Excel技能在輔導員事務性工作中的應用

張靜 徐可心 崔婷玉

【摘 要】高校輔導員應將工作重心放在學生思政工作上，這就需要提高日常事務性工作效率，表格制作是一項較為繁瑣的工作，excel的靈活操作是一項輔導員必不可少的技能。

【關鍵詞】excel技能；輔導員；事務性工作

高校輔導員肩負著人才培養的重要使命，全國高校思想政治工作會議的召開和中發〔2016〕31號文件為高校輔導員的工作明確了方向，大學輔導員應該將工作重心放在提高自身思想政治理論水平上，放在學生思政教育，幫助學生樹立正確的價值觀和就業觀上，這就需要大學輔導員提高處理學生事務性工作的效率，把更多的精力放在思政教育上，提高Excel技能是提高事務性工作效率的有效途徑。

一、代碼編寫

學習代碼編寫就是學習一種思維方式，簡單的代碼編寫工作能夠大大提高日常工作效率，代碼編寫的思路首先是學習簡單的代碼編寫方法，其次是編寫“特色化”代碼與個人事務性工作高度契合，最后就是簡單應用在各項事務性表格制作工作中。具體的用途一是構建小型數據庫，數據庫包括學生在校的各項基本信息，數據庫及時更新，每次的數據提取只需要一個按鈕即可完成，二是計算類工作，如獎學金的計算，排名的計算等，也是點擊按鈕即可完成計算。具體的操作步驟是開發工具——查看代碼——代碼編程——形成操作界面，以獎學金計算過程中的一部分編程為例，如圖1所示。

二、常用函數

函數的運用相比代碼編寫難度較低，也能夠更便捷的運用在各項表格操作工作中，部分函數應用頻率較高，如Average函數，Vlookup函數，If函數，Sumproduct函數等。

Count函數，Sum函數，Average函數等屬于比較簡單的函數，運用頻率也比較高，如圖2所示。Vlookup函數用于數據的查找，是最方便快捷的數據查找工具，可以快捷導入學生的各項信息，如通過相同字段學號查找到數據庫中的班級，出生年月，家庭住址等信息，具體操作如圖3所示。If函數可用作核驗兩列數據是否相等，還可用于班級成績排名：首先將表格數據按成績降序后，按班級升序，然后班級排名列第一個單元格輸入數字1，從第二個單元格輸入if函數，雙擊第二個單元格右下角的加號即可完成操作，如圖4所示。Sumproduct函數可以用作數組的相乘，用來計算加權平均成績等，如圖5所示。函數的功能很強大，且簡單便捷，靈活的運用各個函數能夠極大的提高工作效率。

三、數據管理與分析

對數據進行排序、篩選、分類匯總和利用數據透視表都屬于數據管理與分析的基本操作范疇，數據管理與分析工具中數據透視表可以快速匯總大量數據，如用于各班級各項證書的統計，各班級各種教材的預定量等，還有兩項運用較多，但容易被忽視的數據分析工具：“條件格式”和“分類匯總”。條件格式可用于檢查學生重名情況，用于重點標注出成績不及格的同學予以重點關注，用于評獎學金時篩選不同分數段的同學；分類匯總不僅可以用于分類匯總各班級或各專業同學的各項情況，還可用于分頁打印，操作簡單快捷，如圖6所示。

日常表格制作工作中，代碼，函數和數據管理與分析工具各有優勢，代碼學習困難，操作簡單；函數簡單易用；數據管理工具可視性強。在日常的表格制作中積極探索各項技巧，能夠達到事半功倍的效果，做學生工作也是一樣，提高理論素養，掌握溝通技巧，才有可能做好思政工作，更好地為國家青年人才的培養盡一份力。

【參考文獻】

[1] 胡建華，樓吉林.Excel VBA實用教程[M].浙江大學出版社，2015.