科技項目檔案管理工作優化途徑分析

彭靖

【摘 要】檔案管理是科技項目管理中的重要組成部分，不僅能夠對科技項目的知識資源和信息資源進行收集和保護，而且能夠促進科技項目的轉化、經營、管理等活動的有效開展，有助于科技項目的創新和發展。文章從科技項目檔案管理的基本原則及制度建設入手，闡述了新時期科技項目檔案工作中存在的一些現實問題，并系統分析了我國科技項目檔案管理工作的優化途徑，提出了強化科技項目檔案的歸檔工作、完善科技項目檔案管理人員配置、提升管理人員專業水平等意見和建議。

【關鍵詞】科技項目;檔案管理;優化途徑

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2019）10-0144-02

0 引言

科技項目是新時代科技產業發展的重要保障，是日常科技管理工作過程中形成的具有保存價值的文件資料。隨著經濟的發展和科技的進步，實施科技項目更加重要，而科技項目檔案能幫助科技管理工作變得更明晰、更高效，為技術開發、科技資金規劃與利用、知識產權監察、科技成果轉化等工作提供準確、真實的資料參考，為區域科技發展、科技政策規劃等工作提供了可靠依據。科技項目管理要遵循以下的原則：①科技項目檔案管理規范原則。科技項目檔案管理必須具備規范性，包括科技檔案收集規范、歸檔規范、電子檔案制作規范、檔案調用規范等。②科技項目檔案管理安全原則。隨著電子信息技術的發展，科技項目檔案管理的方式和介質更為多樣化、便捷化，但是檔案電子化的同時，也會帶來安全性的隱患，所以在管理檔案時必須注意其存在的問題，首先是保存介質的時效性、保存格式的加密性，以確保信息足夠安全。其次對檔案進行調取和查詢的時候也要注意安全性，特別是重大科技項目涉及的核心技術信息，可能關系到國家安全。③科技項目檔案管理效益原則。科技項目檔案管理的效益原則指的是通過分析科技項目檔案信息可以為行業和區域科技項目整體發展和創新提供助力，體現出檔案管理的效益。同時，科技項目是國家、地方、企業等主體投入了大量的人力、物力完成的，并產生了科技成果，對其檔案妥善保管收藏也是檔案效益的重要體現。

1 科技項目檔案管理普遍存在的問題

（1）重視程度不足。目前，大部分的科技項目檔案并沒有得到應有的重視，基本都由基層科技管理部門進行兼職管理，而基層的科技管理部門通常還有固定考核指標，不能將主要精力放在檔案管理上，而檔案管理又是需要花費大量時間、精力，所以在權衡之下，必然會相對忽視科技項目檔案管理的相關工作，導致相關工作不夠完善。

（2）科技項目歸檔存在問題。科技項目歸檔開展不順利是科技項目檔案管理存在的最主要的問題。很多科技項目在執行過程中，對項目歸檔不夠重視，造成檔案無法被有效收集，例如項目執行的經營情況、產品的設計圖紙、專利申報信息、項目的人員信息等資料的缺失，對檔案的完整性和全面性有著嚴重影響，還會降低檔案質量，甚至有些地區完全忽視了科技項目的檔案收集存儲。

（3）管理人手不足，專業程度較低。由于重視程度不足，檔案管理通常不會配備專職管理人員進行管理，都是由基礎科技部門的工作人員兼任，只能負責基礎的收集和普通查閱，而專業的檔案管理則需要進行完整甄別、有效檢索、數據對比等工作，只有這樣，才能完整地發揮檔案的真正作用。但是在實際操作中，由于科技項目執行方通常由企業擔任，抽調人員組建項目組，完成科技研發后項目組則解散，只進行了簡單的項目資料交接，而項目的管理方只是被動接受資料和進行存檔，沒有專職人員進行完整性鑒別、歸檔，所以造成了檔案材料零散、缺失，導致信息難以被準確統計和使用。

（4）管理方法滯后。在很多基層科技部門，科技項目的檔案仍然在使用紙質版進行存檔和管理，一旦存留時間較長就會由于管理人員調動、保管不嚴格、保存環境惡劣等因素，導致項目檔案缺乏完整性。此外，由于缺乏專業的檔案管理，檔案的各種調閱權限松散混亂，隨意移交、隨意使用，不重視檔案手續辦理，對檔案的歸檔、整理、檢閱等操作都比較粗放，沒有編寫，或者只有簡略編寫卷宗目錄等。這些過于滯后的管理方法，給檔案管理工作帶來了很多的問題，對科技項目的推進、統計、管理等造成了很大的困擾。

（5）利用率較低。一套完善的區域科技項目檔案從理論上來說，可以幫助科技管理部門制定區域科技發展方向、科技策略，為技術開發與研究經費政策的制定提供依據。但是，在實際操作上，很多地方還是沒有轉變認識，只是對檔案進行簡單的保存和管理，很少利用科技項目檔案提升科技管理能力，相關的檔案工作基本處于被動狀態，信息利用率極低。

