醫院科研試劑耗材集中采購管理工作的探索

曾堃，馬文波，姚雨露，王得水，蔡軍，戴建榮

國家癌癥中心/中國醫學科學院北京協和醫學院腫瘤醫院 設備處，北京 100021

引言

隨著國家對醫藥衛生領域的監管力度不斷加強，醫院醫療耗材[1]、檢驗試劑[2]和基本藥物[3]等均納入集中采購管理范疇，并在各級醫院內針對自身條件及要求逐步實現集中采購管理。但是科研試劑及耗材作為醫院科研體系中的物質基礎，其采購、驗貨、使用等環節卻長期缺乏有效監管[4]，采購方式通常為科研人員使用課題經費自行采購使用。盡管這種采購方式為科研人員提供了一定便利條件，但其中存在的隱患也不容小視：由于這種采購方式過于分散，使得購買方的采購價格難以降低；市場上的公司紛繁雜亂，不能確保采購產品的途徑合法合規；產品的質量參差不齊，很有可能誤購了次品、贗品，影響科研目標的實現和成果產出[5-6]。

我院以往采用分散自購[7]的方式采購科研試劑及實驗材料，即由課題組根據實驗要求自行采購，供應商供貨開具發票后，課題組在院物資管理系統辦理出入庫手續，后由財務辦理結賬付款。為規范和加強醫院科研試劑及實驗材料的采購管理、掌握科研試劑材料的采購情況、有效提高科研經費的使用效率、更好地服務科研人員，我院設備處結合現有的醫療用品集中采購模式及科研課題的實際情況開展了醫院科研試劑耗材的集中采購工作[8]。

1 科研試劑耗材集中采購方式的設計

集中采購是指集團或組織在采購商品時，進行統一集中的供應商管理與評估、采購價格管理、采購報賬管理，是近年來政府機關和大型企業為降低自身運行成本所采用的先進管理模式[9]。通過集中招標采購，可以選擇質優價廉，售后服務及信譽俱佳的供應商，不僅降低采購價格，也可以有效防范商業賄賂的發生，減少中間環節，從而降低采購成本[10-11]。通過綜合相關法律法規、現行院內規章制度及我院科研試劑耗材歷史采購情況，初步制定了院內可行的科研試劑及實驗材料集中采購流程，見圖1。

通用類試劑耗材采用統一集中院內競爭性談判的方式確定供應商及產品價格，在簽訂供貨協議后納入我院物資管理系統，之后按照日常采購流程進行采購。基本流程為：科研課題組提出采購需求，經領導審批后采購員將采購申請生成統一的采購訂單，采購員通知供應商送貨，供應商在庫房辦理出入庫手續后將貨物送至使用科室，完成院內財務手續后結賬付款。

圖1 科研試劑及實驗材料集中采購流程圖

特殊類試劑耗材由使用的科研課題組提出需求，根據采購量及采購金額大小依據院內采購管理要求進行詢價或競爭性談判方式采購。基本流程為：科研課題組提出采購需求并在物資管理系統中填寫一次性采購申請，經領導審批后采購員根據采購金額采用詢價或競爭性談判方式確定供應商，采購員按照之前確定的供應商及價格做好采購訂單并通知供應商送貨，供應商在庫房辦理出入庫手續后將貨物送至使用科室，完成院內財務手續后結賬付款。

2 科研試劑耗材集中采購的執行

（1）科研試劑耗材的分類及整理。根據基礎研究的特點將科研試劑耗材分為通用類和特殊類兩大類[12]，通用類為不同科研課題組可以通用、且用量較大的試驗耗材；特殊類為有特殊要求，如品牌、規格或專門定制的試劑耗材等。通過整理我院歷史采購記錄，對我院物資管理系統內的科研試劑耗材的數據進行統計，依據實驗試劑耗材的常規分類及2015年的試劑耗材的實際采購金額發生情況，將我院采購的科研試劑耗材分成7大類，每種科研試劑的采購金額所占比例，見圖2。與各科研課題溝通后，確定由試驗耗材開始進行首批集中采購工作。

圖2 2015年我院科研試劑耗材采購金額比例

（2）課題組提出需求。由于臨床實驗室因其研究特色與方向不同，需要各科研課題組根據自身日常使用情況及實際需求提出所需要的通用類試劑耗材，設備處匯總后確定談判產品的類別。本次最終確定的談判項目涉及適用范圍廣、用量較大的常規試驗耗材50項。

（3）網上公示。將相應供應商資質及產品資質需求掛在我院官網進行公示，公示期7天，有意向的公司可準備相關資質參與。資質材料包括：廠商和經銷商三證、法人授權書及被授權人身份證復印件、產品代理授權、經銷商授權、售后服務或維修服務授權及我院《廉潔投標承諾書》。

