會議用戶問的最多的三個問題

蘆偉

最近的一項研究發現，只有三分之一的成年人能夠完成中等復雜度的計算機任務，四分之一以上的人只能進行初級操作，有一半的雇主報告說他們的雇員缺乏必要的技術技能。這種情況對會議系統技術人員構成極大挑戰，因為這會大大占用他們時間，增加工作量，而且也無法充分發揮會議系統提高工作效率的作用。

據統計，關于會議系統，用戶最常向技術人員提出的三個問題是：

1.為什么每個房間都不一樣？

2.我想用我的筆記本電腦，但無法連接。

3.沒人能聽見我說話。

雖然還有其他問題，但這三個問題最具代表性，那么本篇文章就集中來看看這三個問題該如何解決？

1.為什么每個房間都不一樣？

因為不熟悉會議室中的各種會議視聽設置，用戶經常會問技術人員這個問題。其實每次發生這種情況，可能只需要5分鐘時間就可以解決，但這會導致時間的大量浪費。

解決方案：簡化和標準化用戶體驗。

無論用戶使用哪間會議室，他們都希望找到熟悉的設備，在其他會議室中體驗過的相同用戶界面。

通過對每間會議系統進行標準化設置，可以顯著減少用戶尋求幫助的次數。如果使用的是觸摸屏控制，可以對所有會議室使用相同的界面設計。

如果會議室具有不同的功能，則只顯示每個會議室的可用功能。建議在企業會議室安裝監控，而且需要確保選擇的設備與監控平臺兼容，通過視聽集成器可以設置房間監控。

2.我想用我的筆記本電腦，但無法連接。

越來越多的用戶將自己的筆記本電腦帶到辦公室，當他們想在會議上分享自己筆記本電腦上的信息時，就可能會出現問題。

“如何將筆記本電腦連接到顯示器？“如何下載驅動程序？“我怎樣才能讓攝像頭圖像顯示出來？”問題簡直比筆記本電腦種類還多，技術人員會發現自己一遍又一遍地回答同樣的問題。

解決方案：為連接筆記本電腦做好準備。

為了避免這個問題，會議室空間應該為BYOD趨勢做好準備。要實現這一點，需要多個USB和HDMI輸入，再加上VGA、DVI和顯示端口適配器，并且需要保護好它們，防止它們被不小心損壞或被拿走。

有時，用戶需要下載一個軟件應用程序來在AV系統上顯示他們筆記本上的內容，但為了真正支持用戶設備，不要忘記驗證解決方案是否也能與Mac一起工作。考慮用戶可能使用的所有筆記本電腦類型。

3.沒人能聽見我說話。

一個不能聽清彼此談話的會議，會嚴重破壞召開會議的目的，因此無論是不是用戶的過錯，用戶都會感到沮喪。

相關調查報告顯示：在使用會議系統過程中，82%的公司都遇到了音頻質量問題，如背景噪音、音頻清晰度差，以及多個參與者講話時聲音的互相干擾。

為了省錢，用戶經常會使用嵌入在攝像頭中的麥克風，甚至筆記本電腦上的內置麥克風。使用這種方法的主要問題在于筆記本電腦和許多網絡攝像頭麥克風的音頻接收模式和范圍非常有限。

筆記本電腦經過優化，可以接收到一個人的聲音。這個人坐在筆記本電腦前面，離麥克風大約40厘米。但當超過這個距離，比如坐在筆記本電腦旁邊的人說話，其他聽眾聽起來就很費勁了。

如果用戶需要在白板上畫畫或者使用觸摸屏，同時進行講解，那筆記本電腦和網絡攝像頭上的麥克風則很難傳達用戶清晰的聲音。

解決方案：使用更好的麥克風以獲得更好的用戶體驗。

根據房間的大小，設置多個麥克風和揚聲器。至于話筒類型，可以添加USB話筒來擴展音頻拾取范圍。

最好使用波束形成麥克風。波束形成技術使用戶即使在房間里來回走動，也能使話筒對準說話的人。這些話筒有桌面或天花板版本。此外，帶有回聲消除技術的高質量麥克風，可以讓聽眾將聽到響亮和清晰的聲音。

兩個支持

會議系統最大的挑戰是用戶本身，為了避免浪費技術人員大量時間，最好的方法是為用戶提供能夠創建直觀用戶體驗的工具和技術。如在提高會議室音頻質量時，需要為用戶提供兩方面的支持。

一是技術，例如提供360度覆蓋的麥克風、能夠自動跟蹤講話者的視音頻跟蹤系統，設置AEC和噪聲消除功能等，這將為這些會議室空間帶來更好的音頻體驗。”

二是室內聲學設計。例如墻壁吸聲處理，它可以有效的改善室內墻壁、窗戶和白板等反射表面的影響，讓會議音頻系統發揮出最佳性能，帶來清晰和卓越的音頻質量。

小結

當前很多會議系統公司和技術人員都在努力為用戶創造良好的產品使用體驗。正確的技術解決方案不僅可以讓會議進行地更加輕松、提高會議效果，而且還可以有效降低技術人員大量重復工作，把時間應用到更有效率和更有價值的項目中。