醫院改擴建中設備采購策略流程方法的探討

韓愛斌

北京市垂楊柳醫院 設備管理部，北京 100022

引言

設備采購是醫院管理中的重要環節，特別是改擴建醫院的設備采購，是醫院發展的重要工作，采購過程復雜，分階段性[1-3]。既要嚴格執行相關法律法規和采購流程，又要做到防控廉政風險。面對復雜的管理，如何高效、優質、科學的完成采購工作，是設備采購部門面臨的重要問題[4]。如何在采購過程中落實并執行相關政策要求，是保證采購工作順利完成的重要依據。本文就將我院在2018年新院設備購置中遇到的問題和對策進行分析，報告如下。

1 我院醫療設備采購問題分析

經過改建后，我院總面積擴增至10萬平方米，醫療設備總資產7億元人民幣，設備種類達到652種，數量2411件。四家招標公司分批次同步進行招標。因此，我院醫療設備采購面臨著如下問題：① 設備采購量大、采購品種多、涉及面廣；② 時間緊、任務重、資金流量大、流程復雜、關注度高；③ 政府財政資金撥款不足，不能全部滿足醫院所需設備需求。

在繼續沿用以前的醫療設備采購方法的過程中，我們發現了一系列的問題。

（1）立項論證不充分。新醫院設備涉及科室多、設備種類多，涉及全院各臨床醫技科室各類設備。采購管理科室不能全面了解各種設備性能、技術參數、市場價格、市場占有率、主流品牌等情況，容易造成不能滿足臨床需求。

（2）流程復雜、不規范。科室申報隨意性強，考慮不全面，有些設備應該申報的沒有申報，影響新院開業；有些設備重復申報，造成資源浪費。例如：超聲多普勒，超聲科和臨床科室均有需求；流式細胞儀，病理科和血液科均有申報；血氣分析儀，檢驗中心和急診科、重癥監護中心、手術室、呼吸科均有申報。

（3）招標文件編制不完善。招標文件的制定是招標工程中的重要環節，具有法律效力。在既往招標時經常會遇到對招標文件質疑，醫院在簽署合同時出現異議，造成合同簽訂拖延。

2 采購方法的改進

針對以上問題，我們重新制定了嚴格的采購流程，在實際設備采購過程中，我們不僅嚴格遵守該采購流程，還對每一個流程制定了嚴格的時間期限。醫療設備采購甘特圖，見圖1。

根據甘特圖中的時間節點，各負責人嚴格按照采購流程，擔負自己的責任。在此流程中，較之前的采購流程中，我們重點改進了以下環節。

（1）準入論證。科室申請提交前要在科內進行論證，采購部門對全院的申請進行匯總，設備管理委員會根據科室負責人的匯報進行打分排序，提交院長辦公會、黨委會、職工代表大會審議，確定采購計劃。請專家對計劃的合理性、必要性進行評估，給出論證意見。準入論證具體流程圖，見圖2。

圖2 準入論證具體流程圖

（2）價格和參數。委托專業機構專家根據臨床提出的設備功能需求和配置要求，結合市場參考價確定設備預算價格，根據使用科室提出的三個推薦品牌型號對設備參數進行論證，給出參數論證意見。兩種采購方式的不同在于醫院自行采購要經過上述兩個程序，一般情況下醫院很難自行完成，需要請專業機構經專家進行，既具有權威性、公正性，又避免醫院涉嫌徇私舞弊和不正當競爭現象。

（3）最終采購計劃確定。將準入論證、價格和參數論證結果經院長辦公會、黨委會審議，確定最終采購目錄，提交上級主管部門審批。

（4）招標文件確定。在確定招標文件時要充分考慮本項目特點和醫院需求，以及既往醫院在招標過程中遇到的問題和經驗，制定完善的招標文件既可以保證采購人的利益又避免或減少招標過程中的質疑和投訴發生，使醫院的合法利益得到保障。例如：醫院的合同文本要在招標文件中確定，前提醫院的合同文本要經過專業律師的審核，符合相關法律法規要求，保護雙方的合法權益[5-6]。避免在合同簽訂時出現分歧，保證合同順利簽訂。另外對售后服務、供貨期提出明確要求，例如開放設備信息接口的要求，對設備的保修是否整機全保做明確描述，包括易損部件、耗材的要求等。對設備的日常質控保養也要明確要求。

（5）貨物驗收。根據場地情況分批次安排到貨，首先安排沒有場地要求，可以很快投入使用，產生經濟效益和社會效益的設備；其次整合現有空間，盡量安排不需要進行移機安裝，一些技術含量高的先進設備投入使用，發揮新設備優勢；將有場地要求的設備提前根據供貨期限進行安排，做好場地規劃，特別是放射類設備，提前與施工方做好充分溝通，根據放射房間防護工程進度安排設備到貨時間[7]。對水電有特殊要求的設備要求廠家提前與施工方進行對接，將設備安裝的詳細圖紙和場地要求提供給施工方，做好場地準備，盡量避免出現因場地原因設備無法安裝，對場地進行二次施工。

