高校檔案工作規范化、標準化管理思考

趙梅娟

摘 要：隨著現代科技水平的不斷發展，日益龐大和完善的信息資源體系不斷促使高校檔案的革新，檔案的存在形式也發生著質的改變，正在逐步向電子化、自動化方向轉變。為順應21世界新科技、新人才等目標，檔案管理的問題也逐漸凸現出來，我國各大高校目前的檔案管理水平還處于比較初級和基礎的階段，很難適應經濟信息化的大時代背景，加之檔案管理人員的專業素質不高，各大高校對檔案管理工作的重視程度不夠，認為管理檔案只是保存，很少用到等等。為此，系統地進行高校檔案建設，完善檔案管理體制及各項制度，推動各大院校的檔案工作更加規范、標準地進行，就顯得尤為重要，這也是本文所主要探討的。

關鍵詞：高校檔案 規范化 標準化

中圖分類號：G275.9文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）06-00-01

前言

目前我國高校的檔案管理水平尚不理想，處于最基礎的起步階段。基于這個現狀，我們要更加明確檔案管理工作的目標，盡快明確與發達國家在檔案管理方面的差距，認識到自身的不足和缺陷，面對當今檔案管理給我們帶來的新機遇和新挑戰，找到解決檔案管理不善這一問題的方法和策略，在短時間內推進我國檔案管理工作的提升，縮短與先進管理者的距離，盡快切實的推進檔案的規范化和標準化進程，筆者將對此問題的一點思考進行探討，為高校提升檔案管理工作質量提供參考。

一、高校檔案管理的規范化、標準化的內涵和重大意義

我國各大高校巨大的檔案庫，不僅不是冗雜的負擔，而是我國教育事業的一筆重要財富。對檔案進行分類，就是進行檔案的聚焦，更便于保存和查閱，使得檔案體系更加完整。首先，標準化、規范化的管理可以應用電腦進行管理，降低檔案管理的成本，節約人力管理的成本。其次，對于傳統的檔案管理人員和技術水平，要進行一次革新，管理人員要不斷學習新生事物，使自己具備較高的網絡科技水平，不斷提高自己的職業素養、政治素養，培養良好的職業操守。再次，標準和規范化的檔案管理，使得檔案管理更加簡單和高效，具備了先進的檔案管理方法和技術，可以使得原來繁重冗雜的分類和整理工作變得整齊劃一，加大了檔案的存儲容量，提高了查詢的便捷性、邏輯性和準確性。

二、高校檔案工作存在的問題

1.管理制度不健全、管理標準不統一

我國高校檔案管理制度的不健全、管理標準的不統一，是各大高校普遍面臨的比較嚴重的問題。在檔案管理的過程中，需要對檔案進行分門別類的處理，根據檔案的價值，進行等級分類，比如劃分為一顆星到五顆星的檔案類型，運用不同的管理標準和辦法進行妥善保管。然而，各大高校的現狀卻是檔案常常有所遺漏，且沒有明確的問責制度。具體到檔案管理辦法，尚沒有明確的流程及步驟，檔案管理人員的培訓沒有進行過系統的專業培訓，管理環境混亂，管理人員缺乏科學有效的管理方法，對于檔案的管理目標是極不明確的。

2.管理人員素質水平偏低

由于高校對檔案工作的重視程度不足，很難招到高素質的檔案管理人員，檔案管理者的隊伍當中魚龍混雜，有一些不能給檔案進行正確的分類，不能理解一個專業術語在不同環境背景下的意義，使得檔案分類進行的很混亂。還有一些檔案管理工作的從業人員，根本沒有進行過系統和專業的訓練和培訓，對紙質版的檔案不會進行妥善有效的保管，造成檔案的損毀、污跡等，使原始檔案受到了二次破環。對于電子版的檔案分類管理，更是有部分管理人員缺乏計算機的操作能力，沒有這方面的專業知識和素養，造成保存不利以及電子資料的丟失。

3.監管的缺乏

基于我國各大高校檔案管理的現狀，很多檔案管理從業者都是非專業人員，很難自己進行有效的判斷和管理，因此，只是憑借這條例和制度，很難約束從業者，使檔案的規范化、標準化難以推行和實現。

三、高校檔案規范化、標準化的具體措施及實施策略

1.明確管理目標，建立健全檔案管理制度

做任何事都有規矩，檔案的管理也不例外。《檔案法》的出現，規范了檔案管理工作，為其標準化和規范化提供了法律依據，讓檔案管理工作有據可循，有法可依。隨著信息化腳步的加快，我國各大高校也需要盡快完善自身的檔案管理體制和制度，比如檔案修訂制度、檔案特色管理等，對檔案的調用和借閱進行等級制度，防止檔案在存儲和傳閱過程中的丟失，對檔案管理進行明確的責任劃分，決不能留有灰色地帶，模棱兩可無法問責。

2.提高檔案管理隊伍素質水平

檔案管理人員的專業素養，對于所管轄檔案的專業知識和業務水平，對待工作的熱情程度，都很大程度地影響著檔案管理工作的好壞。一個合格的高校檔案管理人員，應該不斷學習和充實自己，在專業領域具備較高的素質，同時，個人能力也很重要，要能夠正確分析檔案管理工作中遇到的問題，并且具備探討和解決問題的能力和方法。檔案管理者要熱愛檔案管理這份工作，始終如一的保持著極大的熱情，不斷地給自己充電，學習最新的專業知識，所謂“活到老學到老”，思想上要與時俱進，緊跟時代的步伐，始終保持在從業隊伍的前列，抱著這樣的初心去投身于檔案工作，這樣，檔案管理的工作效率會得到穩定的提升，也有助于檔案管理的專業化、規范化。

3.提高案卷質量，電子檔案與紙質資料共存

信息時代的到來使得檔案工作的規范化和標準化日益成為重中之重。案卷和硬件的質量提高，對于檔案的妥善保存有著重大意義。只有對文書卷宗進行系統的規范化管理，才能將其歸入檔案，方便日后的查閱及檢索。對于電子檔案的管理，不僅需要較強的專業知識，還需要堅實的網絡計算機基礎。對于電子檔案，要與紙質版文書一一對應，保存歸檔后將原始憑證，即文書，歸還，以備日后參考溯源。

結語

綜上可知，我國各高校檔案管理工作現階段的主要目標很明確，要改善長期以來的管理漏洞，制定完善的系統的管理體系和管理制度，把高校檔案工作的重要性加深加固，提升檔案管理從業人員的專業素質也業務水平，打造更加全面的管理隊伍，從而把高校檔案管理工作向標準化、規范化推進。

參考文件

[1]李香峰.學校檔案工作的規范化、標準化管理探討[J].北方文學，2017，6（2）：144.

[2]高儷瑕.探究檔案管理工作的規范化和標準化[J].科技資訊，2017，16（1）：12.

[3]杜娟.高校檔案工作規范化、標準化管理方案研究[J].城建檔案，2016，8（5）：79-80.

[4]肖燕瓊.淺談學校檔案工作的規范化、標準化管理[J].神州，2018，3（4）：18.