淺析中小企業會計電算化環境下的內部控制

鐘志陽

【摘 要】會計電算化是一種把計算機信息技術運用到會計實務工作中的應用，簡單地說，它通過會計軟件實現了會計信息的收集、整理、分析、輸出、決策。在經濟貿易全球化的今天，會計電算化對企業的重要性不言而喻，它改變了企業會計核算方式，提高會計數據處理效率，降低企業成本，無數人體會到了它在信息處理方面的快捷性和精準性。近年來，會計電算化高速發展的同時，也暴露出中小企業內部控制尚存在不少問題，如何有效利用會計電算化加強中小企業的內部控制越來越引起人們的關注。

【關鍵詞】會計電算化；內部控制；中小企業

一、會計電算化對中小企業內部控制的影響

（一）改變內部控制對象及范圍

在會計電算化環境下，企業會計內部控制的對象是人與計算機之間的聯系，由計算機代替人工完成前期繁瑣重復的基礎工作，數據處理的方式變成了一個人機結合的過程，大大節省了企業的人力、物力成本。企業內部控制的內容也更加復雜化，內部控制節點從單一變成雙向，即人與計算機的雙面控制，牽涉到了人員分工、職能分離、計算機的維護、會計檔案保存等；與傳統手工會計模式相比，電算化系統所控制的范圍趨于寬泛，比如新增了信息錄入控制、電腦授權控制、防止病毒控制等，會計信息已經實現了全過程無紙化，相關會計信息由傳統的紙質化報表、會計賬簿轉變為儲存在硬盤里，這樣既方便保存又節約成本，使信息傳送工作更加便捷，方便中小企業內部控制的追根究底。

（二）改變內部控制重心及形式

企業會計內部控制的首要目標是合理處理相關的經濟業務，便于管理者能夠及時掌握企業的經營狀況，并制定合適的發展方針。由于電算化系統的特點為數據自動處理，這就要求財務人員的工作重點是對數據輸入環節嚴格把關，所以企業內部控制的重心轉變為從末端向前端轉移。憑證庫包含了一切數據，只要原始憑證信息輸入，計算機就會自動進行過賬、轉賬和編表處理，中間環節在機內自動操作，在一定范圍內減少了傳統工作形式下賬賬不符、賬證不符等情況的發生，本質上已經更改了企業內部控制的形式及重心。另一方面，計算機的工作質量遠遠高于人工，這有效規避了人工內部控制的主觀性引起的一系列問題，為中小企業的內部控制奠定了良好的基礎。

二、中小企業會計電算化環境下內部控制的現存問題

（一）未充分利用與開發會計電算化

我國應用會計電算化系統相比發達國家起步較晚，以前我國一直通過傳統手工來記賬、算賬，管理者和員工也都已習慣了這種工作方式。因此，有些中小企業的會計電算化使用深度還不夠，如費用報銷、發放工資、報表編制等，僅僅停留在做賬、財務核算上，還沒有全面應用到其他財務分析管理活動中；也就是說，財務軟件目前只是實現了它的會計基礎作用，管理預測和經營分析功能尚未得到充分利用與開發。部分中小企業的領導人員對電算化的了解比較有限，在他們看來，會計電算化僅僅是將電腦數據運算功能應用于會計核算工作中，進而減輕財務人員的工作強度，卻沒有真正理解到會計電算化工作的真實內涵。事實上，不同的企業都會有符合自身管理要求和內部控制的模式，如果能夠建立一套完整的會計電算化信息系統，科學合理地反映出企業發展狀況，使現有的會計信息能準確、有效地為企業經營管理提供服務，這對企業制定精準合理的經營戰略具有寶貴的參考價值。

（二）缺乏合格的會計電算化專業人才

會計電算化體系具有人機協調一致的工作特點，人是決定性的因素；但是很多中小企業內部嚴重缺乏既精通會計電算化又熟悉企業自身經營特點的復合型人才，這無疑成為了企業走向高效電算化道路的一塊絆腳石。有些財務人員年齡老化，計算機知識十分薄弱，會計電算化熟悉程度不足，只能對日常的會計核算、記賬、報賬進行處理，對財務軟件更多的高端功能掌握得不夠熟練，不能靈活運用軟件處理會計數據，進行財務信息的加工和分析，無法將工作經驗有效發揮，難以凸顯會計電算化的優勢效應。另外，少數員工對電算化學習的熱情不夠、不積極，進而導致會計人員水平與時代發展呈現滯后效應，盡管財務軟件里包含許多研發成熟的功能，可是卻不能被充分利用，那么內部控制的措施就會沒有依附的土壤，更加無法得到落實。

