我院醫用耗材精益化物流管理系統的應用

魏國勇，張倩，隋守聰

德州市人民醫院 器械科，山東 德州 253014

引言

醫院的醫用耗材的采購和后續的管理、使用一直是醫院經濟管理和規范化管理的重點，也是醫院實行精細化管理的難點之一。隨著醫療水平的不斷提高和醫院規模的不斷擴大，醫用耗材更新速度越來越快，采購品種和數量不斷增加，這對醫院醫用耗材的采購、驗收、入出庫、使用、收費及不良事件上報等各個環節的精細化管理提出了更高的要求[1-4]。隨著我國醫改政策的進一步深入，醫療機構的耗材加成逐步取消，耗材兩票制也正在加快推進，引入新的模式、新的技術，分擔醫院經營管理壓力，成為當下各大醫院的研究方向，為切實保證患者用械的準確性和及時性，更加有效地管理醫院內醫用耗材的流通，我院于2017年初引入了基于第三方的醫用耗材供應、管理和配送系統（Supply-Processing-Distribution，SPD），通過 HIS與物流平臺相對接，借助條碼識別技術、射頻識別技術（Radio Frequency Identification，RFID），改變了既往醫用耗材從供應商到患者使用各個環節不可追蹤的模糊狀態，保證了可靠、便捷、可追蹤的醫用耗材供應[5-6]。

1 我院醫用耗材原有物流管理系統存在問題分析

我院原有醫用耗材的管理采用傳統的物流管理模式，存在以下問題：在原有物流管理模式下，主要依靠庫管人員定期檢查庫存情況，憑經驗制定采購與配送計劃，經常會出現漏訂、多訂或錯訂采購計劃的現象；醫院采購前所未有的倉儲成本壓力，入庫即成本，跑冒滴漏等浪費，高昂的人力成本；供應商多、管理困難，醫院供應商數百家，完全靠手工管理；信息孤島、各管一塊，醫院HIS、HRP、財務系統的信息壁壘存在；高值耗材缺乏質量追溯，寄售、跟臺耗材都缺乏全程追溯手段，半手工管理，耗時耗力；醫院耗材方面考核困難，人工抽查手段不能滿足現階段的管理要求。

基于以上的問題與需求，我院正式開始了SPD系統項目的建設運營。

2 我院醫用耗材SPD管理模式的應用

SPD模式下，醫院需引進第三方物流服務團隊，經過多方調研和認證，最終我們與一家物流配送公司達成了合作共識，整合大部分醫用物資與該公司配送，在耗材到院價格整體降價15%的落實批量采購，該運營方承擔服務過程中涉及的信息系統、信息設備、物流及庫房設施設備，提供專業的服務人員、管理人員，同時承擔相關系統和設備的運維工作。經過5個月的項目前期準備及實施工作，該SPD運營團隊進駐我院，全面開展SPD院內物流服務工作。

2.1 我院SPD運營組織架構

SPD中心倉庫組織機構建設為SPD解決方案的重要內容之一，其組織結構采用職能型組織結構進行構建，見圖1。SPD中心倉庫由SPD中心倉庫主任統籌管理,下轄庫內組、配送組、會計組及維護組4個小組共同完成醫院所有醫療耗材的驗收、打包、配送、維護、財務及系統維護方面的工作；作為醫院器械科職能只做運營監管，我們負責4件事：① 耗材品種的準入及證照審核；② 對進入醫院的所有耗材進行驗收及確認；③ 醫院消耗確認及結算對賬確認；④ 對SPD運營團隊進行多維度指標考核。我院器械科與SPD運營團隊管理邊界清晰，分工合作，職責明確[7]。

圖1 SPD運營組織架構圖

2.2 業務流程設計和實現

根據工作實際，便于管理，我院將醫用耗材管理分為高值跟臺、高值寄售、普通醫用耗材進行業務流程設計管理。高值跟臺耗材管理，見圖2。我們落實了驗收、使用、賦碼、收費、結算的流程；高值寄售耗材管理我們使用了智能耗材柜，智能耗材柜實現了與HIS、SPD系統的無縫對接，智能耗材柜落實了科室高值耗材的基數管理，智能柜的耗材自動補貨、使用、退貨[8-9]。落實了驗收、賦碼、智能柜、使用、收費、結算的流程，見圖3；普通醫用耗材我們結合條碼技術，落實了驗收、賦碼、使用、結算的管理模式，見圖4。

3 引進SPD物流管理模式的流程優化分析

（1）采購計劃的自動生成。SPD物流管理模式以臨床需求為導向，不再只是根據物流倉庫庫存制定采購計劃，而是根據使用科室的消耗和需求，以及SPD物流中心現有庫存情況，由物流中心數據庫綜合匯總后，按供貨時間段自動生成采購計劃[10]。

（2）主動配送，專人專用，服務臨床。改變各科室提交訂單計劃，護士去庫房領貨的傳統模式，系統會根據各科室在SPD系統中設置的庫存上下限，根據后臺公式自動計算出各科室的訂單，揀貨后由SPD庫房的物流專職人員配送到各個科室，大大提高了臨床上的工作效率；針對耗材使用量大復雜的手術室、介入科、口腔科等，設置科室服務專員，保障了服務責任到人和應急響應時間。