（6）提前規劃。醫院要對設備計劃做好整體規劃，包括設備功能檔次的定位，設備配置的整體規劃，例如重點學科、特色學科的設備配置，醫技和平臺科室的設備配置，新建學科的設備配置等[8-9]。

圖1 醫療設備采購甘特圖

（7）多部門協調。設備購置需要多部門進行協調，例如一體化手術室、雜交手術室，需要協調各臨床手術科室、手術室、院感部門、醫療護理部門做好詳細方案，明確功能定位、手術間分配、層流要求。

（8）現場考察。大型設備功能配置的確定需要到大型的先進醫院實地考察，學習各家醫院的優勢和經驗，做到取長補短，結合自身特點、要求，制定符合自己的設備方案。

（9）采購進度安排。根據整體采購進度要求，制定詳細的采購進度表和責任分工、主要責任人。包括立項、招標文件確定公示、合同簽訂、到貨驗收、貨款支付等，明確時間期限和責任人[10-12]。具體情況，見表1。

（10）審計部門、監察部門監督。審計部門對流程進行監督，對全部合同進行審核，負責合同簽訂。監察部門對流程進行監督，對廉政風險加強重點監控。

3 成效分析

3.1 臨床科室

臨床科室是設備的最終使用者，因此要參與計劃的制定。要做好設備論證工作，包括設備所產生的社會效益和經濟效益分析，設備功能配置和基本需求，所有設備科內進行論證，根據急需程度進行排序。驗收過程中使用者要對設備功能、配置進行核實驗收，廠家要對使用科室人員進行多次培訓，并對培訓內容進行考核，確保使用者正確掌握設備使用程序和簡單故障處理方法。以急診科室為例，采用新的采購流程前后各半年內，論證次數、廠家培訓次數、滿意度情況，見圖3。由圖3可以看出，科內論證次數由0增加至26次，最終的人員滿意度也得到大幅度提升。

圖3 采用新的采購方法后急診科室參數變化

3.2 管理部門

設備管理部參與整個采購過程，主要負責組織、實施采購流程，保證采購流程合法合規，按計劃完成，統籌協調各科室與醫院之間，醫院與招標公司之間，醫院與上級行政主管部門之間，醫院內部各行政部門之間的工作。通過管理小組的加入，整個采購流程的時間節點得到有效保證，時間節點雖延遲2次，但最終均在下一流程得以矯正，使整個采購過程在預計的時間內有效完成。

表1 醫療設備采購流程、進度及責任分工表

3.3 醫院層面

新的采購流程確定3家以上公司作為委托采購機構，選擇多家公司既可以同時進行招標，保證有效進度，又有可比性，根據任務完成進度和完成質量分配招標量。按照財政要求進度完成全部采購計劃，無有效投訴，有一例投訴被駁回。總體人員滿意度在95%以上。如果需要使新院盡快配齊各科室必需的醫療設備（即上報醫療設備總數），采用新的采購方法后，預計所需總成本可降低約17.88%（表2）。

表2 采用新的采購方法后各參數對比

4 總結與討論

改擴建醫院中設備的采購與日常的采購不同，因此需要周密規劃、充分論證、穩步推進，確保按時完成。在具體執行此項工作時，我們要重點細化流程，責任到人。通過流程細化、責任分工、時間期限的規定，做到整個采購流程清晰、明確，每個環節都有主管院領導負責，定期向醫院匯報進度執行情況，及時進行改進，確保整個項目按期完成[13-15]。并且，因設備品種多、采購量大，因此要做好充分論證，包括院內的設備委員會的論證、職工代表大會審議，院外的專家論證更體現權威性。每個程序要有相關材料，做好資料整理歸檔工作。合同統一模板，由專業律師擬定，為保障醫院的合法權利提供保障和法律依據，避免醫院利益受到損失。招標文件仔細推敲，避免投訴和質疑，保障招標過程順利進行。除此之外，由于設備需要安裝在新建醫院內，因此要將整個項目分為原址可以到貨、新址到貨但對場地沒有特殊要求、對場地有特殊要求等，根據施工進度及場地情況分批到貨[16]。院領導要高度重視，各科室積極配合，主管部門全力以赴，合理分工，充分調動大家的積極性。改擴建醫院中的設備采購會面臨較多復雜問題，因此作為設備管理部門更要提前做好規劃，分析可能存在的各種情況和遇到的問題，只要我們未雨綢繆，積極面對，就能保證按期圓滿完成。