2 科技項目檔案管理工作的優化途徑

（1）重視科技項目檔案管理工作，強化科技項目檔案的管理意識。科技項目的檔案管理對區域科技發展有著深遠的影響，科技項目檔案越完善，科技管理越準確。所以，無論是頂層科技管理部門還是基礎科技管理部門都應該加大投入資金，完善人員配置，建設基礎設施，改革管理模式，提升檔案管理水平，將檔案管理納入常態考核，使檔案管理工作全面深入地開展，從而更為有效地幫助區域科技發展和政策制定。具體來說，一是引進更多的專業化檔案管理人才，并加強對從事相關工作的人員培訓。二是根據實際需求，完善硬件配置，包括檔案館、查閱室的場地建設，以及配備檔案柜、監控設備、保護設備、電子信息終端、掃描儀等。三是要結合科技管理的特殊性，完善科技檔案管理的各項規章制度，使相關的管理、檢索、借閱等環節都有章可循。

（2）強化科技項目檔案的歸檔工作。隨著科技的發展，各類科技項目變得越來越復雜，項目的數量和種類也大量增加，這給本就較為困難的歸檔工作提出了更高的要求。所以在進行檔案收集時，需要進行更加精細化的操作，包括技術背景、技術路線、技術指標、研發團隊、發展計劃等進行全面的歸檔，提升檔案的精準性、規范性。這一方面需要項目承擔企業配合提供材料，另一方面也需要專業的檔案管理人員進行歸集、甄別及完整性檢驗。

（3）完善科技項目檔案管理人員配置，提升管理人員專業水平。科技項目的檔案管理是一項工作量很大、專業性很強的工作，不僅要求有足夠的人員團隊支持檔案工作，而且人員也需要有相對較高的專業素養。一般來說，越是基層的科技項目檔案越繁雜，所以要從兩個方面推進相關工作：一是組建好檔案管理團隊，不能只是臨時抽調人員負責暫時性的管理工作，也不合適讓本身工作繁忙的基層管理人員兼任相關工作，最好能夠組建一個專門的團隊，長期穩定地負責科技項目檔案管理。二是加大對團隊人員的培訓力度，讓團隊學習好專業的檔案管理知識，開展更多的行業交流，了解相關規章制度，使團隊的檔案管理水平穩步提高。

（4）強化科技項目檔案管理，提升科技項目檔案質量。隨著科技的進步，信息化技術已經逐步被納入檔案管理的工作流程，成為檔案管理必不可少的工具。在現代化的檔案管理中，無論是歸檔整理、信息加工、錄入存儲、索引編碼等，都離不開信息設備和網絡技術。而在科技項目檔案的信息化管理中，要注意加強以下幾個方面的工作：一是注意科技檔案的類別索引和時間排序，要根據區域科技發展情況構建出本地科技項目樹，科技管理人員通過調閱和對比可以便捷地了解發展情況，以便制定出符合轄區情況的科技政策，加強長處，補足短處，整體提升轄區科技水平。二是保證科技項目檔案的完整性，由于科技項目的特殊性，檔案中包羅萬象，所以在歸檔整理的過程中，需要對每個檔案進行細化分類，建立關鍵索引，甄別每一個檔案中的技術細節和完整性，以便調用的時候能進行項目復盤和技術還原。三是制定好科技項目管理規程，加強檔案的調用跟蹤。保證檔案的每一次使用都有跡可循，每一次交接都有交接記錄，保證檔案完整，避免遺失。在強化科技項目檔案管理的同時，也不能忽略其安全性，特別是在引入信息化技術后，安全要求也隨之變高。在信息化檔案管理的條件下，科技項目檔案安全性提升主要包括以下幾個內容：一是要加強科技項目檔案的基礎硬件設施建設，在檔案庫房加裝門禁系統、監控設備、防火設備，檔案服務器要做好地址保密，構建軟硬件防火墻，使用專線連接，以及添置防雷擊、防靜電設備。二是做好檔案的備份，例如建立服務器云備份，冗余存儲陣列，同時要保證電子檔案和紙質檔案雙存檔，以便不時之需。三是提升檔案管理技術，不斷完善檔案管理制度和使用流程，對檔案的調閱人員建立合理的分級規則，針對不同的人群設定不同的權限，確保信息的保密性。

（5）構建科技項目數字檔案館，提升科技項目檔案管理利用率。在做好科技項目檔案管理基礎工作的同時，提升檔案的利用率也是檔案工作的一個重要方面。而構建好科技項目數字檔案館就是提升檔案的利用率的一個最重要的手段，盡管前期投入的人力、物力較大，但是建成后能極大地提升檔案的利用率。首先，所有檔案經過細致的編碼索引，歸入了界面友好的數據庫，可以對相關數據進行快速的對比、計算、調用。其次，數字化信息的真實可靠，不會隨著時間的推移出現遺失、損壞、模糊等問題，能夠長期保存使用。再次，數字化后的檔案能方便地進行量化處理，形成清晰的圖像、曲線，方便科技管理部門理清科技脈絡，制定出更符合實際的政策。并且，應用智能化技術還能實現一張圖管理，無論是科技成果轉化、科技項目發布還是調閱產業科技信息，都能通過簡單的點擊了解詳細情況，方便管理。

3 結論

綜上所述，為推進科技項目檔案管理，保證相關檔案資源得到充分利用，科技部門的管理者應該注意到當前存在的問題，增強對科技項目檔案管理的重要性的認識，積極采取措施，開拓創新，運用好現代化的管理模式和信息技術，提升科技項目檔案的管理水平，為區域科技發展提供堅實的保障。

參 考 文 獻

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