高職院校檔案管理現狀

余亞浩

摘 要：在我國四線城市的高職院校檔案管理沒有受到重視，本文旨在介紹小城市高職院校檔案管理存在的問題，結合筆者工作經驗，提出高職院校檔案管理的對策。

關鍵詞：高職院校 檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）06-00-02

十九大報告指出，我國特色社會主義進入了新時代。新時代要求我們要運用創新的手段管理檔案，保證檔案能為各行各業提供利用，充分發揮檔案的價值。在《高等職業教育創新發展行動計劃（2015-2018年）》發布之后，高職院校發展愈加穩步前進，必將給檔案工作帶來無限的可能性，特別是四線城市多數是城市規模、經濟社會發展水平以及交通建設較為普通的中等城市。四線城市大部分以地級市為主，還包括個別省、自治區的自治州^[1]，本文所指的高職院校是地處四線城市的學校。

一、高職院校檔案管理的現狀

1.主觀因素

不少高職院校的工作人員認為，檔案工作就是檔案管理人員的職責，與其他任何人沒有關系，在工作中自動將檔案工作與日常工作分離開來，所以他們在工作中往往不注意檔案資料的保管，導致檔案文件資料收集不全，管理工作無法進行，檔案工作停滯不前。高職院校工作人員從主觀上把檔案與學校的教學管理分離開，各自保管，沒有建立綜合檔案管理機構，沒有實現檔案的集中統一管理。即使一些高職院校建立了檔案室，它一般也不是獨立存在的，而是從屬于學院辦公室，因此它的辦公經費是有限的，對檔案室各種硬件投入更是少之又少。而有些院校建立了檔案室，但只起到保管雜物的作用，也形同虛設。

2.客觀因素

第一，領導重視度不夠。20世紀末，我國高職院校教育開始起步。高職院校是由高等專科學校、職工大學、獨立設置的成人高校以及部分中專學校改組或改制而來^[2]。在我國四線小城市，不管是社會科學還是經濟等各個方面發展都比較緩慢，因此高職院校在辦學條件、辦學規模、科研教學都有待于提升的狀況下，學校所有的資金都直接用于與教育教學最密切、最直接的工作上。而檔案工作在短期間內不會對學校的建設與發展產生任何影響，也不會對高職院校的日常工作有影響，因此，高職院校領導的側重點根本不在檔案管理工作上，也不會認同檔案工作建設的意義，對檔案工作重要性觀念的普及也是能省就省，而對檔案投入更是有限。現在高職院校都存在一個通病，例如一部分高職院校的學院系部工作會議召開沒有正式通知（只是微信通知），會議過程中沒有會議記錄，導致一整年的工作都沒有任何書面記載的材料。沒有材料記錄學院系部的發展變化、工作流程，一旦人事關系發生變化，交接工作的缺少會影響學院系部，也必將影響學院校史的記載。另外下屬對上級的請示以口頭居多，并沒有形成材料;有些會寫申請，但都是格式、紙張不規范的申請，這些工作方式既不規范也不利于收集保存。領導層面思想的束縛，必然深深地影響了教職工的工作意識，造成對檔案工作的重視不夠，高職院校檔案管理意識不強，檔案管理制度的缺失，檔案管理存在漏洞。

第二，檔案員專業素養不夠。目前，絕大多數的高職院校中，檔案工作一般由管理人員負責，少數配備檔案員，還有一些院校檔案室的人員是學院職工的家屬任職。像高職院校這種檔案管理人員的配置方式，只能滿足高職院校檔案工作的基本要求，在這些檔案工作人員中，專業知識匱乏、基本素養不夠，檔案專業人才缺乏的現象層出不斷。近年來高職院校不斷發展，在校生人數不斷增加，專兼任教師、管理人員等各類工作人員明顯不足。應教育部評估指標體系中師生比等相關重要指標的要求，全國高職院校加大了人才引進的力度，但對于檔案人才的引進沒有實效。高職院校檔案管理人員專業化隊伍的缺乏，導致檔案管理人員流動性大。還有一些現象是高職院校檔案系列職稱相較于其他職稱好評選，很多不是檔案專業的工作人員都評選檔案系列的職稱，也造成檔案目前發展狀況。因此，高職院校普遍存在的專業素養不夠、業務能力不足、檔案管理人員不定等一系列問題，導致高職院校檔案工作難以開展的現狀。

第三，制度與機制的缺失。高職院校檔案管理部門對于檔案工作制度的忽視是檔案工作開展的阻礙之一。雖然有部分高職院校制定了檔案管理制度，但是隨著時代的變化，檔案管理工作不斷改進，檔案管理制度也應該不斷地修訂。我國檔案管理規章制度不斷地調整，高職院校的工作崗位職責也要隨社會科學發展不斷轉變。很多高職院校都沒有及時地跟進改變，導致檔案制度與機制的缺失。據筆者調查，河南省醫學類專科學院的檔案室建設相比于普通本科院校落后很多，專科類院校的館室、制度建設投入小，必然會對檔案發展不利，長遠來看也不利于學院發展。大部分的醫學類專科院校的檔案室隸屬于辦公室，沒有獨立存在，沒有獨立運行經費，沒有自主權，也會導致檔案室發展受限，繼而造成檔案制度與機制的缺失。

