企業電子文件歸檔和電子檔案管理問題及對策研究

徐 佳

（陜西有色金屬控股集團有限責任公司，陜西 西安 710075）

由于現代社會信息化的程度越來越高，企業電子文件和電子檔案成為了社會和企業發展重要的資源，因此企業需要加強自身電子文檔以及電子檔案的管理，從而適應現代社會的不斷發展。但是現階段企業電子文檔歸檔和電子檔案的管理還存在非常多的問題，這嚴重影響了管理能力的提升。這就需要相關人員針對其中存在的問題進行研究，尋求解決問題的對策和方案。

1 存在的問題

1.1 相關制度不到位

管理中存在的問題往往是相關制度的缺失導致的，企業電子文檔歸檔和電子檔案的管理問題也不例外。目前很多企業對于這項工作不夠重視，這就導致企業在制定相應制度時敷衍了事，甚至很多企業根本沒有建立相關的制度，這就造成了很多操作和管理環節不夠嚴格和規范，這樣不可避免地造成整個管理工作的低效和無序，這嚴重阻礙了這項工作的順利開展。

1.2 存儲格式不明確

在電子文檔歸檔和電子檔案的管理中，電子文檔的存儲占據了十分重要的位置。在對電子文檔進行存儲的過程中，其存儲格式非常關鍵，只有采用合適的存儲格式，才能更好地對電子文檔進行長期的保存和利用，然而現實中，很多企業并沒有針對其存儲格式進行嚴格地要求，往往導致電子文檔無法完整的存儲，甚至導致文檔的缺失和損傷，使得電子文檔無法重復使用。

1.3 元數據設置不規范

在電子文檔歸檔和電子檔案的管理中，需要涉及非常龐大的數據信息，為了更好地管理和利用這些信息就需要對這些信息設置合理的元數據，從而方便對這些文檔進行科學地管理，但是在實際工作中，元數據的設置往往缺乏科學規范的標準，元數據項設置不夠合理，尤其針對多媒體，圖像等信息時，這些特殊的文檔格式，更需要對其元數據進行合理地設置。

1.4 缺乏文檔檢測標準

在進行電子文檔的存儲和管理時，需要對電子文檔進行相應的檢測，使得其滿足相應的要求，從而增強其實用性。但是在現階段，很多企業都缺乏相應的檢測標準，使得在電子文檔的管理過程中缺乏對電子文檔進行相應的檢測，無法保證電子文檔的真實，完整，安全，可用，嚴重影響電子文檔的重復運用。

2 相關對策

2.1 制定科學的制度

科學的管理制度是保證企業電子文檔和電子檔案管理的關鍵。企業要針對現有的問題制定相應的管理制度，要針對企業各個部門的電子檔案以及文檔制定相應的管理制度，細化相關操作以及相關的檢測，規范文檔的存儲格式以及接口。只有這樣才能建設一個科學規范的電子文檔歸檔和電子檔案管理系統，從而實現對電子文檔歸檔以及電子檔案管理的規范化，提升其管理水平，進而提升企業電子文檔和電子檔案的利用效率。

2.2 明確存儲格式

電子文檔的存儲對于企業電子文檔歸檔以及電子檔案管理有著至關重要的作用，因此企業要明確各類文檔的存儲格式，保證企業電子文檔存儲的安全性，完整性以及合理性。企業要針對自身的實際情況，制定相應的文檔存儲格式，對不同類型的文檔要采取統一的存儲格式，這樣有利于企業對這些文檔的重復利用。在文檔進行歸檔的過程中，要對其文件格式進行轉換，從而對電子文檔的格式進行統一。

2.3 制定元數據管理方案

在對電子文檔進行管理的過程中，元數據信息是非常重要而不可或缺的，因此企業要根據自身的實際情況制定相應的管理方案，從而更好地對元數據進行管理。元數據是用來描述文檔特征，類型等信息的重要數據，通過元數據可以更好地對文檔進行歸檔，分類，存儲，查詢，使用，提升電子文檔的管理效率。企業制定相應的方案要保證其科學性，有效性，明確元數據涉及的內容，獲取方式。

2.4 歸檔范圍

企業對于電子文檔的歸檔范圍有一個明確的認識，制定合理的歸檔范圍。電子文檔歸檔應該盡可能包含企業所有有價值的文檔，這其中包含來自各個業務部門的電子文檔，對于各個業務部門有價值的可重復利用的數據要對其進行歸檔，因此企業要制定嚴格標準，幫助工作人員對數據的價值進行判斷，從而更好地幫助企業完成電子文檔的歸檔工作。

2.5 文檔檢測

在電子文檔歸檔和電子檔案的管理過程中，需要對文檔進行一系列的檢測，這樣有助于企業對這些電子文檔的重復利用。在文檔檢測的過程中要保證文檔滿足安全性、完整性，可用性，真實性。企業在制定相關標準和規則時，要保證著電子文檔的安全、完整、可用、真實，只有這樣電子文檔歸檔和電子檔案管理工作才有實際的意義，相關文檔才有被重復應用的價值。

2.6 科學地制定歸檔接口

歸檔接口的設定是進行這項管理工作的關鍵之一，企業必須針對自身的實際情況，對歸檔接口進行合理的設定，制定接口的設計方案，并不斷完善其功能。在歸檔接口實現對電子文檔的檢測，這樣可以更好地實現對電子文檔的管理，避免電子文檔管理的混亂。

3 結束語

現代社會已經向信息化社會轉變，因此作為企業應該適應這一發展潮流，進而取得更快的發展。在這其中，電子文檔的歸檔和電子檔案的管理有著不可或缺的作用，因此企業應該加強這方面的管理工作，從而更好地提升企業的管理能力，進而提升企業的競爭能力。