（三）電算化信息系統缺乏安全性、可靠性

企業對于財務軟件上的數據是要求絕對保密的，這些信息和企業的生存發展息息相關。目前市場上財務軟件繁多，少許企業由于經驗不足，財力、精力有限，并不能尋找到非常適合自身情況使用的電算化系統，經常會碰到令人頭疼的問題。比如缺乏操作日志記錄功能，這會讓個別職業道德不良的會計人員有機可乘，以多重身份登錄系統，非法修改、盜用涉密數據，威脅企業財產安全；因為電算化系統的信息數據存儲在計算機硬盤之中，倘若承載數據的硬盤發生損壞而沒有備份，那么對于企業而言，財務數據丟失無疑是一次災難性的打擊；計算機網絡是開放、不斷升級的，大批會計信息要通過網絡通信傳輸，所以系統經常會面臨著被病毒侵襲、黑客攻擊的威脅。會計信息一旦被非法竊取或者篡改，就會加劇會計信息失真的風險，很大程度上降低了會計數據的安全性、可靠性，嚴重影響整個企業內部控制的工作效果。

三、加強中小企業會計電算化內部控制的具體措施

（一）建章立制，完善中小企業會計電算化的基礎工作

相關主管部門要制定完善的規章制度，督促財務部門嚴格予以執行，操作人員的權限應該根據級別加以劃分，操作權限控制一般要采用設置口令來執行，操作規章要明確職責、操作程序以及注意事項，并形成一部電算化系統文件，主要內容有建立計算機管理規章和會計管理制度，明確崗位責任制，落實機房管理規章。會計工作人員不可違反制度規定，不能逾越自身職責，必須按照規定的操作流程予以執行和控制，會計人員記錄操作日志、處理會計業務，姓名和操作內容要詳細的記錄和存檔，一旦發現問題，可明確問責。此外，還要定期調查內部管理制度的執行情況，為中小企業的內部控制保駕護航。

（二）加強會計電算化復合型人才培養

因為會計電算化是一門融合計算機技術、會計學知識為一體的綜合型應用，所以對電算化從業人員的綜合能力要求非常高，財務人員不僅應掌握并精通財務專業知識和技能，還必須要能熟練地掌握計算機操作。為了推進會計電算化的進程，中小企業務必要對財會人員進行繼續教育、定期培訓，以此提高財務人員的業務素質能力、職業道德，樹立正確的思想認識，使會計電算化的內部控制作用得到有效發揮。為了推動會計電算化的健康發展、降低風險，中小企業必須重視對財務人員的崗位培訓，強化復合型人才的培養力度，積極研究、探討，使培訓實之有效，以適應新形勢下的會計電算化管理工作。

（三）強化系統與網絡的安全控制

強化系統與網絡的安全控制是中小企業維持穩定、可持續發展的必然選擇，具體強化措施包括：第一，對企業中的電腦設置操作權限、操作密碼、身份識別，使操作人員只能對規定的經濟業務進行管理，防止工作人員違規操作；第二，嚴格機房管理，注意機房的防火、防潮、防磁等，加強對系統的維護，并且將系統設置為自動在其他硬盤進行數據備份，把完整有效的數據進行轉存，確保數據不會遺失；第三，注意對軟件進行升級或補漏，定期開展病毒檢測，使用安全可靠地“防火墻”，并安裝殺毒軟件，防范外部網絡帶來的安全隱患。

四、結束語

經濟越發展，會計越重要。在市場經濟體制不斷發展完善的當下，電算化系統的出現是社會的需要，也是新時代的要求。中小企業要根據自身情況建立合理的內部控制體系，完善并規范公司的會計制度，緊跟時代發展趨勢，更好地適應新環境；有效地把會計電算化和內部控制進行有機結合，以電算化促進中小企業內部控制的加強，以期促進公司經濟效益增長。

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