（4）資質審查。此次網上公示后共有34家公司遞交資料，我院總務處對照網上公示的需求，組織審計處、經管處、設備處等相關科室人員進行資質審查。資質審查主要包括以下幾點：① 公司的資質：主要包括廠商和經銷商的營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證（部分已合并為統一社會信用代碼），廠家的生產許可證及各級授權委托書。為保證產品質量和服務，優先選擇一級、二級代理商，但為了確保價格可以充分競爭，其余級別的代理商也可以參加之后的談判，代理級別在談判會上作為評分標準中的一項考慮。② 產品資質：此次談判的產品僅用于科研，并非用于醫療活動的醫療器械，所以審查標準不像醫療器械資質審核那么嚴格[13]，僅需符合基本的生產銷售要求即可。在產品齊全性的問題上雖然未做硬性要求，不過在評分標準中會通過產品使用情況等問題進行評分，在談判時與其余因素統一考量。經過審核，最終有28家公司及所代理產品通過了資質審查。

（5）院內談判結果。設備處負責組織通用類科研試劑耗材的院內談判會，主管院領導、審計處、經管處、設備處、科研課題組等派22名代表參會。由于公司及報價較繁雜，為便于整理報價和協調使用科室不同需求，采用依據問題評分來比較公司優劣。對公司及產品的主觀評價由課題組完成，包括對公司的了解、產品的既往使用情況、價格高低等5個問題。設備處依據往年采購記錄及現有材料記錄進行客觀評價，包括公司及產品資質情況、本次報價情況、既往采購歷史等4個問題。參考現有數據，根據既往課題組對公司采購產品的使用情況，優先篩選即可為科研提供常規試劑也可以保證滿足特殊需求的可靠供應商。綜合主觀得分及客觀得分后，對公司的整體得分進行排序，最終得分排名前6的公司通過遴選，成為本次集中采購的供應商。

（6）簽訂供貨協議。談判完成后，與6家遴選出的供應商簽訂供貨合同，經設備處、審計處、經管處、后勤主管院長、科研主管院長簽字后在財務蓋章生效，本次協議供貨期兩年。

（7）日常采購：供貨協議簽訂完成后，采購員將6家供應商及其產品的詳單發給全部科研課題組，課題組按照需求在物資管理系統中提交采購申請，采購員按照程序采購并結賬。

3 科研試劑耗材實行集中采購的實施效果

我院科研通用類試劑耗材在2016年下半年進行了采購談判、簽訂了供貨協議并開始供貨，考慮到磨合調整階段和短時間內采購量的波動和數據的誤差，在統計數據時涵蓋了2014年至2017年全年的采購情況。將2014年科研通用類試劑耗材的采購金額計為100%，之后各年的采購金額按照比例計算。通過梳理2014年至2017年該類物資的采購情況，見圖3，可以看出從2014年至2017年科研通用類試劑耗材的采購金額逐年提高，2017年的采購金額已躍升至2014年的4.84倍，年增長率分別為270%、94%、20%。在2016年完成集中采購工作后，2017年的采購金額雖然沒有下降，但其增長趨勢呈現顯著降低。通過對科研通用類試劑耗材的集中采購工作，遏制了我院通用類科研試劑耗材采購金額快速上漲的趨勢。

圖3 通用類科研試劑年度采購金額增長情況

4 討論

我院對通用類科研試劑耗材的集中采購工作已基本完成，初步實現了降低采購成本、加強供應商管理、保證產品質量等預期效果[14]。但是已敲定的供貨目錄只涵蓋了部分通用試劑耗材，在我院科研試劑耗材的采購中占比很小，占比更大的特殊類試劑耗材都未在其中，下一階段的工作就是逐步擴充可集中采購的通用類試劑耗材的供貨目錄并解決特殊類試劑耗材的采購管理工作。

對于特殊類試劑及實驗材料的采購，由于醫院的各科研課題組所承擔的科研項目、研究方向、試驗方法差別較大，所使用的特殊試劑種類多、金額大，不適用于采用通用類試劑耗材相同的采購方式[15]。按照我院現行采購管理辦法，可用詢價或競爭性談判的方式進行采購，單項或批量金額在5萬元以下的貨物類項目采用詢價采購方式進行采購；單項或批量金額在5萬元以上（含5萬元），100萬元以下的項目，采用院內談判采購方式進行采購。這兩種采購方式較為公正、透明，最大限度地防范了采購過程中的廉政風險，不過由于需要安排談判、簽訂合同等流程，其時效性可能會受到一定影響，為避免影響實驗室的科研進度，這點在實施過程中需要著重關注。

5 總結

醫院通過對科研試劑耗材的集中采購，規范了采購流程，降低了廉政風險，實現了采購過程的公開、公平、公正，為醫院科研項目降低了財務成本、時間成本和管理成本[16]。現階段我院已完成了科研通用類試劑耗材的集中采購，今后特殊類試劑耗材也將按照國家及醫院的相關規定推進集中采購工作。隨著這種采購方式的普遍開展，在保障科研工作順利進行的同時，一定會提高采購效率，為醫院節省大量的人力物力成本。