淄博周村城建檔案管理工作

徐寧

近年來，在上級部門領導的指導下，筆者所在局根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城鄉規劃法》等有關法律、法規，切實加強城鎮建設檔案的管理，保護和利用城鎮建設檔案，為全區的地下管線、工程檔案和公用事業等工作進行了有效管理和服務，極大地促進了地方城建檔案事業發展。

一、高度重視，立足職責抓好城建檔案管理有關工作

為保障城建檔案工作得到扎實開展和有效落實，我局領導高度重視，率先垂范，親自帶頭研究檔案工作，明確城建檔案和地下管線管理部門的職責和要求，建立和完善各項管理制度和規范標準，進一步明確了相關科室負責的具體工作，有力確保了檔案管理不斷檔、不漏空、不脫節。同時，對檔案管理工作中遇到的疑難提前研究解決，確保檔案管理規范有序推進。對照檔案工作責任書，制定中長短期工作計劃和任務清單，狠抓工作落實。對檔案管理工作中相關設施設備及時補齊配備，確保了檔案管理標準化、現代化、精準化推進。

二、規范操作，保證城建檔案管理各項要求落實到位

局里嚴格執行省住建廳制定下發的《關于進一步加強建設工程檔案歸集管理的通知》（魯建發[2010]24號）文件精神，按照《淄博市城市建設檔案管理實施辦法》有關要求，強化落實城建檔案“兩書一證”制度，使我區城建檔案在歸集、管理上取得了較好成果。同時，根據建設部《城市建設檔案管理規定》、省住建廳《關于進一步加強建設工程檔案歸集管理的通知》和市住建局有關文件精神，結合我區實際情況，轉發了市住建局《關于淄博市城市建設檔案管理實施辦法的通知》、《淄博市建設工程檔案報送基本內容》、《淄博市建設工程檔案整理基本要求》，編制印發了“建設工程檔案歸集管理程序和驗收程序”以及《建設工程檔案服務指南》等文件、資料，為“兩書一證”工作扎實有序地開展提供了可靠的組織保障。

具體工作中，堅持把“兩書一證”制度貫穿到建設工程管理程序中，確保做到“五未五不”，即：一是未簽訂《山東省建設工程檔案移交合同書（責任書）》的不予辦理施工許可證;二是未填報《淄博市建設工程檔案驗收表》的不予辦理建設工程竣工驗收備案登記;三是未收到“工程地下管線竣工測量報告”的不接收工程檔案;四是未收到《山東省建設工程檔案預驗收意見書》的不予辦理竣工備案;五是未收到《山東省建設工程檔案合格證》的不予辦理房產手續。建設單位在組織工程竣工驗收前，應當提請當地城建檔案管理機構進行工程檔案預驗收。城建檔案管理機構要本著既保證重要審批文件和技術資料不缺失又方便行政相對人的原則，在接到申請后5個工作日內完成預驗收，預驗收合格的出具《山東省建設工程檔案預驗收意見書》;驗收不合格的必須將整改意見一次性明確告知建設單位，限期補充完善相關資料。

三、借助媒介，積極推動城建檔案信息化發展

工作中，堅持傳統痕跡資料與電子信息資料相結合，在落實好“兩書一證”制度的基礎上，積極推廣使用“城建檔案管理”軟件，嚴格要求各相關部門和單位要指定專人負責，根據市管線處下發《淄博市住房和城鄉建設局關于建設工程聲像檔案拍攝具體內容及要求》的淄建發[2014]79號附件1文件要求，對工程施工前原址原貌等，施工過程中地基主體、材料實驗、水電等，竣工驗收現場等都要進行跟蹤拍攝，以此推動對城市規劃、建設和管理過程中的文字、圖紙、圖表、照片、磁盤、光盤及錄音、錄像等進行全過程記錄。在接收城建檔案時，我們紙質檔案和相應的電子檔案同時審核、驗收，保證電子檔案的真實性、有效性、完整性以及長期可讀性，為我區城建檔案信息化建設作出了應有貢獻。

四、加強培訓，不斷提高城建檔案工作人員業務水平

幾年來，通過聯合辦班、現場辦班、以工代訓等多種形式，普及省住建廳制定下發的《關于進一步加強建設工程檔案歸集管理的通知》和“兩書一證”制度。聘請市管線處有關專家來我區進行業務培訓，講解“城建檔案專業知識，規范、標準、要求，地下管線建設管理基本程序”以及聲像檔案規范、要求等;相繼舉辦了“全區城建檔案管理知識講座”、“全區數字化城建檔案管理系統培訓班”和“全區工程檔案整理培訓班”，對來自不同單位的300名資料員進行系統培訓，有效促進了基層城建檔案業務技能的交流和學習。通過積極開展多種形式的培訓指導，使區基層城建檔案工作水平有了很大提高，在全市城建檔案整理技術競賽活動中榮獲一等獎。

多年來，在各級部門的大力支持和指導下，在檔案管理方面取得了一些成績。在今后的工作中，將嚴格執行上級關于城建檔案工作的部署和要求，學習兄弟單位的經驗做法，努力推動城建檔案管理早日實現“數字化”管理再上新水平。

五、關于加強城建檔案工作的幾點建議

城建檔案是城市規劃、建設及其管理的真實記錄，是城市建設和發展的重要依據，做好城建檔案意義重大而深遠，提六點建議：一是進一步規范城建檔案管理數字化的指標和要求。建議在參考國家和行業標準的基礎之上，對城建檔案信息資源的數據格式要保持一致，以保證信息傳遞的有效性，消除交流障礙。二是合理設計檔案信息數據庫存儲功能系統。要對數據庫進行合理的設計，保證檔案數據信息的安全性、永久性。三是加大城建數字化檔案館建設力度。要在城市中建立較為完善的信息化網絡，將城市建設項目、發展規劃等多方面實現綜合，在城市建設部門、審批部門和管理部門等實現資源共享和協調配合，實現城市科學合理化的未來發展。四是建議加強組織領導。城建檔案工作包括收集、整理、鑒定、統計、保管利用等六項工作環節，每個環節在技術檔案工作中有著不同的地位與作用，建議領導要加強對檔案工作的統籌指導，對每個環節的工作既有分工又有合作，確保環環相扣，不出紕漏。同時，對檔案工作中存在的不足和問題要帶頭研究，確保檔案管理規范有序。五是建議加強檔案人員培訓。檔案管理專業化水平要求高，建議多派人員到各地學習借鑒好的做法和經驗，不斷提升檔案管理人員的綜合素質，打造檔案戰線的標兵模范。六是建議強化工作保障。在人財物等方面多給予檔案工作者更多的關心，適時組織崗位大練兵等活動，建立正向激勵政策，形成鮮明的工作導向，讓有為者有位，營造團結干事、奮勇爭先的工作氛圍。

（作者單位：淄博市周村區公用事業服務中心）