淺談有效崗位說明書的編寫

劉紅霞 金軼群

中圖分類號：F243 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）3-145-02

摘 要 崗位說明書是人力資源部最基礎的工作，然而大多數企業的崗位說明書并未起到任何作用，而是從制定之日起就成為束之高閣的“歷史文獻”，幾乎無人翻閱，究其原因多數是崗位說明書與實際工作脫離，是一份無效的崗位說明書。為了更好的發揮崗位說明書的價值，本文結合工作經歷，提出幾點建議，以期待促進崗位說明書編寫工作的完善。

關鍵詞 崗位說明書 有效 工作標準 工作指南

一、崗位說明書現狀分析

崗位說明書作為人力資源最基礎的工作，如今已經廣泛流傳于各個企業，然而各個企業所編寫的崗位說明書經筆者調查發現卻是“千姿百態”，“五花八門”。大多企業的崗位說明書僅僅是工作職責的簡單羅列：“負責……工作；”少數企業崗位說明書相對完善，明確了崗位的基本信息，上下級關系，以及該崗位的勝任要求。但是崗位說明書在實際編寫及使用過程中仍然存在很多問題，主要歸納為以下幾個方面。

（一）崗位說明書制定后一成不變，成為束之高閣的“歷史文獻”

在大多數企業中，崗位說明書編寫工作成為一項例行的公事。然而這樣編寫的崗位說明書實用性卻不強，從成為之日起，就被束之高閣。究其原因，首先，大多數企業在編寫崗位說明書時，與實際工作脫離。崗位說明書編寫工作未得到各個部門、各個崗位實際操作人員的支持，實際崗位人員參與度不高。各部門主管僅僅是為了應付人力資源部的一項作業。其次，在有些企業中，崗位說明書編寫由人力資源部“代行其事”，完全喪失去了編寫崗位說明書的本意。再次，在很多企業，特別是一些老國有企業，往往根據現有人員的情況來編寫崗位說明書，在此過程中會過多摻雜現有任職者的身影，中從而使得使崗位說明書偏離了它本身的特點，缺乏客觀公正性。最后，崗位說明書編寫完成后，成為一勞永逸的工作，且編寫時即按照現有人員情況編寫，在職責發生變化時，在人員發生變動時，在企業經營業務重點發生調整時，都不曾變化。以上種種原因，使得崗位說明書成為 “歷史文獻”，不能發揮應有的效用。

（二）崗位最本質的用途被忽視

崗位說明書作為人力資源管理的基礎文獻資料，是員工工作的操作指南，是公司管理的工具，同時為工作分析、員工招聘、績效管理、組織架構調整、培訓與發展等提供基礎信息，在人力資源管理中起非常重要的作用。崗位說明書主要用于崗位價值評估確定員工薪酬，關鍵績效指標提取，員工培訓需求提取，招聘候選人資格審核，任職資格素質評估等。

然而，崗位說明書最本質的作用卻往往容易被忽視。崗位說明書其實就是一個崗位的“操作說明書”。員工在拿到崗位說明書時，能夠根據崗位說明書的描述順利完成崗位相關工作，這才是有效的崗位說明書，這次是崗位說明書最本質的用途。

二、有效崗位說明書的編寫與維護

（一）明確一份完整、有效崗位說明書的組成

一份完整的崗位說明書含崗位基本信息，崗位存在價值和目的，崗位職責，崗位勝任素質要求，工資條件，職業行為禁區，關鍵績效指標等內容。

（二）明確編寫原則及編寫流程

崗位說明書必須是由實際最了解崗位工作的人來編寫，而不是部門主管的事或是人力資源部的事，因此在實際操作過程中必須堅持“最了解的人編寫”的原則。同一個崗位如果有多人從事，可以根據每個人的績效情況、該崗位從業經歷等篩選出該崗位的標桿員工（即最了解工作的人）負責編寫，其他員工負責補充。在編寫完成后有直接上級修改，所在部門負責人審閱修訂，最終由人力資源部或專業機構審核。在過程中有人力資源部或專業機構提供專業培訓或技術指導以及規范、統一的表格。

（三）編寫內容

首先，梳理部門職責工作，明確部門崗位設置，完成各崗位職責分解。在部門職責分解的基礎上，明確各個崗位職責，具體“做什么”。依據“最了解的人編寫”的原則，梳理出崗位標桿員工，有由標桿員工完成崗位職責、工作模塊梳理提煉。標桿員工需要先行梳理崗位工作流水賬，詳細記錄自己每天的工作任務、事項，然后將流水賬記錄的崗位工作內容進行整理、分類，把同一類的具體工作事項進行歸納，提煉出崗位職責或職能模塊。

其次，明確崗位工作標準即“怎么做”、“做到什么程度”。崗位說明書是員工的操作指導書，因此崗位說明書必須非常明確各項工作職責應該怎么做、做到什么程度。員工在梳理是可以參考表1規范模塊進行梳理。

在表1的基礎上歸納概括出崗位說明書崗位職責要求見表4。

對于相對復雜的工作，可以進一步梳理工作操作指南。可按照表5模板進行梳理。

最后，梳理完成崗位基本信息，崗位目的，崗位協作關系，崗位勝任素質要求，崗位關鍵績效指標，崗位職業行為禁區以及崗位工作條件等，一份完整的崗位說明書即編寫完成。

（四）崗位說明書維護

崗位說明書不是一成不變的文本，而是根據公司發展、戰略調整以及部門職責變化等隨時調整。因此要想保持崗位說明書的持續有效性，必須建立崗位說明書相關制度；同時保證每份崗位說明書都應充分與現任職人討論，每份崗位說明書都應經過部門負責人的審核。另外人力資源部作為崗位說明書日常管理部門，每年至少審核一次，當出現崗位調整、崗位職責變化、公司戰略調整、部門職責變化，編制變化等情況出現及時調整：

三、結語

崗位說明書作為人力資源部基礎文件，如何完善崗位說明書，如何保持崗位說明書的有效性是人力資源部重要工作。只要將這項工作持之以恒，才能保證崗位說明書發揮應有的價值。

參考文獻：

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[2] 黃韻清.淺談崗位說明書在醫院人事管理中的作用[J].價值工程，2013.

[3] 吳繼紅.淺析職務說明書的重要性[J].人力資源管理，2014.