淺論信息化農(nóng)村檔案管理工作的創(chuàng)新

胡桂娟

摘 要：檔案是具體農(nóng)村工作形成的第一手記錄資料，也是關(guān)系到各個(gè)地區(qū)和單位的重要發(fā)展檔案資料。因此，一份高效、完整的檔案管理記錄是很有必要的。下面就信息化技術(shù)在農(nóng)村檔案管理工作中的創(chuàng)新應(yīng)用，進(jìn)行簡單分析。

關(guān)鍵詞：信息化 農(nóng)村檔案管理 創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）06-00-01

電子信息化技術(shù)的發(fā)展，使人們的工作學(xué)習(xí)生活更加高效和便捷，逐漸成為不可分割的一部分。只是由于檔案管理工作的復(fù)雜性、準(zhǔn)確和完整性，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足檔案管理工作的需求。因此，順應(yīng)時(shí)代，檔案管理工作信息化是很重要的。

一、信息化農(nóng)村檔案管理的問題

1.檔案管理意識(shí)薄弱

盡管信息化技術(shù)是改善農(nóng)村檔案管理工作的重要途徑，但是就當(dāng)前農(nóng)村檔案管理的情況看，管理者并沒有意識(shí)到農(nóng)村檔案管理起到的重要意義。一些農(nóng)村檔案管理仍舊采用傳統(tǒng)管理方式，從而限制了農(nóng)村檔案管理走向信息化的發(fā)展。

2.檔案管理人員素質(zhì)水平低

由于對(duì)檔案管理意識(shí)的薄弱，沒有專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，農(nóng)村基層檔案管理沒有配備專業(yè)人員，大多都是村委會(huì)文書兼職，農(nóng)村基層工作繁瑣，兼職人員工作量大，缺乏檔案專業(yè)素養(yǎng)。盡管鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管部門有時(shí)會(huì)對(duì)村委會(huì)兼職的檔案管理人員安排短期培訓(xùn)，卻不足以彌補(bǔ)不足之處，造成檔案的管理難度^[1]。

3.檔案管理工作缺乏規(guī)范管理

檔案管理工作極其復(fù)雜、繁瑣，如果沒有一個(gè)合理規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，那么農(nóng)村檔案管理工作將無法得到發(fā)展，創(chuàng)新更是無從談起。

4.檔案管理經(jīng)費(fèi)無法得到保障

由于上級(jí)主管部門對(duì)檔案管理沒有足夠的重視，可能會(huì)出現(xiàn)會(huì)經(jīng)費(fèi)保障不足的情況。由于農(nóng)村基層工作環(huán)境艱苦，大多還是艱苦貧困山區(qū)，無法保證檔案工作經(jīng)費(fèi)，村委會(huì)檔案工作經(jīng)費(fèi)只是在別的費(fèi)用中列支，這極大的阻礙了檔案規(guī)范化管理的發(fā)展。

二、信息化農(nóng)村檔案管理工作的創(chuàng)新內(nèi)容

1.檔案管理制度的創(chuàng)新

管理制度是信息化檔案管理的首要條件，從事檔案工作的人員必須要求掌握與檔案管理工作相關(guān)的，最基本的要求和專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)。相關(guān)管理部門必須規(guī)范檔案管理與監(jiān)管方式，克服傳統(tǒng)管理中的不足和弊端，建立全面互動(dòng)的協(xié)調(diào)制度。

2.理論和實(shí)踐的創(chuàng)新

除了建立全面互動(dòng)的協(xié)調(diào)制度外，也要理論實(shí)踐相結(jié)合。緊跟時(shí)代的科技發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理的研究，隨時(shí)創(chuàng)新其管理模式，以創(chuàng)新的理論去指導(dǎo)實(shí)踐應(yīng)用，更好地促進(jìn)管理工作的高效開展。

3.檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新

建立高效快捷的網(wǎng)絡(luò)管理，提供技術(shù)服務(wù)管理的開放和交互式的檔案管理平臺(tái)，使工作流程簡化，達(dá)到資源共享^[2]。

三、信息化農(nóng)村檔案管理工作如何創(chuàng)新

1.創(chuàng)新管理制度

俗話說的好：工欲善其事必先利其器。要想對(duì)農(nóng)村檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，必須要有完善的制度標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行管理和約束。檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，讓這種理念傳遞到相關(guān)管理人員，使創(chuàng)新意識(shí)得到增強(qiáng);有計(jì)劃進(jìn)行檔案的信息管理，并增加人力，全面投入經(jīng)費(fèi)保障基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，把現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到管理工作中，快速實(shí)現(xiàn)檔案管理的搜集、分類、規(guī)整，為達(dá)到數(shù)字高效化打好基礎(chǔ)。

