，應制定一整套統一的工作準則、構建起信息數據云平臺，從而把各種類別、各種格式及形式的信息數據展開有效集成分析，從而構建起數據模塊，形成高校信息檔案數據庫。

2.3大數據技術推動高校信息檔案管理的實時互通和互聯

在高校信息檔案管理工作過程中，由于信息檔案的格式以及形式存在差異，然而各個檔案文件之間又存在一些緊密關系。比如，某文檔與某些財務報表及合同等內容之間存在一些相同之處，而在用戶搜索信息檔案時，一份信息檔案無法解決實際需求，這時就需要使用與之相關的其他信息檔案。但是，不同的檔案其內容、來源、名稱、側重點等存在一定差異，導致各信息檔案之間不存在邏輯關系，從而‘信息孤島的情況依然較為普遍。這時，引入并運用大數據技術，用戶只要搜索相關的關鍵詞或者內容的少部分語言信息，大數據就能夠把不同類別的檔案全部關聯出來，在用戶瀏覽一個檔案資源時，就能關聯出相關的其他文件檔案，從而有效解決用戶反復查找，切實解決“信息孤島”的問題，極大的提高信息檔案使用效率和服務質量。

結束語：

大數據時代對各行業的發展有著很大的影響，尤其對于分類多、檔案關聯性差、用戶需求多的高效檔案管理來說更是有著很大的促進作用，大數據技術的應用讓檔案資源充分的發揮了自身的應用價值，不僅能夠更好的服務于用戶，更有效的提升了高校檔案管理工作的質量和效率，促進了高校檔案管理事業的發展。

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