如何建立合理的土地儲備檔案管理體系

劉冬梅

摘 要：土地儲備中心是在各省市縣政府指導下，依照相關規定完成建設用地指標儲備的單位，通過收回、收購、征用等多種途徑取得土地的使用權，并對收回的土地進行儲存及開發整理，并向社會提供建設用地，土地儲備行為可以加強土地的調控，規范土地市場運行，提高建設用地保障能力。在土地收購、征用、置換、安置等過程中會產生一系列的具有保存價值的文字、影像、圖片等不同形式的記錄，這些記錄需要收集歸檔，最終形成土地儲備檔案。本文通過對土地儲備檔案重要性及意義進行分析，并通過作者多年從事檔案管理工作的經驗，提出了如何加強土地儲備檔案管理信息化建設工作，具有一定的現實意義。

關鍵詞：土地儲備 檔案管理 合理 管理體系

中圖分類號：G27文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2019）06-00-01

一、土地儲備檔案的概述

從土地儲備的內涵可以得出，每一次完整的土地儲備都包含了土地取得、土地開發、土地儲備以及土地出讓四大環節，由于土地資源的稀有性以及特殊性，決定了土地儲備工作極具重要性。各省市縣土地儲備管理部門為了加強對回收土地資源的管理，加強土地宏觀調控的力度，做了大量的細致的工作。而土地儲備檔案管理工作也是其中最重要的一項工作，對土地儲備工作順利進行起到了強有力的保障作用。目前土地儲備檔案工作，管理模式落后，依然采用手工式整理及歸檔，只是檔案管理人員對文件資料進行簡單的收集、整理和裝訂工作，沒有真正實行管理的功能，更談不上發揮檔案資料的作用，土地儲備實際工作遇到問題的時候，不能充分利用檔案資料，借鑒以往工作的經驗，從而促進工作的開展。領導對檔案管理工作的重要性認識不夠，檔案管理人員不作為的現象時有發生，檔案管理工作存在嚴重拖沓的現象，不具備時效性，檔案管理工作已不能滿足當前工作的需求。

二、如何做好土地儲備檔案管理的基礎性、前提性工作

首先要提高領導對檔案管理工作的重視程度。土地儲備檔案記錄了在土地儲備工作實施中收購土地、征用土地、置換土地以及安置群眾等諸多重要信息，是很重要的一手資料，必須引起高度的重視，做好對這些資料信息的收集、歸檔、整理的工作。因此各級領導必須足夠重視，安排專人負責檔案管理工作，把責任落實到位，實現對這些檔案統一管理，統一規劃，統一利用。

其次要建立檔案工作目標管理制度。要建立檔案管理規章制度，規范檔案管理工作人員的行為，加強檔案管理規范化建設。檔案管理人員每年年初要根據土地儲備計劃制定檔案管理的工作目標，年末進行總結回顧，不讓檔案管理工作滯后，失去時效性，從而失去檔案管理的意義。

最后要加強檔案管理工作基礎業務工作。要提高對檔案管理工作的投入力度，加大基礎性建設的投資力度，配備高科技的檔案管理工具，配備高素質的從業人員。對檔案管理的收集、歸檔、分類、保存等基礎性工作加強管理力度，確保每一個程序每一個流程扎實有序的推進。加強檔案管理人員培訓力度，努力提高工作的人員的業務能力和知識水平，整體提高土地儲備檔案管理工作水平。

三、如何建立合理的土地儲備檔案管理體系

1.要建立土地儲備項目資料接收臺帳

檔案管理人員要根據土地儲備的工作流程，制定收購土地、征用土地、置換土地以及安置群眾等相關資料接收的臺帳，積極配合土地儲備項目的工作進展，項目實施完后督促工作人員及時將相關文件、圖紙、電子文檔等資料移交檔案室，交由檔案人員分類整理并保存。在歸檔完成后，嚴格實行檔案借閱制度，履行借閱及歸還手續。

2.對檔案資料進行科學的分類

根據土地儲備工作的流程，對檔案制定嚴格的分類標準，如可以按來源不同進行分類，把檔案分為土地收購檔案、土地征用檔案、土地置換檔案;還可以按照土地性質不同分類，把檔案分為國有土地儲備檔案，集體土地儲備檔案、專項土地儲備檔案，并按照不同的分類標準進行卷宗目錄的編制。

3.全力打造一支高素質的檔案管理工作隊伍

在實際工作中，檔案管理人員多為兼職人員，平時繁重的工作讓他們沒有精力去專研檔案管理業務知識，提升檔案管理工作水平。因此，要想做好檔案管理工作，就要加強檔案管理隊伍建設，打造一支高素質、高水平的檔案管理隊伍。首先，要重視對檔案管理人員的培訓工作，定期組織檔案管理人員“走出去”，去到檔案管理專業部門學習業務知識，去到檔案工作開展的好的單位或部門學習先進的檔案管理經驗;還要不定期的“引進來”，把檔案管理專業人員請到單位根據單位工作實際，指導檔案工作。其次，要建立明確的易操作的檔案管理工作標準，檔案管理人員要對工作標準熟記于心，從而熟悉每一個工作流程，從而達到規范檔案工作的目的。檔案管理人員還要對土地儲備的工作流程及業務知識達到熟練的程度，才能更好的對檔案資料進行科學的分類整理及歸檔工作。

四、加強檔案管理工作的信息化建設

傳統的純手工、純人工的檔案管理的方式已經很落后，要想建立合理科學的檔案管理體系，必須加快檔案管理的信息化建設進程。土地儲備檔案具有內容復雜、時間跨度長、工作人員查詢比較頻繁的特點。因此傳統的檔案管理已經不能滿足日益復雜的需求，這就要求檔案管理人員及時調整工作策略，借助高科技信息技術手段對土地儲備的檔案進行收集、整理、歸檔、統計以及利用等各種管理，以提升工作效率、節約服務成本，更重要的是避免了長時間翻閱對檔案造成的損害。首先，要開發一套土地儲備檔案管理系統，要利用掃描儀對現有的紙質檔案進行掃描錄入工作，將信息導入管理系統中，從而方便保存及查閱，提高檔案的利用率。其次，要利用網絡將檔案系統與土地儲備業務系統進行集成，從而實現新增項目業務資料自動歸檔，達到及時更新數據庫的效果。最后，要建立科學合理的檢索系統，方便對檔案資料的檢索及利用。

結語

土地儲備檔案是政府對土地市場進行宏觀調控的真實記錄，在信息化高速發展的背景下，檔案管理人員如何積極主動的做好檔案管理工作，增強檔案資料的應用功能，是每一位檔案管理從業人員應該思考的問題，只有做好檔案管理這樣基礎性工作，才能更好地服務土地儲備項目，為順利開展土地儲備工作奠定堅實的基礎，

參考文獻

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