圖2 高值跟臺耗材運營業務流程

圖3 高值寄售耗材運營業務流程

圖4 普通醫用耗材運營業務流程

（3）商品證照電子化管理。SPD系統上線之前，商品證照完全是紙質化管理，證照過期不能及時發現。SPD系統上線后，所有商品證照信息及圖片都將錄入SPD系統，系統會在證照過期前60天彈出對話框進行提醒，通知供應商及時補充該商品的新證照，在醫院實現了醫用耗材資證的全程監控，將資證的動態管理落實到了信息化支撐[11]。

（4）耗材的條形碼追溯。在SPD模式下，普通耗材要通過2次賦碼和掃碼環節，在耗材入SPD庫時賦條碼上架，在發往臨床使用時再次賦碼，科室工作人員使用時，使用手持PDA掃碼消耗；高值耗材賦碼一次，跟臺耗材使用后，賦碼，科室掃碼收費，寄售耗材賦碼進智能柜，落實基數使用、消耗收費等。SPD精細化管理平臺，結合條碼技術，對耗材在院內各個環節的流動過程進行檢測和管理[12-13]。通過與HIS系統的接入，高值耗材溯源到病人，即系統中可以根據病號姓名查詢出某個病號用了哪些高值耗材，且每個高值耗材的規格、批號、生產日期及有效期都可以查詢出來，系統還可以根據高值耗材的標簽碼查詢出此高值耗材運用到了哪個病號身上，手術名稱及手術醫生號；普通耗材溯源到科室，即什么批號、規格的耗材在哪個科室哪個時間段消耗，哪個科室在哪個時間段消耗了什么批號、規格的耗材。

（5）耗材盤點省時省力，提高管理安全性。高值耗材柜會讀取所有高值商品的入柜、出柜的時間及操作人員信息并存儲至數據庫，提高高值耗材管理的安全性。高值耗材柜會計算出所有商品種類的庫存信息，月底高值耗材盤點摒棄傳統的人工清點方法，系統可以直接導出庫存信息，大大提高盤點效率（原管理模式下，月底高值耗材盤點需要使用科室根據器械倉庫的進銷存表單進行手工人工清點，每月需要1天時間盤點，還易造成盤點人為錯誤）；普通耗材的科室庫存只要科室落實好PDA掃碼消耗，進銷存按時間段手持PDA、SPD客戶端均可以實時查看。

4 引進SPD后成本控制及效果分析

（1）醫院引入SPD系統后，醫院對所有耗材落實了寄售制的管理模式。即供應商將耗材直接存放在醫院SPD庫房，并擁有耗材所有權，待耗材使用后（高值耗材病人使用收費后，普通耗材送至使用科室簽收后），醫院形成入出庫單據，作為醫院同供應商的結算依據[14]，因醫院倉庫“零庫存”，醫院原用器械倉庫和供應站常規庫存300萬左右，減少了醫院應付賬款，同時避免了產品過期失效、降價、滯銷等風險[14-15]；通過上線SPD，落實了SPD庫房運營方對臨床醫技科室的直接拆分配送，醫院將原供應站的節省下來的拆分人員調配到醫院其他科室，節約了人力成本，運行3個月后調配出14人，按每人每月人均成本6000元算，年度為醫院節約開支86.4萬元；因落實了主動配送，醫技臨床科室耗材管理員在過去的盤點請領中解脫出來，只在主動配送的貨物中根據系統提供的庫存審核收貨，節約了管理成本，對先起落實主動配送的14個科室的引入前、后臨床護理單元耗材申領頻次及在庫庫存天數統計，見圖5。

（2）強化了審入、驗收和數據審核等重點環節。醫院器械科管理人員在落實好所有審批手續后，在醫院企業資源規劃（Hospital Enterprise Resource Planning，HERP）系統中維護新品、價格調整、啟停產品等操作，SPD系統僅僅同步HERP系統的數據，做好物資的驗收、拆解、配送等；驗收環節，入院耗材器械科管理人員進行了驗收后才可以進入醫院SPD系統配送使用；數據審核環節，普通耗材所有配送到臨床一線的耗材，經臨床簽字確認后，醫院管理人員根據臨床簽字確認的單據在HERP系統根據接口傳過來的數據進行審核確認，作為科室成本和結算數據；醫院高值耗材原有的HERP系統的使用、收費、單據回傳審核功能不變與新增SPD在驗收、使用、核銷生成的消耗單據進行月使用復核一致后，才作為科室成本和結算依據。

圖5 引入前、后臨床護理單元耗材申領頻次及在庫庫存天數的比較

（3）通過上線SPD系統，醫院器械科在耗材管理更加科學。具體體現在耗材配送更加人性化、財務結算更加真實化、質量溯源更加細化等，見表1；科室在耗材使用上更加簡潔、方便、規范，見表2。

表1 我院器械科SPD系統實施前后管理對比結果

表2 臨床科室SPD系統實施前后管理對比結果

5 結語

在當今限耗風暴及醫用耗材的零差價正在逐步推進的情況下，醫院收益逐漸減少，如何在不降低醫療質量和不打擊臨床工作熱情的條件下提升醫院運營效益、降低醫療成本成為醫療機構需要解決的重點問題。傳統的醫用耗材管理的思路太多注重物流過程中的采購、庫存、配送等單一環節的管理，隨著醫療物資品種的增多、物流量的增大，管理成本和難度逐步增加。本研究通過運用SPD管理的理念，合理的利用社會資源，從全流程的角度提出針對醫用耗材物流環節的優化策略，對促進物流供應鏈理論在醫療物流系統的應用，優化醫療物流的資源配置、降低醫療物流運營成本做了有意的探索。