新形勢下高校會計檔案管理相關問題研究

陳玉秋

摘要：面對實踐工作中經常遇到查閱會計檔案困難，超期檔案大量留存等問題，通過對部分高校會計檔案管理工作的走訪與調研，分析高校會計檔案管理現狀及存在問題，提出健全會計檔案管理制度；促進電子檔案規范化等相應的檔案管理對策，以最大限度發揮會計檔案的作用。

關鍵詞：高校；會計檔案；措施

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A

文章編號：1005-913X（2019）01-0098-02

隨著我國經濟社會的發展及信息技術的廣泛應用，各單位信息化水平不斷提升，以電子形式出現的憑證、發票、報表等會計資料日益增多，國家對機關和企業文件材料的定期保管期限進行了調整，原《會計檔案管理辦法》（財【1998】32號）對會計檔案的范圍、保管方式、利用、銷毀等方面規定已不適應實際需要。為規范會計檔案管理工作，提高會計檔案現代化管理水平，財政部、國家檔案局令第79號發布了新的《會計檔案管理辦法》，于2016年1月1日起施行。高校會計檔案管理需要不斷的創新和發展，優化高校會計檔案管理方法，確保高校會計檔案的安全和有效。

一、會計檔案界定及作用

會計檔案是高校財務管理工作的重要環節，是高校在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料和通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。會計檔案是對高校財務管理成果的全面反映，是高校巡視、經濟責任審計、離任審計、各種經濟糾紛的客觀證據，是開展績效評價、編制預決算報告和政府會計報告的重要參考，對會計檔案的有效開發利用能夠為高校提供決策支持。

會計檔案具體包括：原始憑證、記賬憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料（如銀行存款余額調節表、納稅申報表、銀行代發回單、工資臺賬、各種收費票據存根、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案簽定意見書和通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的，屬于歸檔范圍的電子會計資料）。需要區分的是，財務預算、計劃、制度等文件材料，應執行文書檔案管理規定。

二、高校會計檔案管理現狀

第一，沒有建立健全電子會計憑證管理制度。高校經濟活動、資金結構日趨多元化，國家積極推進“互聯網+”行動，對科研工作采取了一系列“松綁+激勵”的措施，使科研人員創新創造活力得到有效激發，隨著互聯網經濟的發展，電子會計憑證得到大力推廣，科研儀器、材料、圖書等電子發票已經很普遍，并已推廣到線下，部分單位沒有及時進行制度的“廢改立”，會計檔案管理滯后會計實踐工作。

第二，對會計檔案管理信息化認識偏頗，思維固化，對現代化管理手段運用不充分，擔心信息安全不能得到保障、風險較大，重業務輕管理，人員專業結構不合理，缺少具有計算機、網絡技術和檔案管理專業的復合型人才。

第三，會計檔案保管環境不符合要求。由于會計憑證量大，使用頻率高，一般當年和上年度會計檔案都在財務處臨時保管，很多高校財務處檔案保管條件不達標，有的沒有專用場所，有的通風、安全不能保障，容易出現潮濕、損壞、被盜等風險。

第四，高校大都制定了借閱管理辦法，但是執行方面還存在著問題。有的沒有配備監控設備、有的沒有配備復印機，需要借出復印等沒有履行審批手續，不能確保檔案完整無缺歸還。

第五，超過保管期限的會計檔案不及時銷毀，大量占用保管空間，交接手續不符合規定，有的沒有監交人簽字，需要帶出、郵寄至境外等相關規定缺失。

第六，會計檔案利用率不高。高校普遍使用的檔案管理系統版本較低，技術更新不及時，致使長期保管的檔案查閱困難，影響檔案使用效果。

三、會計檔案管理存在問題的原因

第一，思維固化，缺乏創新意識，對迅猛發展的電子憑證不適應，檔案建設的重心沒有及時向信息化建設轉移，會計檔案利用價值低。

第二，很多高校受編制困擾，財務部門多年不進新人，人員結構不合理，人員專業局限于財務方面，適合信息化的專業人員極度缺乏。

第三，高校更加注重教學、科研投入，對財務檔案工作重要性認識不足，重視不夠，對財務信息化建設普遍投入不足，沒有形成會計檔案資源信息共享、電子會計資料保管系統。

第四，單位撤、并較少，相應制度缺失，認為會計檔案管理就是檔案和財務的事，監銷沒有審計參加，不規范。

第五，財務部門臨時保管的檔案沒有專門的庫房，沒有專人管理，臨時保管會計檔案缺乏安全性，不符合防火、防濕、防盜、防霉等“七防”要求。

第六，會計檔案與文書檔案混合存檔，保管期限不同，造成歸檔、查找困難，也不能保證檔案安全。

四、建立健全相應管理措施

（一）健全會計檔案管理制度

高校應根據《會計法》《檔案法》《會計檔案管理辦法》，結合本校實際情況，建立健全學校會計檔案管理條例，將會計檔案管理工作納入學校整體工作規劃，使會計檔案管理工作規范化、目標明確化，分清責任，做到有法可依、有章可循，提高會計檔案管理水平，促進會計檔案服務效能。

（二）促進電子檔案規范化

新的《管理辦法》允許符合條件的會計資料以電子檔案形式存檔，高校要轉變思想觀念，順應時代發展需要，及時規范單位電子會計檔案管理，對會計檔案的多元化及時進行管理方式轉變，電子會計檔案要符合國家標準，電子會計檔案要與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應與其讀取平臺一并移交。設定符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的經辦、審核、審批等必要的審簽程序和電子簽名，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案真實、完整、安全、有效，提高使用效率，為高校決策和管理提供具有參考價值的信息。另外，《關于新舊〈會計檔案管理辦法〉有關銜接規定的通知》的要求，單位如在新《管理辦法》施行前已利用現代信息技術手段開展會計核算和會計檔案管理，所形成的、尚未移交本單位檔案機構統一保管的會計資料符合新《管理辦法》第八條、第九條規定的電子會計檔案歸檔條件的，可僅以電子形式歸檔保管。各單位根據新《管理辦法》僅以電子形式保存會計檔案的，原則上應從一個完整會計年度的年初開始執行，以保證其年度會計檔案保管形式的一致性。