新農村建設中敬老院的檔案管理與創新

姜東旭

我國人口老齡化問題非常嚴重，老年人的養老問題也是社會普遍關注的問題之一，敬老院作為服務機構，其檔案管理質量關系著敬老院管理的規范化與否，本文通過對敬老院檔案管理所存在的問題分析，提出檔案管理的創新建議，希望能夠對敬老院的檔案管理與創新有所借鑒。

敬老院是目前我國妥善解決老年人養老問題的方法之一，敬老院檔案管理是近幾年由于敬老院的發展建設而新興的專門檔案，它是將敬老院養老服務涉及的有關文字、音像、圖表及其他載體的文件經過收集整理而保存的原始資料，是敬老院日常經營管理的真實記載，是敬老院各項業務的憑證，對強化業務的創新具有較好的參考價值。目前，敬老院的檔案管理一直較為薄弱，在養老機構建設與發展過程中其效用沒有得到較好的發揮，為了規范敬老院的管理，只有強化敬老院的檔案管理，以檔案的規范化管理來引導敬老院的日常工作，以檔案的創新管理來提升敬老院經營管理質量和效果。

1敬老院檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理制度不完善

敬老院在日常管理上，對于服務收費、工作流程以及服務監督等都制定了相應管理制度，但是在檔案管理制度建設方面，沒有引起足夠重視，沒有認識到檔案管理制度的重要性，普遍存在制度不完善的現象。

1.2文件資料歸檔不規范

敬老院在文件材料收集整理上，分類類別較為單一，在文件材料收集時以文書檔案、敬老院養老人員基本信息等方面內容為主，涉及的活動音像、照片內容較少;檔案沒有進行有序的分類，編號相對混亂，檔案存檔時內容不全，標準不一，實際原因是敬老院對檔案的收集整理沒有規范的標準。

1.3檔案沒有實現統一管理

目前，養老院的檔案管理還存在利用渠道不暢通的現象，主要是各部門收集存放的檔案由本部門自己收集，自己整理使用，導致各部門檔案資料收集不齊全，檔案沒有進行統一管理，各部門間又缺少溝通和交流，檔案信息資源不能實現資源共享，信息化、數字化程度低。

2敬老院檔案管理的創新策略

2.1健全完善敬老院檔案管理的保障措施

2.1.1完善敬老院組織體系建設

建立健全敬老院檔案管理工作網絡體系，成立組織機構，明確檔案管理主管領導，配備具有一定經驗和檔案管理專業知識的人員負責檔案的管理，并對各文件資料形成部門指定具體檔案收集人員，使成網絡化管理體系，來保障敬老院檔案管理工作的有序運行。

2.1.2健全敬老院的檔案管理規章制度

針對敬老院檔案的收集、整理、歸檔、保管以及使用等環節建立并制定相應的管理規章制度，使檔案形成各環節的工作程序依照規定進行，可有效保障檔案資料的質量，進一步提高檔案的利用率，保障了檔案歸檔工作的科學合理。

2.1.3依照《檔案法》規定進行業務操作。敬老院的檔案管理都要依照《檔案法》的管理規定，來強化敬老院檔案工作的監督檢查，來保障檔案的信息安全，檔案業務管理科學規范有效。

2.1.4建立監督機制。對敬老院養老服務檔案進行監督指導，及時聽取敬老院養老人員的意見，并對敬老院人員所提出的咨詢問題進行專業答復，來確保在老人信息安全的基礎上，使敬老院內的老人能夠得到更優質、更舒心的養老服務。

2.2規范敬老院檔案管理業務流程

敬老院的檔案管理應統一標準，統一管理，由各業務部門收集后，統一交到檔案管理部門，進行分類、整理和保管使用，通過規范檔案業務流程，為敬老院的檔案科學規范化管理奠定基礎。

2.2.1敬老院結合本院的實際工作內容，參照《檔案法》管理規定，制定《敬老院檔案收集范圍和保管期限要求》，來對文書檔案、音像檔案和實物檔案的收集和分類提供一些依據，使敬老院檔案收集規范科學合理。

2.2.2要歸檔操作過程中，要嚴格執行《敬老院檔案管理辦法》的相關要求，對文件資料及時整理、規范歸檔，確保檔案資料齊全，歸檔質量標準化。

2.2.3對整理完成的檔案資料要及時存入檔案室，進行規范保管，檔案室內要配齊檔案管理的基礎設施設備，分類分項保管，預留一定的檔案保管空間。要定期對檔案室的檔案設施進行檢查，及時維修，排除安全隱患，確保檔案保管安全。

2.3加快檔案的信息化建設

敬老院要強化檔案管理的創新，為解決檔案利用渠道不暢的實際問題，需強化網絡化檔案管理機制的建設，通過逐步改變敬老院的檔案管理模式，優化檔案管理程序，強化網絡化檔案的機制實施，使敬老院信息資源得到有效共享。

2.3.1敬老院在進行檔案資料管理過程中進行手段的創新，將傳統紙質資料錄入電腦，通過檔案資料的數據庫建設，實行檔案數字化管理，并嘗試建設敬老院養老服務電子管理系統，把檔案管理作為其中一項，通過將檔案管理中的相應資料、數據進行電子存儲，為檔案的信息化發展奠定基礎。

2.3.2加強基礎設施建設。要完善敬老院檔案管理的基礎設施，對陳舊的計算機進行更新，強化基礎設施的投入，為檔案信息化發展創造物質基礎。

2.3.3構建多部門信息資源共享的“養老服務檔案信息虛擬共享平臺”，來解決敬老院養老服務檔案利用不暢的問題。敬老院要與衛生服務站、社區居委會等部門聯合，整合區域的信息資源，努力構建信息共享平臺。

綜上所述，敬老院的檔案管理工作與日常的經營管理息息相關，在規范敬老院檔案管理的同時，也是對日常經營管理的一次標準化完善，做好敬老院檔案管理和創新，對促進敬老院持續健康發展意義深遠，對提高敬老院的服務質量和養老服務滿意度具有重要的作用，是一項值得認真研究思索的課題。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣民政局中心敬老院）