淺析農場檔案管理工作的規范化

王博

隨著農場的發展建設，農場的檔案管理工作也發生著變化，人員與工作流程的增加使檔案管理的內容在豐富的同時，也造成相對的混亂，為促進農場的快速發展，本文通過對農場檔案管理工作規范化進行分析，并結合工作經驗，梳理出適合農場發展的檔案管理要求和流程，不斷完善農場檔案管理向規范化方向發展。

近幾年，農場經濟建設發展較快，尤其是信息技術發展，已經融入到我們的日常生活和工作中，信息技術融入到檔案管理工作中，推動檔案管理工作向規范化發展模式前進，與此同時，檔案管理服務模式也由傳統的保管查閱方式向資源共享平臺轉變，通過對農場檔案管理工作規范化的研究分析，可以明確檔案管理規范化的具體要求，才能更好地使農場檔案管理質量得到提升，檔案管理更趨向于規范化。

1農場檔案規范化管理的保障條件

1.1領導重視

強化領導的重視程度是檔案規范化管理的關鍵。領導對檔案管理重視，并將其提上農場重要工作日程，可以對檔案管理過程中遇到的問題及時解決，對農場經濟建設各環節的重要資料收集整理并歸檔，對日后的信息查詢可以提供便捷服務，還可以提升農場的運營效率，通過加強檔案工作的領導，可以明確檔案管理人員的工作內容及職責范圍，對工作流程規范化起到較好促進作用。

1.2強化檔案管理網絡系統建設

隨著經濟社會的發展，檔案管理工作也在不斷適應新形勢情況下中得到發展，從制度、工作流程、歸檔方法上都有了創新，并使信息化管理模式逐漸應用于檔案管理中。強化檔案管理網絡系統建設，要從硬件配備上來滿足相關設施的運轉，使系統安全可靠，強化日常管理人員的系統維護工作，提升檔案管理工作效率，確保農場檔案管理工作有序進行。

1.3加大資金投入

通過資金的籌集來解決基礎設施投入不足的實際情況，通過領導重視，將檔案管理費用列入到正常工作的財務預算中，每年對其進行撥付。可以將陳舊設施的更換列入到財務費用的預算中，逐漸改善檔案的基礎設施，配置計算機等檔案管理現代工具，為檔案網絡化管理提供條件，開發檔案綜合管理系統軟件，可以使檔案目錄全部輸入系統，方便快捷查閱檔案資料，為領導決策、群眾查閱檔案資料發揮了較好的作用。

2農場檔案規范化管理的主要內容

2.1規范檔案管理工作流程和步驟

強化檔案管理質量，必須規范檔案管理的工作流程和步驟，首先要對案卷進行全面普查，通過類別對案卷重新組合，將組卷過厚且內容復雜的案卷優化組合，進行科學保管，提高檔案的利用效率，結合農場的實際情況規范錄入工作，并統一分類并保證檢索準確率。

2.2統一檔案管理制度，規范檔案歸檔要求

對檔案管理中涉及的規章制度進行完善，根據農場的實際情況，針對《農場檔案工作管理規定》以及檔案整理、保管、借閱工作制度以及檔案保密管理要求、檔案室庫房管理制度和檔案人員崗位職責等進行完善，統一規定了材料歸檔的范圍、檔案移交手續，并對歸檔目錄進行統一編制，使檔案資料歸檔齊全、完整。在歸檔時嚴格按照檔案歸檔管理規定逐份進行檢查，檔案盒統一標注內容、案卷封皮填寫是否正確等，并統一編制檔案檢索目錄，檔案工具索引、檔案庫房存放示意圖等，統一檔案管理制度，遵照規定去管理和使用檔案，來提高各類檔案的使用價值。

2.3嚴格落實責任監督管理機制

強化責任監督管理機制的執行，可以劃清責任歸屬，提高檔案管理質量。對檔案接轉要有登記，查借閱檔案要有手續。對檔案管理出現問題要進行責任追究，查閱、借閱人事檔案必須兩人以上到檔案室查閱，查閱前履行手續由領導批準才能借閱;除特殊情況需查閱個人檔案外，其他單位需在檔案室查閱不準帶出，轉出、轉入檔案必須進行密封并加蓋密封章方能轉出或轉入。嚴格銷毀、涂改檔案。

2.4做好文書檔案整理

2.4.1做好文書檔案的處理保管。在硬件設施達標的同時，要做好文書檔案的處理，文書檔案具有相對的獨立性，文書檔案是文書工作最好的注解，文書是檔案的起源。要作好文書檔案和處理保管，強化規范思維，樹立文書檔案管理規范化的意識，使其與標準化具有同一規范。在實際工作中，要把好文書檔案的文字處理、編排、歸檔等規范關，按檔案管理規章制度整理文書檔案，使其規范化、標準化。

2.4.2文書工作要求。文書檔案首先要考慮公文紙張問題，紙張質量要有韌性，耐保存，一般使用國家公文規定的A4紙。排版要進行橫寫橫排，并在左側進行裝訂。制作公文需履行簽發手續，公文標題規范準確，行距、字體大小都要嚴格執行國家公文管理規定。公文字跡要清晰，對下發的公文或上行文件都要有發放記錄、文件審批單等，目前一般用筆為碳素筆，不能使用易褪色的中性筆或墨水，文件原件不能使用不規范字體，以防影響公文質量。要做到文書檔案規范化，還要對檔案實施現代檢索手段，來提升檔案管理質量。

2.5加強檔案管理人員業務素質和工作技能培訓

要強化檔案管理隊伍的建設，因檔案具有保密性，在選擇檔案管理人員時應選擇政治穩定、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作。做好檔案管理人員的業務培訓，關心他們的工作生活，使其能夠充分發揮檔案管理人員的積極性和創造力。可以通過組織檔案人員外出參與培訓班，使他們更好的了解檔案管理重要性，增強責任心，對檔案的收集、整理、裝訂要符合標準，配置專兼職的檔案管理人員，對檔案管理負責人員給予相應獎勵，使農場檔案在形式上規范統一，在內容上比較實用、完整。

總之，隨著農業機械化的發展，社會的信息化也得到長足發展，使農場檔案管理工作向信息化、規范化的方面發展，逐步實現檔案資料網絡化管理，農場檔案管理要結合實際情況，制定規范適宜的目標和制度，不斷總結經驗教訓，使檔案管理模式規范化，管理手段標準化，使檔案管理工作得到進一步提升。

（作者單位：161621黑龍江省克山農場辦公室）