2.提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

第一，作為檔案管理人員需要具備比較高的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德，這樣在工作中時(shí)，可以發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)得到解決。熱愛工作，堅(jiān)定地維護(hù)集體利益，有高度的責(zé)任心，可以緊跟時(shí)代的發(fā)展;針對(duì)管理中存在的差異，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、管理培訓(xùn)、技術(shù)的審計(jì)。

第二，明確職業(yè)的需求，加強(qiáng)學(xué)習(xí)專業(yè)文化知識(shí);增加自身文化知識(shí)的儲(chǔ)備量;提升自我的文化專業(yè)素養(yǎng)。在當(dāng)代檔案管理中，管理人員要學(xué)會(huì)分析加工獲取的檔案信息，以滿足社會(huì)的需求。

第三，有獨(dú)立思考的能力，使管理人員能主動(dòng)參與到管理工作的日常中，培養(yǎng)創(chuàng)新思維。提高檔案在查詢中保持高效的檢索和使用，節(jié)省許多不必要的管理環(huán)節(jié)，讓檔案管理進(jìn)一步完善，不斷適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，輕松管理檔案。

3.構(gòu)建檔案管理的信息系統(tǒng)

就目前的情況來看，檔案管理在信息技術(shù)化方面還有待提高。在提高檔案管理認(rèn)知的基礎(chǔ)上，需要檔案的管理系統(tǒng)來支持。盡管在少部分農(nóng)村地區(qū)，檔案管理系統(tǒng)達(dá)到了目錄級(jí)的管理，在更加高效、快捷的檢索全文并沒有得到普及。這就使得檔案管理的效率收到的很大的制約，影響了管理效率。為了保證檔案管理具有完整性，就必須適應(yīng)信息技術(shù)的開發(fā)和普及，構(gòu)建并完善一整套檔案管理的信息系統(tǒng)^[3]。

4.檔案信息數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)新

檔案信息數(shù)據(jù)庫是檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，需要依靠數(shù)據(jù)庫加快從紙質(zhì)檔案向電子檔案的過渡。數(shù)據(jù)庫作為檔案管理的基礎(chǔ)，其發(fā)展也是一項(xiàng)長期的過程，各個(gè)環(huán)節(jié)的目標(biāo)應(yīng)該明確，然后遵循由低到的過渡原則;協(xié)調(diào)好信息技術(shù)、檔案管理二者的合作，讓數(shù)據(jù)庫和目錄庫結(jié)合起來，從而建立以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)分布、開放式的數(shù)據(jù)庫，用來提高檔案的管理效率與質(zhì)量。

5.自動(dòng)化的檔案管理

在信息技術(shù)發(fā)展下，信息化的檔案管理進(jìn)程得到了促進(jìn)，為加強(qiáng)檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用，除了建設(shè)文獻(xiàn)的信息系統(tǒng)，還要促進(jìn)檔案的管理和應(yīng)用;信息錄入的專業(yè)術(shù)語和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)必須相同，使農(nóng)村的檔案信息管理更加規(guī)范;與此同時(shí)，建立內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)庫，規(guī)范傳遞的數(shù)據(jù)，方便自動(dòng)搜集、規(guī)整、查詢相關(guān)信息。加強(qiáng)電子檔案信息的監(jiān)督保管，保證所在檔期的信息安全，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的檔案管理。

6.資源共享

因?yàn)闄n案資料的管理并沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，比較混亂。可以根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理：規(guī)范對(duì)軟硬件的選擇標(biāo)準(zhǔn)，以確保檔案信息可以收錄于系統(tǒng)中方便管理;規(guī)范檔案管理相關(guān)的范圍和內(nèi)容，各個(gè)環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化，確保資源共享渠道，做到檔案管理資源共享。

結(jié)語

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，順應(yīng)時(shí)代最好的方式就是創(chuàng)新。把信息技術(shù)和檔案管理有機(jī)相結(jié)合，重視提高檔案管理的工作效率，提升服務(wù)檔案管理工作的水平;運(yùn)用各種現(xiàn)代化的技術(shù)，加速實(shí)現(xiàn)多用戶檔案的資源共享，更好地促進(jìn)農(nóng)村基層檔案管理的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李麗.淺論信息化農(nóng)村檔案管理工作的創(chuàng)新[J].農(nóng)民致富之友，2018（12）：3.

[2]王京一.提高農(nóng)村檔案管理工作的有效措施[J].農(nóng)民致富之友，2018（13）：235.

[3]唐菖霞.信息化時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].中國管理信息化，2015（18）：184-184.