制度缺失容易引發的問題之一就是檔案資料收集不完整。一些高職院校檔案室收集的范圍抑或完全參考高校檔案的歸檔范圍，抑或沒有明確的歸檔范圍。檔案收集工作的開展主要是依靠各部門工作人員的經驗，歸檔材料的上交也是依據各崗位負責人的判斷，導致檔案收集不完整，使得檔案既不能從整體上全面反映學校發展的狀況，而且也嚴重影響了檔案綜合服務的質量和檔案材料的編研利用^[3]。

第四，檔案管理設備陳舊。高職院校對檔案管理投入較少，檔案相關的管理設備常年不更新，甚至整理檔案的用品都年久失修。不論是資源還是人力都與其他部門有很大的差距，影響檔案后續工作的開展、影響檔案工作效率、影響檔案工作人員的積極性，成為檔案管理的短板、檔案整理的障礙。

二、高職院校檔案管理創新途徑

1.加強檔案管理重視度

高職院校要從根本上認識到檔案對學院發展的促進作用，自然而然就會加強檔案管理重視度。基于國家近幾年對職業學院發展的重視，高職院校正處于比較高速的發展階段，加強檔案管理勢在必行。高職院校的檔案信息內容是學校寶貴的歷史資源，對于學院日后發展與建設具有指導意義，院校發展不僅需要教育教學做支撐，而且需要檔案保存的原始材料做輔助，以史鑒今。高職院校不僅僅要重視檔案的管理，而且應該重視檔案的利用，努力做到管用結合、發揮檔案價值。運用檔案學知識，利用好學院自身的優勢，編撰學院特色檔案史料。例如筆者所在院校，每年都安排學生在醫院實習，可以根據學院學生實習的情況編撰學校與醫院合作的特色檔案，全方位地展現學院特色發展之路。檔案工作人員還可以結合每年招生處移交的關于專業人數、男女比例、學生人數變化、專業名稱變化等方面資料編研本校從建立之初至今各方面的發展歷程。

2.加強檔案隊伍專業化

很多學院創建之初，像檔案室、圖書館這種部門一般都是安排教職工家屬在這些崗位上，他們的文化水平和專業素養參差不齊，沒有經過系統的學習，對檔案收集、整理、鑒定、保管等過程不熟悉且沒有檔案意識。因此學院的檔案工作都不能及時地收集、整理、上架，而且在整理的過程中會出現很多問題，例如在管理的過程中由于監管不到位，造成檔案丟失的現象比比皆是。檔案專業人才的引進是加強檔案隊伍專業化的途徑，高職院校應該加強檔案隊伍的建設。檔案隊伍建設不僅僅要加強工作人員的業務培訓，更重要的是工作人員的心理建設。檔案工作實際上是一種比較單調乏味的工作，長時間在這個工作崗位上做檔案工作需要能靜得下的心、能耐得住寂寞的忍耐力，更需要的是檔案工作者靜下來專研的學術能力。加強檔案隊伍專業化是檔案工作的基礎，只有檔案工作人員的專業能力提高，高職院校檔案管理的水平才能不斷進步！

3.加強檔案制度與機制的建立

“無規矩不成方圓”，這句老話適用于任何一個行業，加強其制度與機制首先應該從國家層面硬性要求高職院校建立本校檔案管理制度，學校檔案制度與機制是檔案管理人員工作遵循的準則，是規范高職院校檔案的準則。筆者所在學院檔案室成立之初就和部門負責人溝通協商，學校所有的檔案都來源于各部門，因此各兼職檔案員的責任意識會影響歸檔的質量，所以兼職檔案員的選擇很重要。在檔案室恢復之時，就對所有的兼職工作者集中培訓，并且邀請當地檔案局業務指導的工作人員以檔案法治為主題舉辦了講座，強調了檔案的重要性以及檔案法規對工作的基本要求。檔案局業務指導科的工作人員深入到各部門對其工作進行了指導，幫助學院鞏固了檔案收集的制度，也幫助學院合理制定檔案管理制度，對檔案室開展進一步的工作提供了依據。其次，院校自身的檔案意識促使其加強檔案制度，是最快的方式。

4.加強檔案信息化管理

檔案信息化管理是在領導認識到檔案管理工作重要性的前提下，才得以順利開展的，從而為高職院校檔案信息化管理打下堅實的基礎。除了紙質檔案的電子化掃描以及檔案系統的錄入需要信息化管理，還有檔案編研作為檔案信息化的具體體現，往往容易被忽視。高職院校檔案工作人員可以根據學校本年度重要工作、重要文件和會議活動開展，學校通過設立獎懲制度來鼓勵檔案工作人員的積極性，加強檔案信息化工作，為學院各部門提供信息服務。信息化是檔案發展的必經之路，是學院加快發展建設不可或缺的基石，只有各個部門都全面進步發展，高職院校的發展才更加穩固。

三、結語

高職院校檔案工作是我國高等教育檔案管理工作不可或缺的一部分，高職院校若想長久發展必須重視檔案管理，檔案管理目前是大部分高職院校的短板，側面反映高職院校檔案工作的光明前景，只要檔案工作人員堅持，檔案管理工作的價值與潛力會不斷被挖掘，高職院校的檔案管理也會被越來越多的人認同。

參考文獻

[1]https：//www.baidu.com/s？word=%E4%B8%89%E5%9B%9B%E7%BA%BF%E5%9F%8E%E5%B8%82&tn=site888_3_pg&lm=-1&ssl_s=1&ssl_c=ssl1_1682b5c5093

[2]聞學穎.改進高職院校檔案管理工作的策略[J].林區教學，2015（5）：120-121.

[3]方黑虎，湯楠楠，馬小艷.高校文書材料之“部門立卷”問題研究，2018（12）：30-32.