淺論秘書的能力結構

夏鈞

[摘要]秘書人員的能力結構是秘書學研究的重要內容，也是秘書人員勝任工作的重要保證。合理的秘書人員能力結構應具有三個層次：第一層次是基礎能力，第二層次是一般能力，第三層次是特殊能力。秘書人員應建立一個多層次、多因素的合理的能力結構，才能完成領導交代的各項工作。

[關鍵詞]秘書;能力;素質;修養

秘書是指為政府、政黨、企事業以及私人服務的從事文字或行政工作的人員。秘書在社會生活中是一個特殊的社會角色，在新形勢下，要出色地完成所承擔的本職工作，必須具有良好的素質和修養。每個國家、每個地區以及每個單位，發展速度的快慢，除了其它原因之外，高效率的管理和秘書工作無疑是一個重要因素。秘書水平的高低往往直接決定領導能力的發揮，影響社會政治經濟的發展。秘書人員要想勝任工作，完成任務，必須要有良好的政治素質，一定要建立一個合理的能力結構。

一、秘書的政治素質

秘書處在特殊的工作崗位，秘書人員必須具有良好的政治素質，這是從事秘書工作的首要條件，也是做好秘書工作的根本保證。秘書工作具有很強的政治性，在階級社會中，都是為一定的階級、一定的國家和社會集團服務的，特別是政權機構和政黨機構中的秘書工作，是直接為其階級和國家的各級領導和領導機關服務的。今天，在我國，秘書人員是為中國特色社會主義建設服務的，四項基本原則是我國政治生活中的一項基本準則，新時代中國特色社會主義思想是我們各項工作的重要指導思想。因此，秘書人員在起草文件、辦理事務時，都必須以此為準繩。其次，秘書人員要有較高的政治理論水平。秘書人員只有掌握馬列主義的理論和方法，才能在紛繁復雜的事務面前保持清醒的頭腦，當好領導的參謀和助手。最后，秘書人員要有較高的政策水平。秘書工作之一就是協助各級領導貫徹執行好黨的各項方針政策，推動各項工作的開展。對政策的理解、認識，必須要同本地區、本單位的具體情況相結合，培養自己的政治敏感性和判斷力，這樣才能不至于在復雜的情況面前迷失政治方向。

二、秘書的能力結構

能力是勝任某項任務的主觀條件，它直接影響到工作的質量和效率。從事任何工作都需要有相應的能力，秘書作為特殊的職業，其能力結構應具有三個層次：首先是基礎能力。基礎能力一般指人的智力，主要包括觀察力、注意力、想象力和思維力。這是人們賴以吸收外界知識的能力，也是其他能力的基礎。秘書人員，由于職業的需要，務必把自己鍛煉成為一名目光敏銳、善于捕捉信息的觀察者。提高自己的觀察力，最主要的是多接觸社會，開闊視野。記憶能力是學習與創新不可缺少的最基本的材質，一個記憶力不強的人，是無法勝任秘書工作的。所以秘書人員應采取科學的方法，不斷培養和鍛煉自己的記憶力。凡是符合個人興趣的事情就記得快、記得牢，故秘書人員應培養自己的工作熱情，提高對秘書工作的興趣：以理解為基礎的記憶也能記得快、記得牢，所以還要提高自己的理解力，建立合理的知識結構。思維能力是人們智力活動的核心，為了發展自己的思維能力，就必須學會獨立思考，對任何事物都要認真分析和研究，多問幾個為什么。

其次是一般能力。這是秘書人員第二層次的能力。它包括語言文字應用能力、組織管理能力、社會活動的能力和創造性工作的能力等。語言文字應用能力是秘書人員的業務才能之一。秘書工作很大一部分是通過聽說寫進行的。說話不像寫文章，可以進行潤色，反復推敲，所以秘書人員語言表達能力尤其重要。秘書人員說話要準確，口齒要清楚，語調要平穩，要達到上述要求，平時要多學習多磨練，要在實踐中注意應用，才能逐漸提高此能力。“寫”是秘書的又一基本功。秘書人員要全面掌握公文寫作的格式和要求，嚴格按照公文文種的特點來寫作，這樣才能成為一名稱職的秘書人員。組織管理能力也是秘書人員必備的業務能力。現代的秘書，既不是只伏案寫文件的“純文牘型”人才，也不是只幫領導拿拿皮包的“純服務型”人才，而是具有一定組織和管理能力的人才。社會活動能力也是秘書人員必須具備的一般能力之一。此能力最主要的是獨立工作的能力和協調社會諸多關系的能力。現代社會中，人與人、人與社會的交往日益增多，那種封閉型的人已不適應時代的要求了。常言道“領導不在家，秘書來當家”，故秘書必須具有獨立工作、完成任務的能力，許多工作，秘書必須事先獨立思考完成，以保證領導決策應有的精力。平時工作中，秘書人員要做個有心人，要善于與人打交道，協調好人際關系。秘書人員工作中要有創新意識，要有開創新局面的能力。這是以其他能力為基礎而形成的一種更高級的能力，這也是新時期對秘書人員的新要求。要創造性的工作，就要明白自己工作的目的，在工作過程中就要不停問“有沒有更好的解決方法”，這樣創造性就會自然而然發揮出來，就能為領導節省更多的時間，搜索更多的情報，提出更多的合理化建議來。要想創造，就要對傳統的東西有所突破，就要發展求異思維，培養思維的靈活性，善于提出新見解，發現新規律，解決新問題。要想創造，在意志和品格上還要具有一定的堅韌性。因為堅定性和持久性是構成人創造能力的一個重要因素。因而秘書人員要在生活和工作中鍛煉自己的堅韌性，這對提高創造力是大有益處的。

最后是特殊能力。秘書是一種需要多種技能的綜合性職業。由于科學技術的飛速發展，尤其是辦公自動化社會的應用，使秘書的工作方法發生了巨大變化，這就要求秘書掌握多種專業化的事務工作技能，提高對辦公設備的操作能力。為了勝任工作，秘書人員必須從文字的單項功能轉向能掌握各種技能的多功能。比如：打字、復印、速記、計算機的應用，文字處理機的應用，以及檔案的檢索等。只有掌握不同的技能，才能應對各種工作。

總之，秘書人員的能力結構是一個多層次、多因素的綜合體。要想成為合格的秘書人員，必須要有良好的政治素質，要建立合理的能力結構，這是秘書人員勝任工作的重要保證。